区块链技术在高校档案电子文件管理中的应用研究

姜俊凯

（青岛大学，山东 青岛 266000）

对于电子档案而言，其内容就讲求真实性。而区块链技术的应用正好符合这一要求，其中包含有哈希算法、时间戳等技术，在档案信息真实性方面起着保障作用。保障信息的稳定性和真实性，避免其遭受非法篡改。随着我国科技的不断发展，越来越多的科学技术在高校电子档案管理当中得以应用[1]，而区块链技术则是其中最为常见的技术之一。当中分布式存储技术、识别技术等均能在档案管理中发挥着重要作用，还能进一步推动高校电子档案管理的改革，帮助高校完成管理目标。本研究主要分析其具体的管理措施。

1 高校档案电子文件管理的特点

高校档案电子文件管理是近年来高校管理改革当中出现的一种新型管理模式，其是基于信息技术的背景下变革而来的一种档案管理方法，比较适应当前大数据时代的发展[2]，在陈旧的管理模式基础上加以信息采集和数据分析等技术，并做到完美融合，继而形成一种高效的管理方式。在现代高校档案信息的管理过程中，对原有的纸质档案模式进行了相应的改革，在一定程度上转变了管理技术和管理理念，推动了现代化的档案管理发展。就既往经验分析，对于这种技术的转变而言可以分为一个四个方面[3]。

其一，高校电子档案管理的社会性比较强，高校是社会人才的来源地，因此高校和社会之间必然有着各种密不可分的联系。学生原本就来源于社会，而高校将其进行打磨后再次回馈到社会当中。正是因为这一特点，造成了高校电子档案管理的特性，并且促使实际管理工作也出现了影响。

其二，对于高校电子档案管理工作而言，其存在一定的综合性。档案管理的内容并不仅仅局限于产业、科研、人才等相关资料当中，更重要的是其中还包含着大量的实际教学案例，以上内容均归属于高校电子档案的组成。

其三，高校电子档案管理的系统性比较强，由于高校运行模式的影响，运行过程当中的载体比较复杂，数量也比较多。正是由于这种特性，导致在电子档案管理中形成了一种相对独立的系统，为后续高校工作运行提供了重要的支撑，推动了现代化电子档案管理的发展。

其四，高校电子档案管理的通用性，这类档案内容大部分都根据统一的教学周期和管理制度来记录，因而其中涉及的内容也存在着比较强的通用性。

2 高校档案电子问卷管理中的困境

从我国高校当前的电子档案管理来看，在教育体制不断改革的背景下，原有的电子档案管理存在着各种各样的问题，具体的问题集中在以下几个方面。

其一，管理环节中出现的问题，随着高校教育程度的提升，很多高校都在自身限定范围内对招生门槛进行了降低。基于这一点分析，学生的数量和生源形式大大增加。继而使得电子档案管理难度得到了最大的提升。相对而言，在学生数量激增的情况下，教职人员的数量也会随之提升，在一定程度上影响了档案管理的质量[4]。

其二，管理制度当中的问题[5]，近年来，随着我国高校电子档案变革的不断加深，既往落后的管理模式已经跟不上当前档案管理的需求。并且也无法切实的对档案进行有效的管理，而如何既保证学生处在一种传道、授业、解惑的氛围当中，还同时保证档案信息的安全性，是当前高校电子档案管理人员所面临的重大问题。

其三，对于高校电子档案管理而言，人才的匮乏也是其中关键的问题所在。特别是近些年电子技术的革新，档案管理模式也随之出现了很大的变革，传统档案管理已经无法满足时代的需求[6]，限制了高校电子档案管理的发展。

3 区块链技术在高校电子档案管理中的应用

从既往经验上分析，就目前高校电子档案的管理而言，一般可以分为三个模块。一者为档案收集模块，其余还有应用和数据管理等模块，在不同模块的联合作用下能够保障高校日常信息档案管理工作得以更好的开展。

