大数据时代档案信息化建设策略研究

张媛媛

（孝义市自然资源局，山西 孝义 032300）

随着科学技术的飞跃式发展，信息技术成为人们生活中习以为常的一部分，起到了不容小觑的作用。而究其原因，则在于现代社会有着越来越庞大的信息量，对于信息交流的需求也越来越迫切，而信息技术则恰好能够满足这一要求。信息技术的优点就体现在能够通过计算机的编码来形成各种文档、图像，然后再使用相应的软件来对这些内容进行筛选、分类和统计，用计算机替代了大部分人工，既丰富了档案管理的形式、节省了档案管理的人工成本，也提升了档案管理的适用范围和效率。然而档案管理的信息化不是一件轻而易举的事情，其涉及一套全新的档案管理体系，不仅有着各种硬件上的要求，对于档案管理人员的素质也有着更高的要求。在这样的情况下，档案管理的信息化就不是一件容易的事情了。其中，既需要以往档案管理的经验，以便从中找到错漏之处加以弥补，也需要对档案管理信息化的整个体系过程有一个实现的把握，这样才能够让档案管理信息化真正地落到实处，也才能够最大程度地提升档案管理的效率，彻底地发挥出大数据时代下信息技术的先进作用。

1 大数据时代档案信息化建设中的问题

1）档案信息化管理体制并未得到充分建立。就实际情况而言，很多部门的档案管理工作仍是由传统的行政部门代管，并没有设立专门的岗位职务，由于资源规模和人力条件的限制，这样的管理模式很容易造成岗位职责不明确、组织架构不完善、责任心不强等各种问题，在这样的环境下，档案管理工作很大程度上并没有被充分重视起来，相应部门也没有对此设立一套完整的管理制度，随着信息化时代各类信息的爆发式增长，档案管理工作的职责范围越来越大、工作相应内容也会越来越多。传统的管理模式并不能够适应当今社会的发展要求，必须使用先进的信息技术和手段才能够保证相应的管理质量。因此适用于时代要求的管理体制则是不可缺少的重要部分，只有这样，才能够保证档案管理工作整体水平与现代社会相适应，符合相关要求。

2）重视程度不高。近年来，我国数据信息技术开始兴起，以数据信息技术为依托的工程企业档案信息化管理建设处在起步时期，一些发展问题逐渐暴露。比如，工程档案管理质量不高、搜索效率较慢、缺少高水平的档案管理人员、管理人员的违规操作频率较高等，这些都是制约档案信息化建设的重要因素，侧面印证企业档案改革的重视程度还有待提升。与此同时，国家对工程企业的档案信息化没有制定完备的法律制度，无法以法规的形式保障档案信息的安全。除此之外，结合我国现阶段的工程企业发展战略来说，重施工、轻管理仍是一项共性问题，这种意识观念若无法根除，那么在后续进行档案收集、整合、存档、移交等事项时将存在很多问题，无法真正和工程施工同步开展，导致施工严重流于形式主义。

3）档案的共享与服务问题。档案终究是要用的，是为了各项工作而服务的。然而，由于纸质档案的关系，一份档案往往同时只能由一个群体使用，若是有两个及以上群体同时需求，就需要等待。而纸质档案的材料又决定了很难对同一资料进行多份存储，否则就会带来存储成本的大幅提升。再者，在以往的档案管理工作中，若同时需求大量的资料，那么工作人员查看起来也并不方便，也很难根据自身的需要而对档案进行标注，毕竟档案不是为了一家服务的，这就导致即使拿到了档案，工作人员也往往需要花费大量的时间在资料的查找上。这几点综合起来，就使得以往的档案管理工作之效率不够理想。

2 大数据时代档案信息化建设策略

1）实现档案网络化管理。在网络信息时代，越来越发达的互联网技术为工程企业档案信息化改革提供了全新的思路，因此，工程企业在践行档案管理改革工作的过程中，应该把握时代脉络，巧妙构建与档案管理一致的网络信息化平台，提高档案管理工作的实际效率。在传统的档案管理工作中，纸质档案所占的空间较大，且极易由于一些意外事故发生资料损毁与丢失，但是如果能够将相关文件数据上传到网络信息化平台中，则能从根源上解决信息损坏与丢失问题，提高文件信息管理的安全性。比如，在工程企业单位中，为了使档案存储与管理更加便捷，企业可以通过扫描或录入的方式将传统的纸质工程文件资料上传到计算机设备中，让其以图像或电子档案的形式得以在网络平台永久性保存。而档案管理人员只需要在企业的局域网上开展例行工作，通过简易操作，就能完成档案管理的各个流程工作，不需要企业额外开辟过多的资料存储空间，同时能保全信息资料。此外，通过档案网络化管理，管理人员只需要检索关键词，就可以找出工程的具体资料，使档案调取工作更加便捷，符合新时代的发展需求。

2）搭建档案信息化安全防护保障体系。大数据时代海量信息资源带来数据信息的安全隐患问题，搭建档案信息化安全防护体系就是为了应对这些安全隐患。档案数据信息中携带的病毒、网页网站中种植的木马等等，都是档案信息资源安全性的潜在风险，由于档案载体形式各异，电子档案信息资源会存在各种各样的风险隐患。因此，各级档案管理部门一定要将信息安全防护体系做精做细。一方面要做好信息技术防护工作，主要是信息加密处理、信息防护等；另一方面要在各层级各部门之间设置科学有效的访问权限，对各个层级的负责人给予不同的访问权限，以此保证数据信息资源的安全。信息资源安全防护体系的搭建要兼顾全面和综合的要求，将防护体系的稳定性提升至最高级。

3）提升信息数据的处理能力和水平。我们知道，每一个部门日常业务工作中都会产生大量信息数据，但是具有保存价值的信息数据可能连10%也不到。“以视频为例，连续不间断监控过程中，可能有用的数据仅仅有一两秒。”我们要想在很短的时间内将这些价值分析和挖掘出来，无异于“沙里淘金”和“大海捞针”。档案信息元数据从产生以后，经过了征集、整理、鉴定、编研、利用乃至保管的全过程，业务流程较多，工作量也非常巨大。因此，掌握和运用大数据处理技术，从海量档案信息数据中分析出有价值的信息数据，将会逐渐成为所有工作中的重中之重。要进一步增强信息数据处理的时效性。目前，在反恐应急、抢险救灾等突发事件处理中，对信息数据实时、快速处理的要求极高，对事发现场的信息数据必须快速、准确分析，否则现场指挥人员将很难做出科学决策。

3 结语

信息化时代的到来，使得当前档案管理工作面临着一些挑战，但只要保持清醒认识，就能够把现存的一些制约因素转化为机遇，并在此基础上，创新工作开展途径，满足时代赋予的更高工作要求，从而进一步为单位发展提供更加可靠的信息支持，解决以往存在的档案管理工作混乱、责任归属不清等问题，从而使手工管理方式转化成高效的、自动化的信息管理模式。