新时期图书档案信息化管理对策

◎王琦

图书档案是包含了大量数据信息的一种资源，在信息社会中占有重要的地位，档案管理的信息化是一项涉及多方面、多领域的复杂工程。图书馆是拥有大量图书资料的一种公共场所，其中的图书资料需要规范化管理，只有规范化管理才能保证图书档案工作正常有序地开展。针对图书档案信息化管理工作中存在的问题，本文对图书档案信息化管理的科学性、规范性、高效性进行了探索。

一、信息技术在档案管理中的应用重要性

通过将现代信息技术合理的应用到档案管理的日常归档与管理过程中，首先需要对档案管理进行数字化处理，以便能够在经过数字化处理之后能够将档案的原件存储到库房中。这样档案资料的归档和管理都是在电脑上直接操作完成，而并不需要以手动的形式来对照文献内容。同时，档案管理可直接管理在电脑中，这样通过利用信息网络便能够便捷地查阅相关的档案信息，最大限度提升了档案管理的构建水平。在档案管理的构建过程中应用信息技术，这样档案信息便可以数字化的形式存在，而档案管理的证据功能与使用功能便可以直接被区分开，让档案管理的再加工能够真正实现，从而让广大人民群众能够更加便利地应用档案管理。相关的档案管理能够被第一时间上传到信息平台中，让不同的单位将内部的资源平台紧密结合起来，真正达到档案管理共享的目的。同时，广大用户还可以充分利用现代信息技术将档案管理连接到信息平台中，让广大用户可根据自己的需要进行档案资料查询，为档案管理的构建创造良好的条件。

二、信息化条件下图书馆档案管理的内容

1.业务档案。任何图书馆都有其最基本的业务档案，这是对馆内进行的每项业务的最可靠地记录，主要由馆内各个部门工作的具体记录、图书馆的藏书量以及日常的借阅量、和平时的一些工作汇报以及相关的论文等重要资料构成，图书馆管理水平的高低主要由对于业务资料的管理程度来决定，它记录了图书馆的成长历程，是图书馆最重要的档案之一。

2.政文档案。图书馆的政文档案主要包括内部的研讨资料，日常的工作日志以及各种会议的记录等，主要由上级发布一些政文报告，由图书馆的工作人员进行整理，因为图书馆内每个部门的发展情况不同，因此馆内必须要具备比较完善的政文档案以供查阅。

3.人事档案。图书馆的人事档案主要包括各个部门的工作人员的基本信息以及图书馆用户的基本情况。首先，员工的档案主要由员工的基本简介、工作记录以及受到奖惩的记录等，这些信息不仅能够供管理人员进行日常的人事管理工作，还是对馆内的工作人员进行考评的重要依据，因此极为重要，需要进行完善的保存；其次是馆内用户的基本情况，包括用户的借阅情况，用户的诚信记录以及对于书籍的保护情况等，在信息化管理的条件下，对于这些信息都要在计算机上进行保存，因此必须要保证这些用户的基本隐私的安全，做好必要的防护措施，以免用户信息丢失，带来不必要的麻烦。

三、提出合理有效的对策完善图书馆档案信息化管理工作

1.提供专项的资金技术支持，改善档案信息化管理环境。为了有效促进图书馆档案信息化管理工作的健康发展，就要提供专项的资金和技术支持，以此有效改善图书馆档案信息化管理环境。首先，图书馆档案管理工作中需要引进大量先进的计算机，扫描仪以及打印机等相关的档案管理技术设备，为电子档案的科学管理提供有效的技术支持，满足大量复杂的档案管理工作需要，提高图书馆档案管理的服务手段和使用效率，以此推进图书馆档案管理信息化发展。另外，图书馆应建设档案信息管理系统，加强档案信息的网络安全建设，注重对机密性较高档案文件的安全保护，防止不法分子利用网络漏洞来擅自修改和盗取图书馆的档案信息，提高图书馆数字档案信息化安全水平。

2.建立健全档案信息化管理制度，规范档案管理工作。现代化的图书馆应该建立健全科学合理的档案信息化管理制度，使档案管理部门及工作人员可以依照相关制度规定进行工作，实现档案管理工作的有法可依，执法必严，有效规范图书馆档案信息化管理工作。首先，图书馆档案信息化管理制度应该随实际发展情况不断调整和完善，保证各项档案管理工作可以规范有序的开展，有效避免出现一些不必要的档案管理问题，从而提高档案信息化管理工作水平。另外，图书馆制定严格的监督管理制度和奖惩制度，明确档案管理工作人员的工作职责，使档案管理人员可以自觉遵守相应的制度规定，规范操作档案信息的存储、修改等工作，提高档案管理制度的震慑力，提高图书馆档案信息化管理工作效果。

3.转变纸质档案管理工作模式，采取创新性的工作方法。在图书馆档案信息化管理中，要进一步转变以往纸质文件形式的档案管理工作模式，采取创新性的档案管理工作方法。首先，图书馆要加强对各类档案信息的收集整理及加工，档案机构在收集档案信息中，要利用网络信息技术拓宽查档方法，也要将图书馆的档案信息进行分门别类，科学规范整理。另外，图书馆要在当前社会经济发展的新形势下建立更符合实际服务需求的档案管理模式，提高档案信息化管理工作的主动创新性，强化档案管理的服务意识，最大限度的发挥档案信息的利用价值，促进图书馆档案管理工作能力的提高。

4.加强档案管理人员的综合培训，提高工作能力。图书馆档案管理工作人员的工作能力是直接影响档案信息化管理水平的重要因素，因此，加强对图书馆档案管理人员的在信息化方面专业知识和技术，职业素养等综合培训，使得档案管理人员的业务水平得到提高，可以保质保量，高效率的完成图书馆档案信息化管理工作。首先，图书馆要提高档案管理人员的招聘门槛，不仅要具备专业的档案管理知识和计算机网络技术，同时能够有积极向上的工作态度，可以认真负责档案信息化管理工作。另外，图书馆要不断加强对在职档案管理人员的技术培训，懂得应用数据库等基本档案管理知识，并且可以熟练应用计算机等档案管理相关设备，提高工作人员的档案管理综合能力。同时，图书馆要提高工作人员档案管理的职业素养，使其在工作中能给严格按照相关制度进行档案管理工作。

5.建学习型组织和知识社区，提高隐性知识的沟通与交流。知识社区不但是—个巨大的人才库，并且知识社区中的人才流动性也非常快，使得知识库中的人才可以随时得到补充。网络杜区可以吸纳不同种类组织机构的人员，同时还可以吸收具有专业特长的专业型人才。在网络社区中，不同类型的专业人才可以将自身的隐性知识和显性知识通过这个网络社区这个平台进行信息的交互，将其自身的观点或者著作进行公开，同众多专业人员进行讨论。综上所述，网络社区不但可以使得知识在社区内部进行传递、共享，同时形成一种高效的知识传递环境。不同种类的知识社区相互联系、相互交流，形成—个范围更广的知识社区。这个范围更大的社区不但能超越机构范围的限制，同时还可以摆脱行业的束缚。

结束语：总体来说，在信息化技术的推动下，图书馆的档案管理工作被赋予了新的价值，必须要加强管理人员的专业素质，进而对档案工作的规范化进行强化，实行一体化的管理，让档案管理工作更具科学性，推动图书馆各项工作的顺利展开。