医院教学档案资源的作用及高效管理建设探讨

王淑华 王 俊 赵云焰 黄金莲 许 斌 赵晋怡 杨 丽

（1.云南省玉溪市人民医院，云南 玉溪 653100，2.云南省玉溪市中医院，云南 玉溪 653100）

教学档案资源是医院教学理念的真实反映，是评估医院教学质量和管理水平的重要依据。我院作为一所地州级的三甲医院是省内几所医科院校的附属及教学医院，不仅承担着繁重的临床医疗工作，还承担着繁重的临床实习和教学任务，每年接收各类实习、进修、规培医生及基层专项培训学生一千多人，如何通过建立教学档案进行有效管理成为一个重要问题，尤其是教育部开展的本科教学评估工作，对医院教学档案的收集、整理与保存提出了更高要求。为此，医院自2006年开始，从建立节假日学生档案，并逐步完善到现在实现“一学生一档案”，对实习学生进行详细的档案登记和管理，该项工作获得良好效果。本文就医院教学档案资源的作用及高效管理探讨如下：

1 医院教学档案资源的特点

1.1 教学档案资源载体多样化

教学档案资源的载体有纸质、电子和实物形式，纸质如学校和医院下发通知、文件、教案、教学大纲、试题试卷、教学计划总结、考核材料、表彰奖状等，电子如音频、录像、幻灯、课件等[1]，实物载体如教具、教学模型模具、教学挂图等。多样化的载体直接影响临床教学档案资源管理工作的效果，是重要的档案信息资源。

1.2 教学档案资源内容多元化

教学档案资源从对象构成来分包含中专、大专、本科、研究生等实习同学以及规培医生、进修生、基层专项培训学生，既包含院校教育人群又包含毕业后继续医学教育人群。教学档案资源从内容构成来分包含教学通知文件、规章制度、教学查房、临床讲座、病例讨论、教学质量评价表、教学进度表、教学工作计划表、教学日志、教案讲义、教学大纲、课件等，内容多元化。

2 医院教学档案资源高效管理的对策及措施

2.1 强化教学档案资源管理意识

教学档案资源是医院档案资源的重要组成部分，但医院档案资源目前只有文书、科技、财务、人事和设备档案，缺乏系统的教学档案资源管理流程[2]，从而导致大部分教学档案散落在各部门科室、所以首先要增强领导的教学档案资源意识以及归档意识。针对此种现象，医院成立了以院长牵头的教学指导委员会、住院医师规范化培训基地委员会和建立了一系列教学管理规章制度，将教学档案管理工作纳入医院管理制度范畴，强化各临床科室带教医务人员的教学档案意识。

2.2 建立健全教学档案资源管理制度

2.2.1 建立实习学生档案管理工作簿和工作表

每年对到院实习学生进行信息收集，建立学生信息档案。收集到的实习学生档案资料分别按类别和班级由教学管理部和护理部报送各位班主任，各班主任利用Excel的数据处理功能和自动计算机功能，建立实习学生档案数据库，并上传教学优知云教学管理平台系统，结合临床教学实际工作，建立实习学生档案，将教学年度计划、轮转科室安排、学生实习期间出科考试、成绩档案上传等纳入教学管理资料库进行动态管理。

2.2.2 建立实习生实时沟通联系方式

教学管理部根据收集的实习学生档案资料，由各班主任通过QQ、微信等形式建立实习学生班级群，24小时关注班级学生动态，通过QQ、微信等多种方式，对学生的学习、实习生活及身体健康情况进行动态监测，关注每一位学生的实习和身心健康情况。若遇到特殊时期，我们立即建立学生“日报告”制度，监管特殊时期学生健康状况，及时做好每日实习学生情况汇报，沟通、协调、处理班级特殊时期管理工作。

2.3 组建教学档案管理人才队伍

医院成立教学指导委员会，根据承担医科院校理论授课学科类别组建医院内、外、妇、儿等十八个教研室（组），委任各专业科室主任担任教研室（组）主任，每个教研室（组）设置兼职教学秘书，明确教研室（组）主任和教学秘书岗位职责与分工，要求教研室（组）主任督导教学秘书将授课教师教案、课件、讲稿收集归档并选出优秀课件上传至教学管理平台供实习生与教师共享，同时要求教学秘书负责本教研室（组）其他教学档案规范有效进行归档、上传和管理。教学管理部在全院推行的教学巡查制度，同时进行严格的师资培训，提高师资队伍能力水平；加大新增的教研室和专业基地绩效及考核、科主任目标责任考核、科室月绩效考核工作力度，将各教研室（组）教学档案的收集归档纳入教学绩效考核范畴。

2.4 构建系统化教学档案资源信息库，加快教学档案数字化建设

医院教学部门与软件公司合作专门开发了一套功能齐全、符合医院实际的教学管理软件“玉溪市人民医院优知云教学管理系统”。该平台可达到：1）对教师进行考核上岗、明确职责、各司其职。实习、进修、住培等各类人员入院时即注册个人档案信息，确定个人档案二维码进行信息化管理，依据权限师生可在互联网终端上发布与查询相关通知及轮转排班、操作、培训安排；2）对会议培训实行描码考核签到、请假条图片上传确认等事项；3）对师生实时进行相关统计、考核，还可进行监督、事前提醒、事后落实等功能；4）依托教学管理平台实现以胜任力为导向的教学绩效考核目标。制定教学管理与绩效考核方案，明确各类教师职责，核定考核分值，最终按总分来确定教学绩效；5）依据考核结果进行评价、认定教师。以上功能的实现极大的加快了教学档案信息化管理的进程。该个性化的教学档案信息管理平台的创建，很好地完成了教学目标任务，控制教学行为，达到客观、准确的进行教学绩效考核分配，评价教师的岗位胜任力，提高了医院教学质量。

3 教学档案资源高效管理带来优质成效

3.1 教学档案资源为教学评估提供原始数据

医院教育认证评估是保障高校教育质量的必要手段，其查阅资料这一重要环节是通过提供教学档案来完成，医院的教学档案资源是教学活动最原始的记载，涉及教学活动的所有环节，是可靠的第一手资料[3]，它真实地记载了医院教学工作的内容、方法和效果，是评估医院教学质量和教学管理水平以及考核教师工作绩效的重要依据，能为教学认证评估提供科学依据。

3.2 教学档案资源为规范教学管理质量提供数据分析

医院教学档案资源真实地记载了教学管理水平以及考核教师教学工作的重要依据，能够直观反映出医院教学质量和管理水平，通过这些档案资源的汇总分析可以得出教学中所呈现的规律性和普遍性，发现存在的问题，有助于改进和提高教学管理质量，临床教学档案记载了教师和学生原始情况与数据、工作的开展和教学成果，通过档案记载不仅起到教育学生作用，还可以规范教学流程提高教学质量。

3.3 教学档案资源为学生特殊时期管理提供了安全保障

学生人身安全的管控是医院教学工作的重要内容，教学档案资源的管理是学生人身安全的重要保障。遇到特殊时期，教学档案中“一学生一档案，可以更好地追踪学生，为做好学生安全管理起到重要作用，发挥很好的应用价值。在特殊时期，医院教学管理部可通过网络问卷调查和表格填写等形式进学生进行管理，我们在实施实习学生档案管理模式后，教学管理部能够根据学生的档案信息情况，“一学生一档案”有针对性地进行实习学生管理和防控工作，各班主任第一时间收集整理并梳理出实习学生档案信息，在特殊时期针对性开展工作，依据档案信息梳理，强化学生管理，为学生管理提供安全保障。