信息时代企业档案信息资源的开发与利用

彭 凤

（陕西省交通建设集团公司延靖分公司，陕西 延安 716000）

加大对档案信息资源的开发与利用，是当前企业档案管理人员需要承担的工作职责，而档案管理者若想实现对档案信息资源的有效开发，就要对众多档案信息资源进行全面的了解与掌握，提高对档案信息资源的保护意识，并将档案信息资源本身所具备的价值充分发挥出来，同时也可以利用信息技术，提高档案信息资源查阅、应用的便利性，促使企业内部人员能够积极主动利用相关资源，以此提高档案信息资源的利用率。

1 信息时代企业档案信息资源开发与利用的问题

1.1 思想认知不足，缺乏现代化观念

在当前的信息化时代，企业档案资源的开发与利用受到较大的重视，但是，由于企业自身对档案工作的认识存在不足，导致其自身的档案信息资源难以实现有效的开发与利用。部分企业对档案工作的认识还停留在纸质档案的管理模式上，对于档案的信息化建设缺乏较高的重视，对于电子档案信息资源的管理、开发与利用等工作的认识不够全面，对于相关工作内容的了解也不够具体，很多档案管理者认为只要对一些光盘、磁盘等相关信息设备载体上的档案资源管理好，并对其进行适当的应用，就能够完成好档案信息资源的开发与利用工作。这种错误的思想认知不仅会影响到企业档案资源管理工作的有效开展，还会降低档案信息资源开发与利用的有效性[1]。

1.2 缺乏统一的标准与规范

相关企业在对档案资源进行开发利用时，缺少清晰的思路，尤其是缺乏统一的、规范化的工作标准，这就导致档案资源的开发方式、流程等多个方面不够统一，且缺少有序性以及规范性，在这种情况下，人与人、人与系统、系统与系统等不同交流组织之间，将难以实现档案信息资源的共享，而且也会对档案信息资源的查询、借阅等服务造成不良影响，致使档案信息资源的开发与利用无法取得良好的效果，最终使得这一工作的开展受到较大的阻碍。

2 信息时代企业档案信息资源开发与利用的有效措施

2.1 更新传统的思想观念，科学开发档案信息资源

相关企业若想对档案信息资源进行有效的开发与利用，首先要做的就是对自身传统的思想观念进行及时转变，认识到档案资源开发与利用的重要作用，同时也要对当前的信息时代予以全面了解，结合实际情况，合理应用信息技术，实现对档案资源的合理开发。另外，相关企业内部的档案工作者也要加强学习，树立先进正确的市场经济观念，对于当下档案信息资源开发的各种技术手段要予以学习掌握，并结合企业自身的实际情况，合理应用相关开发措施。企业档案管理者可以对传统的检索方式进行科学改进，并且要以计算机检索为核心，对区域档案信息进行网络化管理，将档案信息资源与网络连接在一起，促使档案信息资源得到更多的利用。另外，相关企业要加强对馆藏档案的研发，通过深入的研究提取出就有较高利用价值的档案信息，并共享到互联网上，这样也能够提高使用者的查阅效率，促使档案信息资源的利用率得以提升[2]。

2.2 统筹规划，做好相应的顶层设计

企业中的档案资源非常多，其档案信息内容所涉及的领域也比较广泛，而且企业各部门与各项业务之间的关系也错综复杂，若想在这种情况下，对档案信息资源进行有效的开发与利用，企业相关部门就要做好相应的统筹规划，立足于全局的角度，自上而下开展统一且全面的设计规划工作，在资源开发与利用工作中要保持理论上的一致，同时也要促使各项功能相互协调，加强档案信息资源的共享。另外，相关企业也要根据档案信息资源管理的实际情况，设施统一的标准，保证电子档案资源的有序性与规范性，为档案信息资源的开发与利用奠定良好的基础。

2.3 以网络作为媒介加强信息交流

处在信息化的时代环境中，企业可以借助多媒体技术对相关档案资源进行编研，也可以将档案信息资源以图像、声音、文字等多种形式呈现出来，并对其进行合理编研，这样也能够使得浏览者获得强烈的感官冲击，促使企业档案编研工作的服务功能得到有效的发挥。另外，相关企业还要对档案信息资源传播及展示平台的构建予以高度关注，并利用信息技术实现快速构建，为档案信息资源的利用提供更多的渠道。企业也能够使用网络媒介实现对档案信息资源的远距离传输，而且能够保障传输的速度，大大方便了档案信息资源的选题立项、信息反馈、成果公布等，促使档案资源能够得到真正有效的开发与利用[3]。

2.4 加强档案资源的数字化建设

企业在开展档案信息资源的开发与利用工作时，需要考虑到当前的信息化时代，并做到与时俱进，对档案资源进行科学的数字化建设，实现对档案资源的信息化管理，这样也能够减少纸质档案管理工作的繁琐性，并为档案资源的开发与利用提供较大的便利性。基于此，相关企业要加大投入，为档案部门配备完善的档案信息移交系统、档案管理系统、档案数据库、档案发布利用系统等多种数字化的系统，促使纸质档案逐渐转变成为电子档案，这也有利于纸质档案资源的利用。另外，企业在对档案资源进行编研开发时，也可以将数字化技术引入其中，使其能够提升档案核查检索、调阅等工作的效率，减少相关繁琐工作，提高档案资源开发工作的高效性。

3 总结

通过上述分析，对档案信息资源进行有效的开发与利用，能够提高企业的经济效益与社会效益，避免档案资源的浪费。因此，相关企业要加强对档案资源开发与利用的重视，并且在当前的信息化背景下，要做到与时俱进，通过引进信息技术手段，提高档案管理的效率，同时也要保护档案资源的安全性，这样才能够保障档案资源的开发及后续利用。