企业信息化过程中的信息孤岛问题及对策分析

2020-02-27 07:11刘金城
经济管理文摘 2020年22期
关键词:孤岛信息化信息

■刘金城

(湖南省机械设备进出口公司)

引 言

信息孤岛主要是企业中的上下级组织、平行组织因为应用程序和业务流程等原因,导致彼此连接断开,出现信息堵塞、无法共享和信息不相关等问题。随着当下信息技术的持续发展,企业开始借助信息技术不断发展自身,企业在信息化建设中逐渐暴露出信息孤岛问题,需要对此进行深入研究,寻找问题成因,并提出有效解决措施,促进相关信息数据的全面整合、共享,提升企业办公效率。

1 信息孤岛问题分析

信息孤岛即信息不共享、不流通、不交换、功能不共享以及业务流程和信息脱节的应用系统。信息孤岛会出现在企业各个生产环节和领域内。而企业内的信息孤岛主要是在各种因素影响下,导致不同部门完全孤立,包括销售、采购、计划、财务等信息无法在部门之间顺畅流动。

企业在信息化建设中,率先进行了局部信息化,因为各个部门所采用的业务软件和信息系统各不相同,像是财务部门设置了财务软件、库房部门设置了资源管理软件、开发部门设置了CAD软件。而不同软件以及数据库彼此独立,各成体系,导致不同软件之间缺少有效联系,尚未形成统一信息标准和数据编码,最终形成信息孤岛。企业现有系统也已经无法满足当下企业信息交换的现实要求,在技术持续发展基础上,企业发展的现实需求也持续提升,原有系统已经无法满足新时期企业的发展要求。比如开发部、销售部和财务部中的各个软件系统无法保证信息顺利交换,进而影响信息传播速度,也无法满足新时期企业和市场发展要求,更不用说辅助企业高层进行科学决策。不同软件系统无法满足信息共享要求。而随着时代发展信息系统之间的信息共享形成了全新发展需求,但却无法通过修改局部软件或调整系统配置,促进软件之间的顺畅沟通,为此需要针对信息资源进行重新整合规划,如此系统便会继续被拆分成各个信息孤岛。

2 信息孤岛形成原因

信息化属于一种持续发展性工作,信息孤岛则是信息化普及推广中的衍生物,是无法彻底消除的,但可以对信息孤岛问题的形成原因进行全面分析,从而找出有效的应对措施,从某种程度上进一步削弱信息孤岛影响和阻碍。具体包括三种层面:第一是需求分析不合理,对于企业而言,需求分析属于一种螺旋发展进程。企业在信息化发展初级阶段,上到高层领导,下到基层职员,几乎没有人熟悉和了解企业信息化具体内容和发展状况,最终影响了需求分析完善性,为后期信息孤岛留下安全隐患。此外,企业需求也应该立足于日常业务中的数据处理,发展都中级管理信息的系统集成以及最后发展到高级决策支持,属于一种持续发展过程。处于信息化低层次环节中,无法针对未来信息化高层次阶段中的需求和目标形成清晰轮廓,需求持续发展变化增加了信息孤岛出现概率。

第二是尚未形成统一标准,不同发展阶段内,企业分散应用的系统因为在信息编码、数据库系统以及运行环境等方面参考的标准各不相同,从而影响了系统集成和信息共享的效果。第三是管理职能方面的认识误差,从发展表面分析,信息孤岛问题似乎是应用交互问题和数据矛盾以及数据共享难题,但从深层次角度进行分析可以发现,信息孤岛本质上属于管理职能化的后果,而管理孤岛是信息孤岛的最终原因。因为基层管理者和中层管理者所处管理层次不同,在管理重点上存在较大差异,在信息化需求方面完全不同,各个部门通常会联系部门自身发展需求,自主开发或购买软件,没有立足于企业发展大局进行充分考虑,同时也没有认识到和其他部门之间的共享问题,以及接口解决措施。不同层次管理人员在希望能够借助企业信息化进一步提升自身生产效率、促进各部门信息快速传递的同时,还不希望最先公开部门状况[1]。

3 信息孤岛解决措施

3.1 提高企业信息化建设实力

当下企业为了改善信息孤岛状况,应该提高信息资源规划的重视,信息资源规划作为企业信息化发展的基础,需要促进业务流程和信息资源规范的全面整合,主动学习成功企业先进知识和管理经验,立足于全局视角,重新思考企业管理模式,从而针对系统数据进行有效分析和全面摸底,在企业内部创建功能模型和数据模型,有效寻找最佳入手点,重新设计企业相关业务流程,促进企业关键环节,包括速度、服务、成本和质量等方面实现全面优化。通过不断加强信息化建设,能够促进企业发展水平的有效提升,创新企业发展层次,优化企业经营效率,促进相关产品制造、生产和设计开发等环节实现从传统刚性到柔性化的发展,面向服务创建集成化、分布式信息平台,促进业务横向关联、上下贯通,同时根据协同商务、协同办公、协同制造、协同设计以及全过程供应链基础思想,基于协同产业链,创建完善的生产管理服务机制、决策支持体系、产品开发体系、资金运作体系,促进综合数字化集成应用。

