企业战略合作协议档案管理探究

■王丽丽

（辽宁省丹东市振安区商务及工业信息化服务中心）

在企业档案的管理工作中，合同是非常重要的类别，合同档案管理也是其中非常重要的管理内容。作为社会发展产物的战略合作协议目前属于无名的非典型合同，尽管其对社会经济发展具有重要作用，但在实际的归类中，对战略合作协议的分类管理还是存在一定难度的，因而仍需就企业战略合作协议档案管理中存在的问题加以分析，探究优化方案。

1 战略合作协议价值

首先，战略合作协议是合作双方关系上升到战略关系的有效证明，是企业之间达成强强联合、增进业务融合、提升战略认同感以及充分发挥自身优势的重要表现。而在战略层面的合作，也能充分的实现人才、资源、技术的共享，实现合作双方的共赢目标[1]。其次，是合作双方进行深层次合作的良好指南。双方合作意向的初步达成过程就是协议档案形成的过程，这其中明确企业未来合作的重点方向，为进一步展开各项合作事项提供了指南。而且战略合作协议只是约定框架，对双方的权利与义务并不能直接规定，对此，还需要双方合作机构结合协议内容，从实际出发细化落实各项合作事宜，签订具有法律意义的合同。再次，是企业的业务部门开拓市场的有效保障。对于合作企业而言，既可以根据战略合作协议达成合作共识，促进交流，也可以将其作为企业各业务部门以及分支机构进行市场开拓的通行证。

2 企业战略合作协议档案管理中存在的问题

2.1 管理意识不足

在企业战略合作协议档案管理中，对战略合作协议档案管理重要性的认识，是决定能否有效管好协议档案的关键。而从目前的管理实践来看，由于一些战略合作协议具有较短的有效期限，就导致大部分协议都在业务部门、人员手中停留，并未能从其长远价值出发加强对协议的管理意识。对此，业务部门通常会将其作为短期保存档案，鲜少移交给档案管理部门，因而导致协议档案的管理仍处于不完善状态，影响了战略合作协议档案长远价值的发挥以及对战略客户的持续跟踪开发。

2.2 存在失控风险

目前，战略合作协议多是由两个或两个以上的平等法律主体共同签署的，因而协议档案一般由主要的牵头机构负责。例如在银行各分行与地方政府（或企业）间签署战略合作协议时，通常要以总行名义签订，签署后为方便分行取用，则由各地分行保管；而总行以及总行各职能部门主导的战略合作协议则在总行各部门保管。采用这种谁带头谁管理的方式虽然短期方便各部门的利用，但在超过有效期限后，容易面临一定的处置风险，对协议档案的长期管理来说具有一定的风险。

2.3 未进行专门档案分类管理

根据《合同法》规定，战略合作协议并不属于其任意一种合同类别，所以在实际工作，大部分战略合作协议档案会直接与企业经营中其他类别的合同档案进行混合管理。再加上管理人员理解战略合作协议内容的维度不同，就会导致一些内容相似的协议档案被归入不同类别的档案中，对查找利用带来不便。对此，还需要企业进一步调整管理方案与组织人员架构，设置专门的战略合作协议档案管理体系，避免为战略合作协议档案的连续保管带来不良影响。

2.4 归档范围有待调整

通常来说在战略合作协议的签署中，都会进行非常隆重的签署仪式，其中就会产生一系列的影像、声音以及图片档案，这些资料的存在同样见证了战略合作协议签署的过程，也是协议签署中重要的部分，但在实际的档案整理与收集中，很少会将这部分资料也纳入档案管理体系中，档案归档范围还仅限于文件合同的签字盖章，这就导致档案的完整性与准确性还有一定的缺乏。

3 优化企业战略合作协议档案管理的措施

3.1 提升档案归档意识

在档案管理中，管理部门只有积极掌握公司业务，熟悉企业业务活动中各项协议的签署，才能更好的将各项业务活动档案对企业发展具有的长远价值与现实价值宣传到企业的业务部门。对此，要提升战略合作协议档案归档意识，也需要从这两个部门入手。在企业内部，档案管理部门有普及档案知识的义务，并据此促进企业业务部门提升对战略合作协议管理的重视程度，并认识到失去有效期的战略合作协议对企业的未来发展仍具有重要的参考价值。要明确经营战略客户需要长期的努力与维护，而作为良好客户关系的证明，战略合作协议档案的价值自不必说。

3.2 采用科学的管理模式

对于企业战略合作协议档案的管理模式，本文主要提出集中管理、分散管理以及同步管理三种模式，首先，集中管理，即主要是以总部名义签订的协议几种由总部档案部门管理。这一管理方式比较统一，便于长期管理，以便于总部为各部门提供档案资料，但同时，也增大了总部的工作量，申请调用档案的流程也更为烦琐；其次是分散管理，即谁带头签署就由谁保管。这一方式减轻了总部的工作量，方便调用，但会导致总部缺乏有效的调配，出现负责人的更替时也容易出现档案缺失的风险；最后是同步管理，即以总部名义签署的至少要向总部备份一份，其余档案由各部门自行管理。这一方式相对集中，多重备份也保证了档案安全，方便各部门的调用，但是由于多头管理必然导致资源浪费，也未必能满足档案归档要求[2]。综合来说，三种模式各有利弊，所以在实践中还需要结合企业的经营模式与业务规模进行调整，综合选择风险最小、调用最便利的方案。

3.3 根据流程与制度展开协议档案管理工作

要想有序的做好企业的管理工作，必然要将管理工作有效的落实到企业的管理流程与制度当中。因而在企业确定管理模式后，就需要进一步把控管理流程与制度，即从制度角度明确战略合作协作的档案类别，采用优化管理流程来达成对协议的管控。例如采用集中管理模式时，协议签署后就需要先将档案归总部归档登记，并扫描原件形成数字化副本，若带头部门需要原件也可以通过借阅流程进行借阅，但在借阅后需及时归还[3]。如此一来则避免了机构改革、人员调整中可能出现的资料遗失。

3.4 注重协议档案收集的完整性

正如上文所述，在战略合作协议的签署中通常会出现大量的声像档案，对此，就需要进一步扩大档案资料收集范围，从而将重要的声像资料收录到协议档案之中，并作为企业未来宣传推广的重要素材。在实际资料收集中，一般由带头签订部门负责对签订中声像档案的收集与归档，协议签订后，也要由带头部门同步、完整地收集、移交声像档案。另外，对于营销、管理等部门在收集与管理相关影像资料的过程中，还需要档案部门予以合作与指导，及时将重要的声像档案收集归档，以确保协议档案的完整性。

4 结 语

综上，作为具有平等主体机构间签订的框架、意向协议，企业战略合作协议虽然少有具备法律效力，但作为企业经营发展的重要见证，其对企业的重要价值是不言而喻的。而鉴于对于战略合作协议的特殊性，企业可对其进行专门类别档案管理，并兼用同步、分散、集中等管理模式，注重对协议签署中各项资料的收集整理，为充分利用和开发战略合作协议档案创造条件。