不动产数字档案馆的建设浅析

盖 丹

（辽宁省丹东市自然资源事务服务中心，辽宁 丹东 118000）

随着我国信息化技术的发展，云计算等一系列信息技术的出现，纸质档案管理模式已不能满足经济时代人们的需求，运用互联网等信息技术构建一个对档案业务进行全过程自动化管理的数据库，实现集文字、科技、专业、照片、视频、音频等多种信息资源共享化，是我国信息时代下不动产档案馆建设的发展目标。

不动产档案是指在不动产登记业务中产生的房屋、土地、草原、林地、海域等多种形式的不动产信息资源，目前不动产档案馆仍以实体档案的集中管理模式为主，我国不动产档案馆数字化管理体系亟待构建以档案信息数字化、多部门信息资源共享化的不动产信息资源库，从而实现跨地区、跨行业、跨部门的信息资源实时互通共享，从而实现公众的便捷化查询服务。

数字档案馆的建设主要需要进行以下几个方面的建设，先概括如下：

1 不动产档案数字信息资源建设

一是运用信息技术做好不动产传统档案的数字化工作。对纸质档案、缩微胶片、视频资料、音频资料等多种形式的不动产资源的数据化，按照齐全完整、真实准确、规范化原则，运用计算机、扫描仪、刻录机、存储介质、摄像机、录像机、影像采集卡等硬件设备，通过多媒体技术，对文字、图像、音像、视频等信息进行综合化处理。根据数字类型的不同，生成相应符合的电子报件进行导入，在质量检查后形成规范化的电子报件资源资料，将电子档案格式统一成PDF，然后将数字化信息导入档案数据库中，存储在网络服务器，从而便于查询检索和浏览。

二是做好移交档案的接收和管理工作。对林业局、住建委等相关部门移交的纸质档案和电子档案一并接收，档案整理过程包括档案的扫描、图像处理及保存，完成纸质档案的电子化过程。对档案按照要求重新编号，可按照不动产单元为最小单位编号，同一个不动产单元的不同案卷加上流水号加以区分，同一个宗地上的不动产单元存放在一起，以宗地为二级单元存放，以地籍子区为三级单元，地籍区为四级单元，按照区县地籍区、地籍子区、宗地不动产的层次依次存放档案，同时按照其档案的存放年限对应的电子化档案编号，用标识符加以区分。

2 加强不动产档案的标准体系建设

随着不动产档案数据化工作的全面推进，大量的不动产档案数字化信息必须建立统一化、标准化的档案数字资源的管理规范。在数字档案馆建设中需建立元数据管理、档案分类梳理、电子文件归档、档案数据名称规范、档案数据格式规范、数据压缩格式规范、数据保存格式规范等管理制度，同时对各环节操作规范的实施进行监管，通过自检、互检、抽检、普检等多种方式，将数字化加工所得的档案信息库与数字档案馆管理系统数据库进行挂接，从而实现档案数据的规范化管理。

3 做好档案管理专业人才的培养工作

随着不动产档案信息化工作的开展，在新形势下亟需建立一支集专业化和科技化于一体的复合型管理人才队伍。一是加强不动产档案工作者的责任意识。高度重视档案信息管理，建立健全不动产档案管理责任制，建立责任考核机制，切实落实不动产档案责任制。二是重视档案管理人才的引进和培养工作。根据档案信息化管理的需要，优化人才布局，引进精通计算机信息管理技术且熟练掌握不动产业务流程和档案管理业务的复合型人才，同时做好日常档案管理人员的专业知识和继续教育的相关培训工作，定期开展档案数字化的培训工作，把档案信息的数字化的具体操作规范进行讲解，全面提高管理人员的专业技术水平和综合管理能力。三是树立档案工作者优秀典范。通过表彰先进工作者活动，营造良好范围，大力提拔优秀档案管理人才，从而激发他们的工作热情。

4 抓好数字档案信息的安全工作

基于档案数据的查询和传输安全性考虑，为了防止档案数据被恶意破坏和非法使用，应通过分级权限配置和访问控制，对档案管理人员和普通用户进行权限的划分与管理，对重要档案信息的共享和传输应进行加密技术保护，从而防止档案信息的泄露，同时建立档案数据备份与恢复机制。

一是根据数据的重要性和日常利用服务的需求，为防止自然灾害、计算机软硬件故障或人为因素等突发情况，造成的不动产档案数据的损毁或丢失，必须加强档案安全管理工作，切实做好不动产档案的异质和异地容灾备份工作。1）加强不动产档案的异质备份工作。通过缩微、复制、数字化等方式对档案原件进行复制，从而达到储存文件的长期安全保存，从而减少对档案原件的磨损，以最大程度延长档案的使用寿命。2）建立不动产档案的异地备份机制。在地震、火灾、洪水、战争等自然灾害的情况下，人们更意识到异地备份的重要性，通过将本地档案和电子档案在异地备份保存，可在意外情况发生后随时启用异地档案。3）构建档案信息系统的容灾备份机制。对数据、应用、业务三个容灾级别，采用双机热备、双机异地备份等多种方式实现备份系统的全方位复制，从而保证系统的安全，以达到在最短时间内备份系统接替原计算机系统提供利用服务。

二是应建立健全档案灾难恢复机制，对业务数据、系统数据、数据库系统、全部应用环境等多方面进行恢复。首先做好不动产档案数据的恢复工作。不动产档案数据恢复是灾难恢复的关键环节，是系统恢复的前提条件，各地档案部门可根据实际情况进行近距、本地或异地灾难恢复地点的选择，通过网络采取同步或异步方式将数据复制到远端灾备系统上。其次是做好系统级灾难恢复工作。通过对不动产档案的应用程序、不动产档案数据库系统、数据网络等整个系统的恢复，从而实现整个系统的安全性。其次做好应用级的灾难恢复工作，应用级灾难恢复是指实现应用平台主机存储和网络及基础设施的备份恢复，从而在灾难发生后实现不动产档案业务的连续性。