探析事业单位档案管理信息化建设

罗晓伟

（宜城市医疗保障服务中心，湖北 宜城 441400）

新经济常态下，事业单位是社会体系主要构成，在经济体系的改变下，其不断扩大了自身的经营范围，也加大了档案管理难度，而信息化建设又是促进综合实力增强的重要渠道，应注重加大建设力度。若是不能顺利开展信息化建设，便会促使档案管理工作质量降低，也不能使自身持续、稳定发展的需求得到满足。所以，面对激烈的市场竞争，必须运用有效手段加大信息化建设力度，以有效提升档案管理信息化建设水平。

1 事业单位档案管理信息化建设的重要性

现阶段，科学技术发展速度迅猛，使得信息化已充分渗透到了行业发展中。面对新时代的要求，事业单位档案管理中，传统管理模式已显得“有心无力”[1]。广泛运用的计算机技术可提高档案管理效率，因此事业单位在档案管理工作中，应加强信息化建设，有助于提高档案数字化水平，在日常工作中运用档案信息化系统，可以不受时空的限制对相关档案进行储存和使用，可以促进工作效率提升。同时，因信息技术的冲击，传统室藏档案模式发生了

显著改变，不仅在分类方面更加细化，也进行更合理的分组排序，因此，档案信息化建设可在短时间内调用、归集档案；其次，传统的纸质档案不易保存，从而导致档案信息不真实，甚至变得完全无效。另外，信息化建设还有利于实现自动化管理，让原本的纸质档案内容被存储于云服务器又或是电子硬盘中，进而实现档案信息的永久保存。相较于传统档案管理模式，信息化建设借助管理后台和档案平台可以更加方便和快捷地整理、借阅档案，为档案管理的持续、稳定发展奠定坚实的基础。所以对事业单位来说，档案信息化建设的意义重大，其有利于促进事业单位综合实力有效增强。

2 事业单位档案管理信息化建设策略

2.1 提高对档案信息化建设的重视度

领导干部的重视程度直接决定了档案管理的有效性，为了将现阶段领导干部忽视此工作的问题改变，当前我们必须要求领导干部高度重视档案管理，把此项工作摆在重要问题，尤其是要将事业单位管理内容的保密性问题全面提高。把档案存放在档案室中适宜的位置，为了使档案管理更加全面，还要加固档案室的门窗，从而保护档案信息的安全，避免其损坏、遗失。除此之外，还要购买扫描仪、计算机等先进的信息化设备，指派专业人员对管理工作予以负责，将登记工作切实做好，严禁非工作人员进入，同时在固定的时间大力培养档案管理人员，进而有效增强档案管理人员的专业能力和责任意识。

2.2 规范档案管理制度

我们正处于信息化时代，档案管理理念与方式也悄然发生了变化，档案数据信息共享于全面利用取代了传统保护管理模式[2]。为了能够有效利用档案信息，就应把实际情况充分联系起来，对档案管理制度予以建立，并不断完善，同时不能任意修改，在录入档案信息时，档案管理人员务必要严格根据国家规定的格式、方法、文字标识、著录原则等要求展开，若是档案管理人员不能统一著录，那么之后在检索档案的时候便很容易出错，最终无法准确提取响档案信息数据，影响其使用。而在对档案信息数据进行归档处理时，管理人员也一定要规范统一所使用的数据库软硬件，将纸质档案统一归档，以让事业单位内部档案信息资源得到共享，促使档案管理信息化目标顺利实现。

2.3 提高信息化建设的安全性

在档案信息化建设过程中，完善与规范档案管理制度是事业单位一定要完成的一项内容，同时将档案管理工作切实落到实处。应注意，事业单位务必要对员工档案资料进行规范使用，帮助工作人员充分掌握档案工作，不断完善档案使用和保密措施[3]。此外，应运用结合软件预防和硬件保护的方式，从技术上防护电脑病毒，同时对档案信息安全防护体系予以构建，以此使黑客入侵现象的发生率有效减少。现阶段，在档案部门的内、外网之间对保护屏障进行设置的方式是一种应用较为广泛的防火墙技术。如加密技术、数字证书、数字签名等安全保密技术所发挥的作用也极为显著。此外，事业单位各部门之间需要确保标准的统一性，合力对安全体系进行构建，促使安全风险有效降低。

2.4 加大档案管理基础设施建设力度

对于信息化建设而言，基础设施是重点，并在软件和硬件方面加强投入，只有投入充足的资金，才可以完善信息化技术与设备，这也是促使档案管理信息化建设目标顺利实现的重要基础。所以，应不断调整和优化传统档案管理方式，灵活借助现代化高新科技开展档案管理工作。如，可以借助电子设备代替人工管理，这既能促进整体档案管理工作质量提升，同时也能够保护数据信息的安全性，防止其被泄露。此外，事业单位还应积极建设平台推广模式，使诸多信息需求者均能获益，这也是将知名度提高的有效途径之一，进而以坚实的基础助力我国事业单位的持续、稳定发展。

2.5 加强档案管理人员信息化技能培训

信息化建设中，档案管理人员发挥着极为重要的作用，因而就需不断加强其信息化技能[4]。第一，事业单位可以借助形式多样的教育培训活动，稳步提高管理者专业素养。第二，若是条件允许，事业单位积极引入高素质人才，为信息化建设提供源源不断的智力。除此之外，更新管理理念也非常重要，管理人员需加大对网络知识的学习力度，利用所学知识高效率管理档案。第三，加强思想道德教育，强化责任意识，并激发主观能动性，进而保证信息化建设顺利进行。

3 结语

总之，不断发展的信息技术，促使网络的应用变得越来越广泛，信息技术有利于事业单位顺利开展档案管理信息化工作。所以，就要求将网络此平台充分利用好，为事业单位提供便利，高效开展档案管理，促进办事效率提升，对信息化平台进行有效维护，保证信息化建设能够顺利完成，并发挥最大化功效。