档案管理的信息化建设与改进方法

薛 靖

（山西省吕梁市离石区安全生产监督执法大队，山西 吕梁 033000）

档案管理信息化建设，顾名思义，其所指的主要是档案管理机构，为当今档案管理工作融入相关的信息化技术，以此高效率展开档案管理工作，进而使其能够更好地服务于国计民生。正是在这样的背景下，档案信息化建设成为横亘于当代档案管理工作面前的一个重大课题。因此，对于如何有效开展档案管理工作的信息化建设，并不断推动整个档案管理工作的创新，成为档案工作中一件迫在眉睫的事情。

1 信息化建设在档案管理中的优势作用

1）提升档案信息管理的信息化。在经济快速发展背景下，相应强化了人们的档案意识，逐渐扩大了档案信息用户群，此时需要转变传统的档案信息管理方法，采用适宜的管理模式和方法。随着档案信息管理的现代化发展，对于管理人员的要求也在不断提升。由于缺乏现代技术人员，导致档案工作的管理效果不佳。通过档案管理的信息化建设，可以深入开发和利用档案信息资源，提升档案管理的实效性。

2）提升信息应用的专业化。随着档案信息用户群体的增加，相应扩大了档案管理范围。档案管理类型也呈现出多样化特点，导致该项工作呈现出多种不同特性。档案信息所包含的资源失真度增加，存在大量虚假信息和冗余信息。档案信息化建设能够确保档案需求的专业化、个性化发展，不仅能够降低管理成本，还能够实现系统化管理操作，提升档案信息应用的专业性。

2 档案管理信息化建设存在的问题

1）档案管理工作效率低下。档案管理工作效率低的问题是由于多种问题所导致的，给档案管理工作的创新带来了严重的制约。首先，工作人员缺乏信息技术意识，在工作过程中缺少信息意识，不能有效运用信息技术来对档案工作进行管理，缺乏创新意识。档案管理一直以来都不被各个单位所重视，认为档案管理工作只是整理资料，属于“闲职”，这些误区常常造成在具体工作上也不能认真贯彻和落实，出现了档案工作被边缘化、被遗忘的情况。而广大干部职工也普遍存在对于档案较为忽视，对档案所收集材料不明确，填写材料时马马虎虎，敷衍潦草等现象。其次，档案管理工作量大。传统人工的档案管理方式，需要工作人员自己检查档案、整理档案、分析档案，面对大量的工作任务，难免会影响档案管理工作的质量和效率。

2）档案管理人员专业素质不强。目前，不少单位对于档案管理工作仍存在着重视度不足的情况，普遍停留在资源保管的层面，缺乏现代化的管理手段和方式，导致各类资料无法在工作中充分发挥作用。另外，由于相关管理制度的缺失，导致资料无法及时地收集和保存，造成资料丢失、损坏等情况，给单位正常工作造成影响。单位领导对档案管理工作缺乏重视，也使档案管理人员对自身工作的重要性认识度不足，管理人员的专业素质不高，导致资料利用率下降。

3 档案管理信息化建设对策

1）提升档案管理信息化建设的重视程度。为了实现档案管理信息化建设，应当不断提升领导者和管理人员的思想认识，使其认识到档案管理工作的重要性。从单位领导层和管理层入手，提升对各级部门管理人员重要性的认知。因此，必须注重宣传和强调档案信息化管理，通过专业培训与教育活动，确保领导者和管理人员学习档案信息化管理知识，并且将档案管理信息化建设作为单位管理的一项主要内容，纳入工作计划中。同时，注重人力、物力和财力的投入，以此确保管理信息化建设的实效性。另外，在大数据时代背景下，领导者和管理人员制定合理有效的档案管理制度，全面提升档案信息的有效利用率。

2）档案人员综合素质提升。档案管理工作人员综合素质提高对于有效保证档案管理服务水平有着重要的影响。首先，需要提高工作人员对档案管理工作重要性的认识，完善档案管理制度，使工作人员的管理观念得以创新，使工作责任心有效提高。其次，单位应定期组织工作人员进行专业技能和管理知识的培训，使其综合素质和专业技能提高，对档案管理工作人员的知识结构进行更新，对计算机技术和信息化技术予以充分了解和掌握，为档案管理的信息化建设奠定坚实的基础。再次，需要加强专业人才的引进，使档案管理工作人员的整体素质提高。最后，为了有效调动档案管理人员的工作积极性，应制定相应的激励及奖惩制度，对档案管理工作进行有效规范，使档案管理水平有效提升，资料信息的有效性、全面性和真实性得以有效保证。

3）建立健全档案管理信息化规章制度，实行标准化管理。首先，档案管理部门要严格执行《档案法》有关规定，建立科学有效的档案管理制度，对档案的收集、整理、归档、调阅等进行细致规定，并确保相关制度的有效实施。同时，要加强对档案安全管理制度的完善，建立责任追究制度，对违法违规行为依法进行追责。其次，要推进信息化管理的标准化管理。要针对建档、存储、共享等环节，形成规范化的管理模式，对档案进行重要层次分级设置，对延续性档案内容进行实时更新，协调档案管理单位所有部门共同参与，共同进行数据开发和使用技术的探索，真正实现档案管理信息化建设的服务功能。

4）注重建设办公网络系统，强化档案信息化安全管理。在网络建设完善过程中，注重优化档案管理信息系统，引入专业管理人才和设备，不断优化完善网络建设。采用信息化方式和技术，大力建设档案信息化平台，从根本上提升档案管理效益。在档案管理信息化建设过程中，必须注重安全管理问题。为了提升档案开发利用率，必须加大档案信息安全保护等级。通过档案管理的各项安全要求，基于信息安全要求和分析进行分类，确定不同等级的安全保护要求和标准，科学评估信息管理系统的安全性。此外，单位还需要建立档案安全管理机制，实现常态化安全管理，对安全管理操作流程和程序进行规范，充分发挥出安全管理机制在档案管理中的作用。单位还应当引进安全管理设施，设置保密功能和安全查阅权限，联合网络安全建设硬件系统，全面确保档案管理的完整性和安全性。

4 结束语

综上所述，档案管理信息化建设是信息时代档案管理工作的必然发展趋势，对提升档案服务经济社会发展能力至关重要。政府管理部门和广大档案管理单位应予以充分重视，加大投入，不断提升软硬件建设和人才队伍培养，使档案管理信息化建设更好地服务于人民，服务于国家建设和社会发展。