工程档案资料有效管理措施的应用分析

唐美娟

（泰州日成交通工程有限公司，江苏 泰州 225300）

1 建筑工程档案资料管理的重要性

1）为工程建设管理提供依据。一旦在工程建设中出现安全或者质量方面的问题，都可以通过对档案资料的查询及时发现问题所在，并进行相应地调整与改善。如果没有档案资料的话不仅工程建设的安全和质量无法保障，而且一旦出现问题无法进行有效追溯，出现各方相互推诿扯皮的情况，不仅阻碍了工程的进展，而且也给工程管理人员带来了极大的负担和压力。工程档案资料可以使施工流程和工程管理更加规范，施工人员和管理人员各司其职按照标准要求做好自己分内的工作，只有这样才能保证工程项目有序开展。

2）为建筑的后期维护以及行业的发展提供参考。随着社会的发展以及技术的进步，在漫长的时期里对建筑的维护和修缮是必不可少的，有的甚至根据当地的发展要求还需要对建筑进行扩建或者改建。在此过程中如果没有工程资料做参考，也就意味着对工程建设时的强度以及应力方面是无从知晓的，因此也就无法进行科学合理地施工设计，这种情况下进行的修缮和施工往往会潜藏巨大的风险。而工程的档案资料就很好地解决了这一问题，通过详细的建筑设计以及施工中的强度等方面的数据进行参考，在此基础上进行建筑的扩建和改建就会比较安全彻底。

2 建筑工程档案资料管理存的问题分析

1）档案管理人员管理意识薄弱。现阶段，在建设工程中，由于资料的缺失对很多信息无处查询，无法做到对问题的有效追溯。还有在使用档案资料时，并没有做好详细记录也没有相关的管理制度，导致工程资料在使用中出现丢失以及缺损的情况，这样就无法确保档案的完整性。另外，工程竣工交付后，管理人员往往以为这个工程已经彻底结束了，从而忽视对其工程资料的整理归档，最终导致工程资料的不健全。给后期的资料查询以及建筑维护带来了很多困扰。

2）工程档案管理制度不完善以及落实不到位。我国的建筑工程建设虽然发展迅速，但是由于不同企业之间的水平以及管理制度的差异，很多规模比较小的建筑企业的在建筑档案管理中还是存在非常多的问题。这些小的建筑企业往往更加重视企业的经济效益，而忽视了对制度的建立和健全，没有制定完善的档案管理制度，建筑的档案资料管理过程中随意性很大，并没有完善的借阅或者使用的制度和流程，往往在这个过程中容易造成资料的丢失[3]。而且随着当前建筑工程规模的不断扩大，档案资料的种类也越来越多，如果没有系统的档案管理制度做保障，很难使工程档案资料管理工作真正落到实处。

3）工程档案资料缺乏真实性和有效性。我国很多的建筑施工企业由于缺乏完善的档案管理制度，在施工过程中经常会由于档案资料保存不当造成资料的遗失，或者由于原件准备不足在工程移交中频繁使用复印件或者扫描件代替。另外还有一种现象也非常普遍，那就是在工程进展过程中大多数的资料都需要相关的负责人签字确认或者审批，但是在实际的工程中往往由于负责人不在或者企业为了方便起见随意找人代签，而这种情况会降低建筑工程资料的真实性和合法性。从短期来看这种方法似乎是促进了工程的进展，使很多流程能够顺利开展，但是从长远来看是不利于企业的发展，一旦工程建设中出现问题就很难追究相关责任了。

4）档案移交工作不及时。随着工程技术的发展以及工程规模的不断扩大，传统的建筑工程资料管理的方法已经无法满足现代建筑企业对于工程档案管理的要求。很多建筑施工单位仍然没有充分认识到档案资料管理的重要性，对工程档案的管理缺乏方式方法。工程资料管理是一项需要细心和耐心的工作，很多企业为了降低成本并没有设置相关的专职岗位，工程人员也往往更加重视工程实际的发展情况，没有对资料实施系统化管理，而且工程人员随着项目的竣工也都会逐渐撤离原来的工程项目。资料被移交的人员对工程资料又完全不熟悉，就会造成很多资料在存档时出现缺损等情况，而且无法核对工程资料的审批情况，这些种情况也会为后续的实际问题的处理造成非常大的困扰。

3 工程档案资料有效管理措施的应用

1）加强建筑工程管理者对于档案管理工作的重视。如果没有工程资料做支撑，管理者很难准确判断工程的具体情况以及经济效益，也就无法做出正确的决策，最终会给企业带来巨大的经济利益损失。因此在进行建筑企业管理时，要提高员工工程档案资料管理的意识，从档案资料的重要性入手，通过培训教育提高全员对于工程资料的重视程度，建立档案资料管理的相关制度，并且根据企业的实际发展情况设立专门的档案管理岗位甚至是档案资料管理部门，将档案资料的管理制度化、规范化，资料在记录、存档或者借阅中都要遵循相关的流程制制度，使企业的档案管理工作真正落到实处。

2）不断完善档案资料管理制度。为了能够加强档案的管理工作，需要不断完善企业档案管理的制度，并且参考国家对于工程资料档案管理的相关规定进行制度的补充完善。其中需要明确工程项目单位完善档案的借阅登记制度，避免档案在使用过程中丢失。出现问题能够有效地追踪到当事人的责任，提高每一位工程参与者对档案资料的重视程度。

3）提高档案管理人员的职业素养。在实际工作中通过对他们的工作进行检查和指导，提高他们的档案资料管理技能。另外鼓励他们在工作中主动及时发现问题并提出改善对策，实现档案管理工作的持续改进。同时加强档案管理人员与工程人员之间的相互沟通交流，及时了解正在实施的工程的进展情况，使档案管理工作能够结合工程的实际进展情况进行相应的调整，而不是完全的一成不变。最后，通过各方面的激励机制引导档案管理人员进行主动自主的学习和档案管理相关的专业知识，为企业的档案管理工作的改进献计献策，提升管理的质量。

4）充分利用信息技术的优势加强对工程资料的管理。随着信息化技术的不断提高，企业已经普遍将信息化技术应用到企业的管理中，在建筑工程档案的管理中也可以充分利用信息化技术的优势加强管理。在管理中可以根据企业的实际发展情况和对于档案管理的不同要求引进相关的管理软件，通过网络与信息化技术实现电子资料的有效管理。而且通过电子化可以实现信息资源的共享，不同的工程技术人员通过电脑就能及时掌握工程的相关内容，不需要频繁对资料原件进行借阅，避免了纸质资料在流转过程中的丢失和损毁。另外，通过信息技术的管理，可以实现相关资料的快速查询，通过输入关键字进行查找就能够快速找到所需要的资料文件，节省了资料查找中时间和人力资源的浪费，也使得管理的效率更高。

4 结束语

总之，建筑工程的档案资料管理是工程建设的非常重要的组成部分，其重要性不言而喻，不光是工程施工的重要依据，也是后期工程维护以及建筑行业发展的重要的参考资料。