3.2 高层领导提高重视

信息作为企业发展中的核心战略资源,企业的信息化建设中牵涉到企业管理改革和组织机构优化调整。信息化的优化整合还进一步关系到不同方面的利益,只有企业高层领导主持才能实现。国内大部分信息化建设项目中,存在某一部分正是因为高层领导没有从一而终地关注信息化建设,在项目建设初期突出了信息化发展重要性,但在正式开始信息化建设后,缺少成员有效参与,通常是中层领导和业务骨干进行各项决定,在出现问题后,便会彼此推卸责任,缺少全过程参与,无法突破信息孤岛问题。

在企业高层领导主持下,应该重新改造企业流程,补充进行信息资源规划,将企业发展战略和信息资源规划有效联合起来,立足于企业发展全局,对企业核心业务流程进行全面梳理,通过分析调查理顺企业中的信息流、资金流和物资流,针对信息化提出整体功能要求,充分规划信息资源。对企业信息化相关发展规划进行不断细化,做好顶层设计,立足于规划阶段,对不同层面中信息系统相关数据集成和业务要求进行统筹考虑,分层次合理设计不同环节信息建设项目,形成准确、清晰、明确的业务边界,从技术路线制定、总体设计和项目计划等环节入手,合理设计信息孤岛消除方案,避免出现重复建设性问题,预防新信息孤岛的形成。企业应该以自身管理模式为核心,将软件作为辅助性内容,在满足相应资金条件基础上,结合ERP基础理念,对孤岛问题进行科学治理,进一步突破传统信息处理模式和职能限制,针对企业相关业务的信息流、资金流和物流等实施全面整合。

3.3 形成有效的制度支持

立足于企业整体发展战略目标,将相关业务流程当成基础ERP理念,立足于企业管理实际,结合信息流、资金流和物资流的发展对企业相关信息资源进行合理规划,同时考虑企业发展特征进行有效发展,创造出满足具体业务流程的ERP系统,提高企业经营优势。制定完善的信息技术标准和业务标准,构建常态标准更新和发布机制,在标准体系这一层面出发,促进相关技术和业务要求的全面统一,构建标准化业务流程,和规范化信息技术标准,形成统一应用规范,突破信息孤岛现状。

企业信息化属于综合性任务,同时整个建设过程也充满了风险,十分复杂,不管是后期实践,还是前期工作,不可避免会遇到各中限制和阻碍。为其企业需要针对信息化建设,合理制定相应的管理政策制度。制度是公信力的形成基础,如果企业缺少公信力制度,还不如直接不设制度。标准、量和度是制定管理制度的基础要素,其中的度是不要让员工感到压力,同时也不会因为压力过度或压力不足而形成反作用、适合的量则是对员工诱惑力和企业承受力两者矛盾进行有效处理。标准则是保证制度公信力。形成有效的奖惩制度能够进一步激发员工参与积极性,提高信息化发展效率。在合理制度管理下,能够促进企业信息化建设的顺利发展。

3.4 形成专业信息队伍

企业在进行信息化发展的过程中,无法脱离员工的支持和配合,为此需要采取有效措施,促进加强专业化信息队伍建设,使其形成相同的发展目标,能够朝着同一发展方向共同努力。高层领导带动下,组织员工积极参与信息化建设,实现全员培训,针对企业内部员工实施ERP系统培训。形成标准化的基础数据,在企业标准化数据体系中,形成规范、统一的数据编码和标准化、规范化的信息交换接口。在信息系统建设中,还应该借助方案审核以及技术论证等措施,针对系统集成方案以及开发技术等实施全面审核,深入分析项目方案,将数据孤岛和潜在业务问题彻底排除。除此之外,企业还需要业务精英、项目管理者、测试员、系统分析师和程序员等专业人才,立足于信息资源规划,顺利发展到最终的ERP执行。在条件允许的基础上,企业在进行信息化建设中还可以主动询问专门的咨询公司,借助外援力量,为企业信息化提供有效的发展意见。旁观者清,在某些条件下,咨询企业能够更加准确发现企业相关业务和管理活动中的现存问题。企业不同领域专业人员认真负责,各司其职,才能促进企业在激烈竞争下稳定前行,同时在业务信息创新中勇往直前[2]。

结 语

综上所述,打破信息孤岛对于企业发展而言,涉及到信息技术、相关业务和管理领域,属于一项系统化工程,企业在长期发展建设当中信息化特征决定了信息孤岛消除属于一项长期性任务,融入到信息建设各个环节当中,为此企业应该从信息规划设计层面入手,统一标准、统一设计,避免产生信息孤岛问题出现。

猜你喜欢
孤岛信息化信息
月“睹”教育信息化
月“睹”教育信息化
不再是孤岛
幼儿教育信息化策略初探
没有人是一座孤岛
订阅信息
孤岛求生记
展会信息
信息化是医改的重要支撑
互联互通破“孤岛”