信息化时代背景下高中学校人事档案管理模式创新的路径研究

梁义强

（淄博实验中学，山东 淄博 255090）

人事档案是以个人为单位来集中保存的，上面记录了员工的工作经历、德行素养以及奖惩情况等，集合了各种历史记录。人事档案的信息化管理，就是要建立信息管理的数据库，利用应用程序对学校人员的人事档案进行统一的管理，能够及时对数据进行录入、修改以及查询等，提高工作的效率。

1 信息技术在高中学校人事档案管理中的意义

1）符合档案管理改革的新要求。在当今信息化的时代背景下，只有真正地实现学校人事档案的信息化管理，才能进一步地提高学校的管理水平。学校作为事业单位的其中一部分，需要把握时代发展的潮流和方向，进一步地加强人事档案的信息化管理，加快学校的建设和管理水平。

2）有利于提高自身的工作效率。人事档案上记录了学校员工的各种工作经历及其道德品质，是学校在进行招聘、选拔人才时的重要依据，也是领导层开展各种日常工作的基础凭证，在提高学校师资力量和教学质量上也具有重要的作用。在高中学校对人事档案进行管理的过程中，将现代化的信息技术融入进去，能够实现信息化的检索，将学校员工的人事档案上传到数据库的系统中，方便对人事档案进行分类整理和后期的查询、修改，能够有效地提高人事档案管理的工作效率。

3）有助于对档案资料的长久保护。传统的纸质档案不仅在查阅起来不方便，在保存上也缺乏一定的安全性和长期性。纸质档案如果储存年限较长，其中的字迹就可能会变得模糊，影响正常的查询和阅读。将人事档案管理信息化，能够加快调用的工作效率，增加档案保存的安全性，用电子档案的形式来保存，实现对人事档案的长久保护。

2 目前人事档案管理中存在的问题

1）缺乏先进的管理机制。目前学校在实施人事档案的管理化管理过程中，缺乏科学有效的管理机制，仍然采用传统的档案管理方式，对于社保及绩效这方面的内容资料相对较少，导致影响学生的绩效管理以及社保工作的正常开展。除此之外，由于受到经费等的限制，也造成了人事档案管理的信息化仍然处于初级发展阶段，尚未完全普及，在信息资源上共享程度较低，影响了人事档案信息化管理工作的正常进行。

2）人员的专业素养仍需提高。人事档案的信息化管理的推进，要求不仅应具备先进的管理理念及其技术设备，还需要从事人事档案管理的相关工作人员具有较高的专业素养。目前高中学校的人事档案管理工作普遍都会由将要退休的老教师来担任，他们缺乏人事档案管理方面的专业知识，在具体的管理过程中，缺乏充足的人事档案管理经验，导致高中学校的人事档案管理的工作效率不高，不利于学校的建设和长远发展。工作人员专业素养较低的原因主要有两个方面，第一方面是学校对于人事档案信息化管理的重视程度不够，导致在实际落实的过程中忽略了人事档案管理部门的作用，从而导致了人事档案管理的相关人员也缺乏信息化的知识和技能；第二方面是人事档案相关资料的记录和整理不全面，导致在对人事档案进行参考和应用时，无法得到全面有效的数据信息，难以通过人事档案反映每一个员工的真实情况。除此之外，由于相关工作人员缺乏人事档案管理信息化技能的相关培养，导致工作人员在信息化的过程中缺乏必要的信息技术，信息资源的开放度仍然较低。

3 高中学校人事档案管理信息化的有效创新路径

1）建立完善的管理体系。首先，学校应加强对人事档案管理工作的重视程度，认识到人事档案的科学管理对于学校发展的重要意义，积极转变传统的思想观念，树立现代化的人事档案信息化管理的意识，建立完善的制度体系，加快推进人事档案的信息化管理，实现资源共享，从而进一步地提高学校的人事档案信息化管理水平。其次，学校应以“实现管理自动化、存储数据化”的信息化管理为目标，提高相关管理人员的服务质量，加快实现信息数据库的资源共享，通过对人事档案信息化管理的逐步推进，对人事档案进行动态化的管理，全面提高资源的利用率，从而促进人事档案管理的进一步发展。最后，学校还应进一步加强关于人事档案信息化管理的制度建设工作，通过科学合理的规章制度来为人事档案管理部门的工作提供指导，使人事档案管理部门和各部门之间的工作能够有序地展开和进行，使人事档案的信息化管理工作更加规范化。

2）加强对高素质人才的培养。负责人事档案管理的相关人员，不仅应具备基本的档案管理知识和技能，还应掌握信息和法律方面的知识。然而在学校的具体工作中，一般会将工作的重心放在对一线教师的引进和培养中，而对于人事档案管理的工作人员要求较低，只会要求其为中共党员，在学历和专业上不会做过多的要求，这就导致了负责人事档案管理的相关人员缺乏充足的专业知识和技能，在实际的人事档案管理工作出现一些问题，导致工作效率不高，从而制约了人事档案的信息化管理。

学校应加强对人事档案管理人员的培养，可以通过对相关人员进行专业技能的培训来提高工作人员的专业素养，可以专门引进一批具有信息方面的知识和技能的专业人才，来帮助实现人事档案的信息化管理，还可以邀请一些这方面的专家，来提供技术上的指导和帮助，从而加快实现人事档案的信息化管理。

3）加强人事档案的信息安全。信息技术在给人事档案管理带来便利的同时，也存着一定的信息安全风险，学校应对可能存在的信息安全风险进行预设，做好关于信息安全的保护工作。首先，要能够灵活使用计算机的加密功能，在利用人事档案信息时，设置不同的保密级别，根据相关政策的具体要求来进行对信息的加密。可以通过建立一套完整的用户权限管理机制，来对用户访问人事档案设置管理权限，并在调用人事档案时设置信息安全验证措施，来保护人事档案的信息安全。其次，要在保证数据信息安全且不被丢失的基础上，对整个数据库系统设置安全机制，防止出现计算机病毒感染、外部因素攻击等而导致人事档案的信息数据泄露的问题。最后，可以针对防病毒、防辐射等问题做好基础性的保护工作，对电子档案及时地进行备份，对计算机系统实行定期的更新和维护。

4）加强对材料的搜集和管理。人事档案资料是领导作出正确决策、处理重大问题的根本依据，做好对人事档案材料的搜集和整理工作是确保人事档案信息化管理的重要前提，能够直观地反映出单位整体的工作成绩。一方面，应对事业单位下发的关于档案管理的具体要求进行传阅和归档，将这类材料完整地保存好，对文件材料进行定期的检查工作，保证相关材料的齐全，将人事档案信息化管理的工作贯彻落实下去；另一方面负责档案管理的相关人员可以对一些重要的文件进行复印，搜集整理有用的材料文件，进一步地强化文书管理，对学校活动的具体文件进行及时地归档。

4 小结

综上所述，对人事档案管理的信息化建设已经成为档案管理改革的一个新的方向，具有极其重要的现代化应用价值。学校应加强对人事档案信息化管理的重视程度，加大投入的力度，通过建立相关的规章制度来指引信息化的管理工作，确保人事档案信息的安全性，提高档案管理的效率。