3.1 档案收集和整理中区块链技术的应用

从当前高校电子档案管理模式而言，一般都通过定时定点的方式来完成业务集成和数据分享工作，让所有数据都能纳入档案管理系统当中。从整体上看，这种管理模式虽然能够在一定程度上降低档案管理工作的强度，但是在实际的管理过程中依旧存在着大量的隐患，甚至还会影响档案管理工作的后续发展。而在这种情况下，通过区块链技术的合理应用，让其充分融入到不同的高校部门当中，并且通过分布式的状态来完成档案信息的分级，将所有档案副本都保存在不同区块当中，实现档案管理信息的完整性、准确性和安全性[7]。

其一，在区块链技术的应用下，不同档案的数据收集站点都需要对当前的档案数据内容进行确定，而后，将所有的数据记录都传输到区块链技术当中，从源头上保护档案数据的准确性。

其二，对节点的档案信息进行收集，并且应用哈希函数的方式来保护节点数据，通过这种方式来保障信息的安全性，避免在传输时受到影响，出现篡改。与此同时，还需要对数据进行收集，如果想要修改某一节点的数据，就必须对其他节点的数据进行修改，因此必须让其他网络节点许可，尽可能的降低使用单一节点进行安全管理时面临的压力。从而更好的保障档案的安全性和可靠性。另外，在高校档案管理环节中，区块链技术能够实现区块式管理，分别将不同部门当中所存在的业务档案信息汇集到系统网络之中。尽可能的避免电子档案出现非法篡改的情况，保障档案内容的准确性[8]。另外，还需要充分利用区块链技术，以此来完成档案管理，还能推动高校电子档案的整体管理进程。

3.2 档案应用中区块链技术的应用

在当前高校电子档案管理当中，需要将档案管理效率的提升作为首要要求，这也是未来档案管理工作的开展方向。而在之前的档案管理工作当中，绝大部分都是通过账号、密码来完成身份验证工作的，虽然能够尽可能的保障档案管理工作的安全性，但是相对来说，其仍然存在着一定的不足之处，使得有心人有可乘之机。不利于校外合法工作者的使用这种电子档案。因而区块链技术的应用能够尽可能的解决这一问题[9]。

在具体的应用过程中，首先需要依据档案使用者的需求来完成管理系统的规划，并且让几个区域的模块相互交叠，以便于后续档案管理部门和非档案管理部门的使用。一者，需要保证校园内档案管理者能够提升原有电子档案的管理率和应用效率。再者，无论是校内的档案管理人员还是校外工作人员而言，仅仅需要经过简单的审核与申请就能完成所有的工作，并且还能进一步提升原有档案的使用率。与此同时，区块链技术还能依据不同的身份对档案使用者进行记录，做好档案信息的监控工作，提升电子档案缓解的安全性。

3.3 档案管理监督中区块链技术的应用

而对于电子档案管理工作的监督而言，区块链技术贯穿于各个工作环节之中。特别是对于高校学生电子档案的处理而言，需要合理应用区块链技术将所需的信息来反馈到相关管理人员，最大程度上保证高校电子档案管理效果，避免在实际应用当中电子档案的管理出现疏漏，继而逐步推动高校电子档案的管理[10]。另外，还需要进一步对区块链技术进行完善，在落实高校电子档案管理的同时还需要着眼于培养管理人才，建立起一套全面、专业、创新的区块链技术档案管理人才体系，在后续的管理工作当中加以应用。因而高校需要选拔高素质的档案管理人才，首先要侧重于档案管理专业的毕业生，要求其具备一定的理论知识和实践能力，并且能够将所学的知识运用到实践当中，保证区块链技术在电子档案管理当中得以落实。另外，还需要对电子档案管理人才进行优化，对区块链技术进行普及和宣传，让更多的档案管理人员重视区块链技术在电子档案管理过程中的重要性，实现高效电子档案管理的效果。

4 结语

随着我高校电子档案管理中区块链技术的不断应用，需要结合实际情况进行分析。并且，高校电子档案管理和其他档案管理存在较大的差异，不仅有着多样性的管理信息，还需要对数据信息进行不断的整理，继而完成档案的修改和更新，找出其中存在问题比较多的环节，并在实际工作中加以考虑。另外，还需要对档案管理工作人员进行密切的联系，积极听取有关区块链就似乎的意见，并依据反馈信息来调整管理工作。