浅析大数据时代档案信息管理

吉 艳

（吉林省梨树县廉政教育培训中心，吉林 四平 136500）

我国的档案信息管理工作一直是一个十分重要的工作。做好档案信息管理工作本身很难，其中牵涉到许许多多的问题。并且档案信息管理工作的提升也离不开相应的科学技术的提升。对于现在这个信息技术高速发展的大数据时代，对于大数据时代中档案信息管理进行研究可以很大程度上促进档案信息管理工作的进一步发展，因此对大数据时代档案信息管理进行研究是十分有必要的。

1 大数据时代档案信息管理工作面临的问题

1.1 信息化建设工作不受重视

档案信息管理过程中对于信息化建设不够重视是首要问题。有许多档案信息管理者认为对于档案信息管理工作而言，只要按时完成工作，避免在工作过程中出现错误即可。而信息化工作只是一种能够使整个工作过程更加快速的手段之一，并不是整个档案信息管理工作中的重点。并且信息化过程本身需要工作者付出更多去学习适应，企业中也往往会不可避免地投入更多的资金人力参与其中。因此信息化建设工作往往被企业边缘化，档案信息管理工作中的信息化建设工作较差。

1.2 档案信息管理模式过于传统

对于很多档案信息管理工作者而言，他们往往简单地认为这是一项有着悠久历史的传统工作。整个工作过程随着档案信息管理工作的开展已经得到了充分的完善，并不需要进行创新和进步。只要按照传统的方法进行工作就可以完成要求，这就导致他们工作过程中固步自封。难以将新技术与工作相结合，工作过程中工作效率较低。

1.3 缺乏有效的信息化管理体系

档案信息化的管理体系对于现如今的档案信息管理工作而言十分重要。但是往往工作单位中并没有形成科学有效的信息化管理体系。这就导致在工作过程中管理较差。相关部门应注意从整体出发。对整个管理体系进行综合性的优化，并且以实现科学管理为整个过程中的目标。力求提高整个过程中档案综合管理能力。实际上企业的信息化过程中管理体系往往多多少少存在着可以提高的地方。应对整个管理体系进行不断地优化，提高档案的信息化管理能力。

2 大数据时代背景下档案信息管理新模式

2.1 档案信息数字化

对档案信息进行数字化是在大数据时代进行档案信息管理的前提。将档案中的信息存储于计算机中进行处理是必不可少的步骤。这个过程主要是将原有的档案进行数字化处理并且进行数字化存储。这种将档案信息进行数字化的过程也使得档案数据能够更加简便地进行管理。并且它也可以极大地提高整个档案的使用效率。

2.2 信息结构科学化

档案信息的高效管理也离不开科学的信息结构，在对档案信息进行数字化之后存于计算机中并不是一个简单的过程。假如只是简单地利用一个文本文件将整个档案储存进入计算机。那么尽管这样实现了档案信息的数字化。但是在档案的管理中并没有体现出整个管理过程中的优越性。这个过程中是需要采用科学的便于管理利用的信息结构的，只有这样才可以很大程度上便于对这些档案信息的分类和相应的分析。提高档案信息管理的效率。

2.3 管理人才专业化

专业化的人才对于任何行业而言是不可或缺的，对于处于大数据时代中的档案信息管理工作中更是如此。没有专业的人才，就难有发展。而对于档案信息管理工作主要需要两种专业化的人才。一种针对档案信息管理系统的专业人才，这些人才主要精通于对计算机软件的开发与维护。他们需要对档案信息管理系统进行一步一步地开发与完善。而另一种是针对档案信息管理工作的人才，这些人需要对整个档案信息管理过程有一个深刻的理解，这主要包含了整个档案信息管理工作中的整个过程以及难点重点。并且这些人才也需要具备对于档案中的系统进行操作以及相应的信息进行整理的能力。

3 大数据时代背景下档案信息管理的策略

3.1 档案信息管理工作要做好云存储

档案中的数据进行云存储对于处于大数据时代的档案信息管理工作中十分重要。但是对于档案信息的存储实际上也有着许多要求。首先，对于进行云存储的档案信息，应保证整个存储过程中做到不重不漏。避免出现档案信息存储的缺失以及降低档案存储过程中出现故障的概率。而在存储过程中也应该具有一个档案信息管理系统来保证进行云存储的档案信息的质量。保证档案信息云存储的科学准确并且便于利用。

3.2 档案信息管理工作要做好云服务

云服务是近年来一种新兴的管理模式，这种模式其本身以互联网作为其基础，可以实现强化服务过程中信息交互的效果并且可以充分实现多种多样不同服务的一种模式。在云服务过程中，应着力于提高档案的利用率，充分地发挥出档案应有的价值。这可以在很多方面加以利用，例如相应的档案信息管理人员可以利用信息技术对于档案信息进行分析。并且对相应的数据进行统计，提高档案查询人员在查询过程中的查询速度以及查询准确度。而且实际上档案信息管理部门可以自己建立相关的网络信息服务系统。对于档案信息有相应需求的人员，可以在网站中进行注册登记认证进入到档案信息管理系统中获得自己所需要的信息。实现将档案信息管理工作做到便于他人利用，便于自己管理。在对档案进行利用的过程中也应注意加强对信息的保护，避免档案信息被不法分子利用从而对社会产生危害。

3.3 提升档案信息管理人员的专业化素质

档案信息管理工作人员的专业素养对于档案信息管理行业十分重要。这个问题可以通过多种的方法得以解决。首先在相关部门招收专业人员时应注重对这些专业人员相关专业素养的考察。并且在员工入职之后，可以对于工作的员工组织定期培训来提高他们的专业技术水平。并且相关部门也可以通过制定相关的规章制度来实现这一目标，对于专业素养高，积极完成工作的员工定期加以奖励。对于不求上进，消极怠工的员工加以惩罚。

3.4 提高档案信息管理服务水平

提高在档案使用过程中也应注意提高整个过程中的档案信息管理工作的服务性水平。充分地从档案使用者的角度出发。利用信息技术以及相应的调查不断的完善档案信息管理系统。例如保证管理系统具有一个友善的交互界面，减少整个系统中不必要的因素，提高档案信息管理系统的响应速度。提高使用者在使用过程中的体验，使得档案使用者能够对档案信息管理工作满意，提高档案信息管理工作中的服务水平。

4 结束语

对于大数据时代而言，对于档案信息管理工作进行不断的完善与进步是很有必要的。相关部门应对此加以重视，充分地认识到信息技术对于传统档案信息管理行业带来的巨大改变。充分地利用新型技术的长处。解决现在存有的问题，从而促进我国档案信息管理工作的进一步发展。