志书编写中对档案的再认识

肖 雯

（山东省科技发展战略研究所，山东 济南 250014）

在办公室工作中，每天会产生或传送若干纸质和电子文件，工作人员会及时将各种文件分门别类进行存放，次年会根据文件必要性和重要性整理形成档案放进档案室。而这一过程中，工作人员对档案认识水平、重视程度和专业化水平，决定了档案收集的数量与质量，直接影响着一个单位的历史、现在与未来。在许多企事业单位，尤其是规模不大的中小型单位，档案的保存和利用意识还比较薄弱，档案人员多数是兼职的，专业水平有限，单位对档案知识普及也较少，档案数量、质量都不尽如人意，而且各种资料形成档案后，往往被束之高阁，鲜有人问津。2019年我院成立四十周年，举办了一系列院庆活动，其中院志编写成为重要活动之一。院志编写需要大量一手材料，于是档案从遗忘的角落被重新发现，摆在了工作的重要位置。历时两年的院志编写中，档案发挥了至关重要的作用。在大量档案资料被反复查阅时，笔者发现了档案资料收集、分类等方面存在的一些问题，开始思考如何更好开展档案工作以便于档案资源的开发与利用。对于一个单位功在当今、利在千秋的的事情，值得我们认真思考和实践。

1 档案资料收集不全，收集方式简单低效

1）档案资料的收集不仅限于应收尽收，收集材料只是初级阶段，档案工作人员要从历史的角度或者说从单位留史留名的角度整理汇编档案材料。收集哪些档案材料，如何收集整理，要提前做好规划。一直以来，各科室按照档案管理制度中规定的的归档范围和期限进行资料的整理，然后办公室会每年针对具体情况，列举一些具体需要收集的档案材料目录，下发至各科室，由各科室兼职档案员提交档案材料。这种被动的、索要式收集模式，得到的材料很容易导致不齐全。因此，规划是档案管理中必不可少的环节，每年要与档案工作小组一起回顾上一年重要工作、重大活动等，让小组成员变被动为主动，积极参与档案第一手资料提供，，最后形成资料收集清单，这样以来，全员参与提供的资料会更齐全，更系统，不仅档案材料更有价值，也大大提高工作效率。2）电子材料的保存越来越重要。由于年代局限性，本单位2000年前的档案资料比较少，而且电子档案几乎没有。随着现在办公自动化运行，邮箱、社交工具中产生的一些有价值的材料以及电子文件成为档案中很重要的一部分，而且将替代纸质文件成为主要的档案材料收集对象，但由于传统工作习惯，对于电子文件等，一是没有保存意识，利用完后往往被随时清理掉，二是电子文件随意存放在某个文件夹下，没有规范分类存放，不容易查找。在以后资料收集保存的初级阶段，对于邮箱中的电子文件、往来公文等要复制保存，这部分材料不应该忽视。3）志书编写中，因档案材料不全，通过拜访离退休老职工，将他们所拥有的纸质、电子、实物等资料重新收集，得到了很宝贵的口述材料。更为惊喜的是，在采访个人过程中，他们按年代提供了自己研究的项目、活动、图片、获奖实物等，我们稍加整理，就形成了宝贵的人物档案。因此，未来档案收集时，口述方式也成为一种重要档案资料收集方式。4）志书编写时档案材料的浓缩的精华，在多次修订中，最后剩下的都是重点内容中的重点。尤其是一些重大事件、重要人物。把具有代表性的重大事件整理成重大活动档案，这对以后志书编写极为有帮助，不用浪费大量精力筛选整理重大事件。5）档案分为纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等，其中纸质档案相比来说较为丰富，而电子档案、图片、声音、视频、奖章等资料相对较少，这些档案资料在利用阶段却很重要，比如在主题展览时是较为形象生动的资料，教育意义非常大。

2 档案分类不科学，影响资料查找效率

档案分类第一步是卷、件模式的确定。由于档案所属门类的不同，有文书档案、科技档案等，在具体分类时按照文件自身的规律，按照卷件组合的模式整理较为合适，避免查找是出现的混淆现象，也避免了管理混乱。

