人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略探讨

薛元霞 高 峰 李 全

（山东省烟台农业学校（中国农业大学烟台研究院），山东 烟台 264670）

科学技术的快速进步，使得每个领域的信息化程度都有所提高，信息化建设变成影响每个领域进步的主要因素。人事档案管理包括的内容较为广泛，其中就有人资发展目标、职工实际薪酬待遇与绩效考核这些。借助信息化建设将以往的人事档案管理转变成现代化和规范化的模式，是当下人资管理情况的真实体现。使其在很大程度上解决了档案管理当中文本、表格这些手工处理较为繁琐且易出错的问题，以防档案存在丢失的情况，促进人事档案管理这项工作的标准化发展。

1 人事档案管理信息化建设存在的必要性

首先，伴随信息化的迅速发展，人类社会活动获取资源的主要渠道就是信息，并且人事档案也从属于个人成长的重要载体，在人资管理上有着非常重要的地位。但加上人事档案朝着开放化和社会化的转换，也给人事档案的信息化建设创造了更多的便利，进而达成我国档案信息化管理的主要需求。其次，人事档案的信息化管理本身的载体就是计算机和网络技术，其转变了以往纸质记录的方式，能够在电子文件当中保存相应的档案信息，不只能够防止数据的丢失，还能够给人事管理这项工作给予更为全面的信息。不难发现，人事档案管理中的信息化建设能够在很大程度上提高档案具体的使用率，同时确保其保存时的安全性。再次，人事档案管理会牵扯到很多的信息，学校借助网络技术能够做到及时更新，转变了之前纸质管理环节上的繁琐性，也减少了职工的工作量。并且，信息数据库当中记录着很多有关职工和管理者的考核管理信息，给高层管理者的决策给予了很大的帮助。针对此，人事档案的信息化建设能够档案相关信息的更新速度，也提高了档案管理这项工作的运行效率。最后，在人事档案的信息化管理期间，职工通常借助计算机技术来实现档案的查询、修订与更新这些工作，不只能够确保原始档案信息具有的客观性，并且还能够预防档案遭到破坏。人事档案的管理需要尊重职工，唯有获得了职工的认同，档案才拥有使用价值。但在和职工进行交流时，能够消除很多的矛盾，彰显出人性化的服务特征。

2 人事档案管理的信息化建设措施

2.1 重视基础教育，确保人事档案管理的信息化建设

在当下，如果想要增加对于经费的投入力度，使档案管理工作的开展能够和信息化建设有效结合。人事档案管理工作者对档案管理期间的办公信息化做进一步分析，主动完善其中的重要流程，增加相关的投入力度。这其中，物质上的投入就是最为主要的前提与基础。需要拥有专业化的摄像机、计算机与打印机这些，这部分先进的管理设备比必须具备的，当然还存在着一些灭火器、去湿器以及湿度测试器这些，这时开展档案建设和研发利用的重要基础。另外，想要强化人事档案管理的信息化建设就需要重视软件具有的兼容性。先是，在开展档案管理资源的分类与存储时，档案管理机构能够借助信息管理这个系统、CAD/CAM系统以及资源管理系统这些对管理软件实施编程，同时对文字档案与图像类档案做自动识别，同时储存在对应的人事档案数据库当中，进而提升软件所具有的兼容性。

2.2 增强系统控制，提升人事档案信息化建设所具有的安全性

想要提升人事档案的信息化建设，就需要依据单位的具体工作情况，设计出更为标准化的操作流程，采取系统性的工作管理方式，做好人事档案管理相关的收集和整理工作，此外，还包含信息的上传与传递，这部分行为应逐渐规范化，进而建立起合理化和标准化的人资管理板块，提升人事档案这项工作的水准，从而增强学校的整体管理水平。首先，在学校人事档案的管理期间，应该增强对信息化系统具体的控制，如此才可以提速人事档案所具有的准确性，尽量降低信息差错的概率。档案管理工作者应依据人事档案管理这项工作的实际，让专业工作者在进行信息化系统的设计期间制定出对应的操作标准，其中包含人事档案管理当中系统操作的流程和指令，提升系统具有的科学性。其次，要提升人事档案管理当中系统所具有的安全性，应设置对应的职工操作员，以防火墙这个形式来隔离病毒，经常运用对应的软件来清除系统中的垃圾，为信息化建设给予更好的运行环境，以免未经授权的职工进入到人资档案管理这个系统当中，导致一系列不良的行为。最后，重视计算机实际的操作和管理，制定出对应的制度，让人事档案管理这项工作的从事者遵从制度来实施信息的录入与整理，同时制定出数据的备份方案等。

3 结束语

综上所述，发展人事档案本身的信息化管理体制并不是一蹴而就的，而是应该依据自身长时间工作所总结出的经验，在真正意义上掌握学校实际管理需求和不足才可以针对此进行对应的信息化建设，来填补其存在的缺点。在进行人事档案的管理时，应该要求学校中的职工意识到信息化建设所存在的必要性，结合学校具体的经营情况来制定健全信息化建设的有效措施，重视工作方式与工作习惯方面的改变，做到与时俱进。