高校图书馆档案优化管理新思路探讨

崔艳萍

（河南牧业经济学院图书馆，河南 郑州 450000）

随着网络信息技术的飞速发展和进步，网络信息技术已经渗透到各行各业之中，并且为不同行业的工作者提供了便捷的工作服务，充分满足了企事业单位的工作开展需求。在图书馆档案管理工作开展中，应用信息技术对于各项具体工作的开展都有一定的益处，能够改变传统的图书馆档案管理工作模式，提升工作效率，减轻工作人员的工作负担。实现档案管理工作的信息化在一定程度上也会加速图书馆工作信息化的步伐，提高图书馆的现代化建设能力和水平。

1 高校图书馆档案工作的重要性

1）图书馆档案资料具有保存价值高等学校档案的定义，在中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》中明确为：高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。图书馆档案工作应包含收集、保管图书馆各项业务活动的资料，负责图书馆档案接收、管理和开展档案的利用，并按照学校档案工作要求移交图书馆具有收藏价值的档案资料。高校图书馆档案工作是全校档案工作的重要组成部分，根据学校档案归档范围要求，图书馆应将涉及图书馆概况、发展规划、藏品目录、统计年报、大事记、规章制度、工作总结和计划、校外交流材料、具有保存价值和纪念意义的声像档案等进行收集保存并归档。由此可见，图书馆的档案材料是对图书馆乃至全校的历史见证，极具历史价值。2）图书馆档案资料是图书馆管理决策的重要依据图书馆档案资料是图书馆管理决策的重要依据，是上级部门在学校发展整体框架内对图书馆提出的要求，同时又包含对图书馆各项工作的指导建议。在为学校教学、科研服务的过程中，图书馆应充分遵循学校的发展理念，依据相关文件精神开展工作。所以图书馆发展的相关决策应是在充分了解学校相关档案文件的基础上制定的，是在掌握学校教学、科研及学生动态和参考过去有价值档案资料后形成的。

2 高校图书馆档案优化管理新思路

2.1 优化档案管理团队建设

在网络环境下为高效实现图书馆档案管理工作，管理团队可通过优化档案管理团队建设保障图书馆档案管理工作的持续稳定开展。为此可从以下几个方面入手：第一，健全管理体系。为健全图书馆档案管理体系，管理团队要深入解读网络环境下图书馆档案管理的要求，根据相关经验以及本单位实际情况，建立一套涵盖档案收录存放、整理收集、安全保密、档案等级分类、档案管理责任制度、人员管理等多个层面内容的档案管理体系。并根据管理体系明确档案管理各个环节的职责范围，使图书馆档案管理工作有法可依、有章可循，以此实现档案管理工作的有序、高效开展，为档案管理的质量与效率提供制度保障。此外，管理团队要加强对档案的接收、传递等各个流程的监督力度，确保各个流程的规范、有序，以此保障档案管理的质量与效率。第二，提高档案管理团队信息化水平。在网络环境下，图书馆档案管理工作需要的是集图书馆技能与信息化技术为一体的复合型人才。因此管理团队要加强内部信息化技术以及档案管理技术的培训力度，提高员工的信息化技术水平以及档案管理的水平，以此保障网络环境下档案管理工作的持续开展。员工自身也要树立终身学习的意识，不断阅读相关书籍，用常换常新的管理思想促进图书档案管理工作创新发展。第三，提高团队网络安全防范意识。管理团队要建立涵盖系统安全技术、数据安全维护、网络安全防范等多维度的网络安全防护体系，以此保障电子档案的安全。同时管理人员要定期维护系统，确保系统的稳定运行，对重要的数据要采取加密、备份、病毒预防隔离等手段。此外，管理人员要建立完备的应急预案，提高应急能力和备份技术，以此保障网络环境下图书馆档案管理工作的安全性与稳定性。

2.2 建设图书馆的网络设施

想要实现信息技术的有效应用，需要结合图书馆档案管理工作实际进行相关前期工作准备，注重各类网络配套设施的引进。在具体工作开展中，一方面应该注重硬件设施需求工作的进行，例如，购买用于工作的专用计算机、服务器、音频视频采集器、扫描仪等设备。在进行设备购买的过程中，可以采用招标或者统一采购的方式，这样能够确保供货商的资质，有效减少工作量，提高工作效率，采购到符合要求的产品设备。同时，还应该通过专业人士进行数字化系统的构建，在进行系统构建之前，需要进行各类信息的收集与处理，对于需要实现信息化的内容进行整理归档，便于档案信息的统一调度和操作。另一方面技术人员需要构建起一个安全、可靠的管理储存系统，用于所有档案管理资料的动态化、分类化的储存，并且通过技术操作，能够确保档案信息具有一定的安全性。基础网络设施的准备，是开展各项工作的前提和基础，在进行信息技术应用的过程中，需要运用相关设备、设施等，这样才能够提高技术工作的开展效率。

2.3 构建高校图书馆档案全文数据库

在高校图书馆档案目录数据库建设工作结束之后，工作人员应当结合师生的需求和图书馆数字化建设情况，及时开展档案全文数据库建设工作。该工作主要针对一些不易保存和容易受损的纸质版文件，通过数字化录入等方式实现数字化存储，师生可以通过调取云端数据的方式观看相关内容，找到与自身工作学习相关的资料，同时还可以减少对资料的损坏，对保障各类资料的存储质量具有重要意义。在该过程中，高校图书馆工作人员必须加强对自身数字化技术使用熟练程度的重视，从特定分类出发，结合其档案特点，及时开展全文数据库录入工作，必要时还应当对原始文件进行处理和美化，保障文件的阅读质量，全文数据库建设过程中出现的问题也会随之减少。

3 结语

图书馆档案工作是学校档案工作密不可分的重要组成部分，也是图书馆推进现代化管理工作过程的重要环节。图书馆档案信息资料是非常有价值的信息资源，是对图书馆各项工作实践的真实记录，更是图书馆开展科学研究的基础资源。所以，高校图书馆要高度重视档案工作，增强档案意识，积极发挥档案在图书馆事业发展和建设中的重要作用。