档号是查阅档案文件最精准的搜索工具，因此档号编写要准确，尤其是当前电子文件多，也要定期对其整理，及时编写档号，从而减少查阅时的时间成本，提高工作效率。档号的编制越来越规范，参照《档号编制规则》编写，力求简洁明了，档号编写原则是一旦形成不宜变更，因此在编写过程中要考虑到类别扩展等的需要。

重视具有关联性文件的整理，由于有些文件虽然主题较有联系但不在同一时间内产生，很容易被忽略，这类文件之间有因果等关联性，要整理在一起，编制为“一件”，便于以后查阅事情的来龙去脉，快速分析原因、结果等。

3 档案信息化建设迫在眉睫

随着办公自动化，大量电子文件产生，而电子文件的甄选、整理、保存成为一个亟需面对的问题。电子文件可随意修改、传输方式便捷化、价值判断等对档案工作来说都是面临的新挑战。为了更好地保存利用已有的纸质档案，档案电子化也成为档案工作的一项重要内容。档案信息化建设成为解决新问题、新挑战的新路径。

新的科技革命大大改变档案管理工作模式和效率，档案人员从手工装订文件等体力劳动中解放出来，将会有更多时间思考如何收集到更有价值的材料，如何将现有档案材料更好分类更便于查阅，甚至会挖掘其中重要的资源进行整理编辑展出。比如编写宣传册、专题展览等，这对于机构文化建设，增强凝聚力、认同感和自豪感等方面起到更积极的作用。

4 档案管理人员素质亟需提升

1）档案工作人员首先要具备端正工作态度。在档案工作中要做到守土有责，守土尽责。尽管档案日常工作看似不紧迫，但需要有高度的责任感和积极主动性，一旦因为安全隐患，造成档案丢失损毁时，后果是非常严重，无法弥补的。2）档案工作人员专业化水平提升迫在眉睫。在中小单位，档案管理人员多数是兼职，档案知识本身很缺乏，但更重要的是对档案重要性认识很模糊。对档案认识的模糊，则工作方向不明，管理根基不牢，这才是根本上制约档案工作薄弱的最关键所在。现在上级档案管理部门每年会举办多次档案工作培训班，还有网络继续教育，可以说在档案专业知识方面档案人员提升了很多。因此，在加强档案专业知识同时，更为重要的是对档案重要性认识的根本扭转。3）档案工作人员要向复合型方向发展。除了档案专业知识的学习，在信息化飞速发展的今天，为了充分利用好信息化资源，档案工作人员还要学习计算机、信息化、大数据等方面的知识，更好促进档案信息化建设。

5 档案管理是一项系统工程

1）档案工作虽然看似没有多少显形、立竿见影的价值，对于管理者来说难免会疏忽，但档案管理人员需要做好大管家、看门人。对于档案工作要为管理者发挥好参谋助手的作用，针对档案工作定期向领导汇报，及时找领导沟通自身不能解决的问题，为领导的决策提供选择方案等。2）档案管理是一项系统工程，仅仅依靠档案工作人员是远远不够的，这是一项系统的工程，需要全民意识的增强，因此档案重要性的宣传与普及很重要。相较于消防、保密等安全的宣传，档案科普知识的宣传还很薄弱。档案管理制度的制定和管理体系建设则十分重要。建立和完善档案管理制度，让工作人员有章可循、所有人员具备档案意识和规范行为；建立自上而下的系统管理体系，每一个环节相互配合、顺利运行，形成全员参与，人人有责的局面，档案管理工作才能高效发展。

志书是一个单位的历史记录，对于单位传承与发展至关重要。而档案在志书编写中发挥着尤为重要的作用。因此，档案资料齐全、真实准确、便捷可查等显得尤为重要。为了更好地保存历史，传承文化，促进单位长远发展，档案是不容忽视的重大工作。