关于铁路建设档案信息化建设的若干思考

闫学谦

（山东省招远市铁路建设服务中心，山东 招远 265400）

档案的作用在于记录相关信息，具有社会学、实效性、价值性和教育性，对任何企业或者企业主管部门来说，档案管理均具有重要的意义。现如今铁路建设成飞速发展的趋势，铁路的档案信息化建设也是铁路发展的重要组成部分之一。现如今铁路建设相关工作，如前期环评、征迁、规划等各项手续办理工作，协调工作，服务项目建设，需要管理的档案资料繁多，因此加强铁路档案信息化建设十分重要。保证档案管理工作的科学合理性，为铁路建设单位提供更好的服务。

1 档案信息化建设概述

1）含义。档案信息化指的是档案管理工作模式的更新，传统模式下档案管理工作的中心在于对实体档案的保存，而信息化建设的目标便是实现对数字档案的保存。通过数字化信息技术，为企业提供优质的档案服务。档案信息化建设需要对档案信息进行数字化及网络化处理，完成信息的共享[1]。档案信息化建设的过程中，工作人员需要使用多种先进技术方法，例如数据压缩技术、扫描技术等，将传统纸质文件以电子的形式储存在系统中，建立相应的档案信息库。

2）可行性。现如今科技发展迅速，信息技术得到了各行各业的广泛应用，这也为提高管理水平，加快信息化建设提供了捷径。现如今，几乎所有的企业都具备计算机网络系统，工作人员也可以进行相关操作，完成相应的档案处理工作。越来越多的企业开始进行档案信息化建设，为档案管理工作提供经验。信息化技术是档案信息化建设的技术保障，有助于保证档案管理工作的规范化，促进企业的现代化发展。目前我国也出台了诸多档案管理条例，提高了企业对档案信息化建设的重视度，有助于促进档案信息化建设的发展。

2 当前铁路建设档案信息化建设现状

1）铁路档案管理存在的问题。（1）档案管理模式滞后。传统铁路档案管理模式的主要实现形式多为文本及声像资料，例如如果需要使用铁路建设征迁手续办理相关档案，利用项目规划资料办理相关用地手续等等，都需要在档案室进行查询，对相关文本进行打印。随着信息技术的飞速发展以及环境的变化，信息更加注重实效性，人们习惯通过信息系统快捷地得到相关信息，对其进行使用。传统铁路档案管理模式对档案使用的快捷性造成一定的影响。（2）缺乏对档案管理工作的重视。对铁路系统来说，很多企业、企业主管单位缺乏对档案管理工作的重视，工作人员的责任意识明显不足。铁路站段整合后严重忽视档案管理工作。在新时代的大背景下，全新的载体、门类及领域等档案不断涌出，对工作人员的能力也提出了更高的要求，但是一些工作人员综合素质低下，业务操作不熟练，无法落实档案管理工作，工作主动性不佳，对档案管理信息化建设造成严重阻碍[2]。（3）不具备相应的激励制度。铁路企业均为国有企业，在市场经济飞速发展的趋势下，管理体制没有紧跟时代发展潮流。档案管理工作不具备相应的激励机制，灵活性不佳，并且工作人员的薪酬待遇不佳，对其工作积极性造成一定的影响。

2）铁路建设档案信息化建设存在的问题。（1）管理制度滞后。铁路档案信息化建设需要有效的制度保障，但是结合现状分析，目前档案管理制度相对落后，很多企业或者企业主管单位仍使用传统制度，不符合时代发展需求，不利于开展档案信息化建设，对档案管理工作的质量和效率造成严重影响，并且在信息化建设过程中，开发和使用档案没有相应的控制标准体系，阻碍信息化建设的发展。（2）人才和资金的匮乏。信息化建设势必需要大量的专业人才，人才质量也决定信息化建设的水平。但是铁路档案管理工作人才匮乏，主要原因在于领导层的不重视以及相应培训机制的缺失，直接导致档案管理工作人员素质参差不齐，并且工作人员流动性较强，不符合管理人才的要求。除此之外，工作人员缺乏系统全面的教育培训，综合素质参差不齐，不符合信息化建设的要求。因此，档案管理工作人员不仅需要具备充足的档案管理经验，同时还需要全面掌握相关信息技术的使用方法，能够在工作中熟练应用。但是铁路部门缺乏对工作的重视，资金投入力度明显不足，对信息化建设的发展形成阻碍[3]。

3 铁路建设档案信息化建设措施

1）强化基础设施建设。档案信息化建设的前提便是完善基础设施建设，对铁路企业、铁路建设管理单位来说，需要加强对档案信息化建设的重视，就要加大资金支持力度，强化硬件设施建设，营造安全高效的网络环境。首先需要配备档案数字化设备，结合铁路建设服务情况，引进容量较高、运行速率较高的服务器，为档案工作管理的开展提供技术保障，提高信息处理速度，确保各类电子档案文件得到合理的管理和应用。同时需要优化网络体系，保证信息资源的实时共享。最后需要强化档案信息安全建设，确保铁路系统档案网络平台的安全性，保证数字档案信息的安全性，不仅需要在软硬件设施上做好安全保障工作，还需要建立完善的安全管理机制。

2）建立数字档案资源。铁路建设档案信息化建设的重心在于档案信息资源的建设，并且档案信息资源建设是一项长期系统性工作。档案部门在接收实体档案的过程中也需要接收电子档案。对档案归档的过程中，明确实体档案及电子档案的储存期限、顺序等，提高管理水平。档案信息资源建设过程中，需要提高电子档案收集水平，做好数字档案数据库建设工作，全面更新和转换传统工作模式，提高铁路建设档案的信息化管理水平。

3）完善管理体系。传统档案管理模式相对落后，因此，铁路企业和铁路建设主管单位需要完善管理体系，为铁路建设档案信息化建设提供保障。现如今档案载体呈飞速发展，致使管理方法也变得更加现代、先进，信息化建设有助于提高档案管理工作质量。铁路企业需要结合电子文件特点，使电子档案管理工作规范化，明确工作人员的职责，确保相关工作的顺利进行，提高档案管理科学化水平[4]。

4）建立专门的系统和服务平台。档案管理系统需要具备收集、管理、保存及应用几项基本功能，并且还需要保证数据的恢复及备份、日志管理、权限管理及安全维护等功能。系统能够接受电子文件及相关数据，收集关键信息，实现档案管理工作的数字化发展，保证资料的真实性和完整性。对于铁路系统中的电子档案，需要对其进行及时脱机归档，同时移交电子及纸质版档案，合理保存[5]。

4 结语

综上所述，在新时代的大背景下，档案管理工作无论是对企业管理主管单位来说，还是对铁路企业来说变得愈发重要。铁路企业需要加强对档案管理工作的重视，促进铁路建设档案的信息化建设，进一步提高铁路企业档案管理工作的质量及效率。企业建设服务主管单位要注重档案信息化、规范化、制度化管理，建立起从项目规划、立项、用地、征迁、建设、开通运营等闭环式档案资料数据库。首先最重要的就是工作人员需要及时发现档案管理工作及信息化建设过程中存在的问题，全面分析问题，采取有效的解决措施解决问题，保证档案管理工作的有序开展，促进其信息化建设。