新形势下高校档案信息化建设与发展研究

陆 萍

（广西金融职业技术学院，广西 南宁 530007）

1 新形势下高校档案信息化建设的必要性

1.1 规范管理档案信息

随着高校规模的不断扩大，为档案管理工作的开展带来了全新机遇和挑战，新型形态与载体的数字文件材料数量呈现上升趋势，加强档案数字化建设，并采取科学合理的方式对其进行规范化管理，能够为高校所开展的相关工作提供优质的服务。加强高校档案信息化建设，为不同部门所发布的信息提供统一的平台，采取规范化的档案管理模式，实现档案管理工作流程以及文书处理的有效衔接，不仅能够提高档案管理质量与效率，还能够保证资料的完整性，真正提高档案管理工作质量与服务水平。

1.2 顺利开展管理工作

当信息技术与服务方式发生改变之后，能够真正实现高校网络建设信息化，为高校教学、科研等工作的开展提供先进的技术支持，以及良好的网络环境，高校档案管理工作的开展重心也因此发生根本改变。另外，高校档案管理部门通过借助计算机开展档案管理工作，现阶段的技术手段以及服务方式，均发生根本性的改变，各单位在具体的工作当中所形成的材料可直接录入存盘，并有针对性地在网上进行发布。高校档案管理部门通过校园网络，提供相关归档信息，为各项工作的开展提供便利。

1.3 数字化信息的形成

传统的档案管理模式，主要将手工管理作为基础，档案信息服务也是将手工服务作为前提基础，借助这样的检索方法与服务方式，难以采集、收集与利用大部分电子档案，部分电子档案甚至会被丢失，这样传统的档案管理模式，难以满足人们的实际需求。在新形势下，高校档案信息化建设是今后发展的必然趋势，并将档案信息化建设作为重点内容。因我国教育及科研网的建立，高校以往所形成的文件、规章制度等材料，主要通过电子文件的形式在网上进行发布，向着数字化方向过渡。

2 现阶段高校档案信息化建设存在的不足

2.1 管理模式相对落后

受传统管理模式根深蒂固的影响，部分高校在开展档案管理工作的过程中，依旧处于一个相对封闭的管理状态中。通常情况下，高校所收藏的档案是向外公开的，只有相关部门与本校师生可以使用。因高校难以精准拿捏档案保密与利用之间的关系，必定会限制档案的查询与利用，管理方式落后且内容受限制，直接降低档案的利用效率，难以发挥信息化的作用，限制信息化的发展。

2.2 尚未开发信息资源

部分档案管理人员在开展相关工作的过程中，因工作思想管理相对较为落后，过于注重保管利用，习惯性将工作重点放在材料收集以及整理归档等方面，尚未将档案的价值充分发挥出来，也没有对档案进行深入加工。档案管理人员并不愿意主动组织、开发与管理档案信息，档案材料的作用因此大打折扣，在服务领导决策以及服务学校大局工作中尚未发挥实际作用。

2.3 人员水平参差不齐

在档案管理工作当中，档案管理人员的专业能力与综合素养起到了重要作用，会直接影响档案管理的水平。为满足档案信息化建设，对于档案管理人员的知识层次以及实践能力有着较高要求。但是在当前的大环境下，档案管理队伍综合素质不高等问题普遍存在。部分档案管理人员并没有接受过专业的培训，即便运用现代化设备，也难以将其作用充分发挥出来，影响后期各项工作的开展。

3 新形势下推进档案管理信息化建设的创新策略

3.1 转变传统管理模式

高校档案信息管理部门应转变传统的工作理念与方式方法，将档案信息的价值充分凸显出来。因此，将传统的档案管理模式作为基础，对其进行完善创新，将工作重点放在档案的开发与利用。另外，加强应用现代信息技术，实现档案信息资源的共享，提高档案管理工作质量以及服务水平。当档案管理模式由以往的被动服务向主动提供服务过渡，才能够在当前的网络环境中，实现档案管理以及服务工作的自动化。另外，在高校档案信息化建设的过程中，做好档案加工工作，注重档案信息的组织、开发与利用，构建全新的档案信息服务模式。

3.2 提高人员综合素养

档案管理人员自身的专业能力与综合素养，会在某种程度上直接决定档案信息化建设的质量。在新形势下，为做好高校档案信息化建设工作，应将人力资源的作用充分发挥出来。合理运用现代信息技术，高校档案管理人员应具备一定现代化技术水平，熟练运用计算机开展各项工作，否则难以满足档案信息化管理的实际要求。另外，还应做好档案人才培养工作，定期开展讲座与实训活动，提高档案管理人员的现代网络素养与网络运用能力。档案管理人员只有不断学习专业知识，接受技能培训，自身业务知识与管理水平才能够得到真正提升。

3.3 完善档案管理制度

首先，制定完善的档案管理制度，对于相关工作的开展具有一定约束性，使目前高校档案网络向着统一化方向发展，实现高校档案信息资源的共享。在加强档案信息化建设的同时，结合实际发展情况制定统一的标准，在具有约束力与规范的标准当中，推动高校档案信息化建设工作的开展，在不同角度实现资源共享。其次，建立完善的高校档案信息化管理体系，保证管理机构具有较强的协调能力，网络在校园内部得到全面覆盖，根据学校的发展情况制定双向且开放的交互式档案管理模式，通过制定完善的管理制度提高档案管理水平。

4 结语

总而言之，高校档案管理属于一项较为系统的工作，具有极强的服务性，相关工作人员应加强交流互动，满足今后持续发展的需求。另外，在新形势下，高校档案也是重要的宝贵资源与教学信息库，通过利用现代信息技术，提高档案管理工作水平，对传统的管理模式与方式方法进行创新，是明确高校档案信息化建设的主要途径，提高档案资料的储存与应用效率。随着时间的推移，高校档案信息化建设不仅能够更好的服务高校，也是社会持续发展的基本需求。