电子档案和纸质档案的共存管理探讨

周 龙

（淄博市临淄区党史与地方史志研究中心（淄博市临淄区档案馆），山东 淄博 255400）

随着信息化程度的加深，电子档案数量越来越多，目前档案管理面临如何实现电子与纸质档案并存管理的问题，两者的共存管理，可以将资源合理整合，将资源整合优势有效发挥，提高档案利用率。基于这样的前提，需要针对共存期管理存在的问题，提出优化建议，找到合理解决方法，改善原始档案的处理措施，提高现代化管理水平，促使档案管理事业向着专业化、现代化、标准化的方向发展。

1 两种档案并存的客观性

电子档案是新时期发展而来的产物，在信息传输以及处理上更加高效，这是传统纸质档案无法超越的。但是并不代表纸质档案没有优势，纸质档案自身的原始性就是电子档案无法具备的特性，纸质档案具有长期保存的价值，并且内容更加真实和具有说服力。基于两者不同的特征，所以长期共存的局面是无法改变的，同时两者相互影响，可以提高档案工作的科学性与完整性。从档案的成因进行分析，存在两种途径，一种是将电子文件通过打印设备转化为纸质文件，主要目的是履行文件的功能，将档案的作用发挥出来，或者仅用于保存。另外，因为电子文件更加方便检索和利用，所以也被保留了下来，于是形成了共存。另外一种是数字化副本的出现，这样做的目的是改善和保护。在网络技术的推动下，全文检索更加便捷。站在档案保护的角度进行分析，数字化文件占据主要优势，优越性比较明显。结合现在的技术水平，数字化副本和原件相比，质量还需要进一步改善，所以需要两种档案实现长期并存管理，将档案的价值较好保护，发挥档案的关键作用。

2 并存管理措施

想要实现并存管理，提高档案管理质量，就要结合目前的现状，针对档案的特征，采取针对性措施，由于电子档案在管理方面存在安全性问题，为了防止档案原始信息被篡改或者是盗取，所以需要建立高标准的档案管理制度，以此来确保电子档案管理可以满足实际需求，增强管理的规范性，提高档案利用的科学化程度，从源头提高档案管理的真实水平。

2.1 加强电子档案存储管理，强化网络安全意识

在信息技术的持续推动下，电子档案管理发展较快，但机遇和困难是同时存在的，目前网络安全问题属于电子档案管理的核心问题，必须要引起重视。首先，结合现有的资源优势，保障存储设备的可靠与安全，这是提高档案利用安全性的关键，做到专机专用，引进先进的技术，对档案管理的网络环境进行维护，定时更新软件，并使用防火墙等技术防止外部用户的进入，对设备有效维护和进行杀毒等操作，始终让设备处于稳定、高效的状态[1]。同时还要重视备份工作，避免档案意外丢失。目前关于网络安全防护的手段有很多，例如：身份验证、 数字签名等，需要结合实际需求合理运用，严格规定读写权限，制定明确的档案管理流程，以此来提升电子档案使用的可靠性与安全性，确保在存储过程中，电子档案内容不被泄漏和随意删改。随着信息技术的高速度发展，在电子档案管理方面应该积极探索，寻求新技术的支撑，利用现代化技术，提升档案管理质量，采取有效手段，维护电子档案使用的安全性与存储的可靠性，增强管理能力。

2.2 规范操作流程，将档案管理过程中潜藏的风险降低

想要达到理想的档案管理目标，就需要靠制度来支撑，对操作流程不断规划，强化人员责任意识，通过一系列手段，杜绝档案管理的风险，将发生风险的概率降到最低。可以从以下几个方面强化，首先，强化人员意识，这是提升管理能力的重要保障，树立人员高尚情操，培养职业道德，规范档案管理人员的行为，避免人为失误。其次，统一档案存储格式与流程，防止文档格式自由转换或者受到兼容性的影响，导致档案文件被损坏。最后，制定管理制度，利用责任问责机制，强化相关人员对档案的安全管理意识，避免疏忽大意，建立信息化平台，提高档案利用率，促使档案管理效率的大幅度提升。

2.3 采用多种媒介手段，延长电子档案寿命

在现实工作中，为了延长档案寿命，保证档案质量，提高利用率，将电子档案的优势发挥到最大，可以通过多种媒介来实现，完成档案的转化与存储，并且对档案管理设备及时更新，掌握关键的存储技术，将档案存储水平大幅度提升，在档案存储阶段，需要保证可靠与安全，确保档案的可读性[2]。除此之外，还要搭配专业化的管理制度，严格控制访问权限，通过有效措施实现职责权限的同步，避免人员操作失误，破坏档案的完整性与真实性。

2.4 利用现代信息技术，增强档案管理能力

现如今，档案管理迎来新的格局，想要确保档案管理的实效性，保证管理的质量，就要创新管理模式，采取先进管理技术，更新管理理念，完善管理制度，为档案管理事业发展提供有力支撑和增添动力，增强档案管理能力，将档案事业推向全新高度。随着信息化程度的加深，电子档案数量越来越多，目前档案管理面临如何实现电子与纸质档案并存管理的问题，两者的共存管理，可以将资源合理整合，将资源整合优势有效发挥，提高档案利用率。值得注意的是，档案管理工作不能脱离实际，要与时俱进，以创新的精神促使档案管理能力不断提高，以便满足社会发展的客观需求。

2.5 确保电子文件原始性

前文已经提到过，在原始性方面，电子档案表现较差，所以在进行档案管理时，文件原始性的保护非常关键。就目前的情况下，电子和纸质档案长期共存已经成为新的格局，同时也是档案管理工作的伟大尝试与革新，具有积极意义。想要实现共存管理，达到理想的管理水平，就要明确纸质与电子档案的差别。从应用的程度来看，电子档案功能十分强大，可以满足实际工作需求，同时为管理者创造便利条件。通过电子档案，可以自动完成档案的分类，并且按规则排序，完成库存档案统计等工作，管理效率更高，并且在计算机的辅助下，人员配置可以减少，合理控制了档案管理的成本，为档案管理提供了便利，在此基础上还可以直接打印成纸质文件，完成不同档案形式的转化。目前，随着科技的进步，电子档案还具备自动定位库址位置的功能，大大提高了利用率，让档案管理变得不再困难，并绘制出清晰、有效的各种示意图。借助电子档案登记，就可以全面了解档案利用情况，真正发挥出档案的参考价值。

3 结论

综上所述，通过实践表明，档案并存管理已经成为一种趋势，想要达到理想的共存管理效果，就要掌握两种档案的特征，在原有档案管理模式的基础上借助现代化技术，提升档案管理水平，保留档案的原始性，提高档案的完整性，将档案管理事业推向全新的高度。