关于单位档案管理信息化建设的有效思考

丁晓丽

（辽源市龙山区就业服务局，吉林 辽源 136200）

事业单位档案管理为事业单位的日常工作提供了基础保障，但是现阶段的事业单位档案信息化管理却还存在一定的问题，例如管理目标不明确、管理人员的各项能力有待提升、缺乏基础管理平台等等，制约了事业单位档案管理发展，迟迟无法实现信息化，也无法为事业单位的日常工作和特殊工作提供支持。因此，事业单位档案信息化建设还需要制定有效、明确的管理目标、打造一支高素质的档案管理员工队伍、建立完善的基础平台，才能有效促进事业单位档案管理的创新发展。

1 事业单位档案信息化建设的必要性

1.1 实现档案资料的永久保存

在事业单位当中存放有许多纸质档案，但由于纸质档案的管理十分繁琐，且纸质档案非常容易受到阴雨天气的影响，一旦存放环境潮湿，纸质档案就会出现发霉的现象，难以长期有效保存，很容易出现档案信息丢失等情况。并且纸质档案的查找也十分困难，需要花费大量的时间和精力。而电子档案管理就相对便捷，可以将档案存储在电子磁盘中，大大节约了档案存储空间问题。不仅极大地节约了档案存储空间，使用信息化管理方式来管理事业单位的档案信息还能够有效预防档案信息丢失，确保信息的完整性，真正实现档案信息的永久保存。

1.2 方便事业单位管理档案信息

现阶段事业单位的档案信息分为两类，纸质档案、电子档案。档案资料数据量大，管理过程十分复杂，有很多程序性要求，在实行档案信息化建设后可以进行纸质档案与电子档案的整合，简化档案管理工作程序。通过搭建基础平台，在通过关键字搜索有效查找所需的档案资料，同时也可以使用平台进行档案数据管理，既简便又高效。

1.3 拓展了档案的职能

事业单位的档案信息化建设转变了传统的纸质人工录入档案方式，开始利用数字媒体技术实行电子录入，有效地提高事业单位档案处理的效率，让事业单位的档案职能开始转变。档案管理不仅仅是保存，而是全面的信息资源的采集、管理、存储服务。让事业单位档案管理的职能更加全面，从而为事业单位发展贡献更多的价值。

2 现阶段事业单位档案管理的不足之处

事业单位档案管理主要负责管理事业单位的信息数据和相关资料，对于事业单位来说档案管理是基础性的管理工作。档案管理不仅要收集和保存相应的数据和资料，更要对数据资料进行科学加工和规范整理。但在当前在事业单位档案管理的过程中却还有许多不足之处，需要将这些问题有效解决后，才能真正高效地开展档案管理信息化建设。目前事业单位档案管理存在的问题有：第一，事业单位档案管理的目标不够明确，导致信息化建设无法有效推进。档案管理工作难于顺利开展，此外由于没有明确的档案管理目标，许多工作人员在工作中无法有效发挥主观能动性，工作流程也无法得到有效规范。事业单位档案管理效率较低，无法真实发挥其价值。第二，事业单位档案管理人员的专业能力素养有待提升。随着社会的进步，新技术的不断出现，对于事业单位档案管理人员专业能力要求在不断增强。当然部分没有跟随时代发展更新观念、学习科学技术的档案管理人员已经落后于时代发展，在开展信息化建设过程当中无法适应，还需要组织相关人员进行培训学习，有效提升单位档案管理的效率。此外，现阶段事业单位档案管理信息化缺乏专业的信息化平台，同时在建设过程当中也没有充分使用互联网和数字技术，没有充分实现事业单位档案管理的基本职能和潜力挖掘。因此在新时期下，事业单位档案信息化建设还存在一定问题，还需要深入分析，找到合理解决的途径，做好信息化建设，为事业单位档案管理发展开辟出的相一条崭新路径，让事业单位档案管理实现现代化发展。

3 新时期强化事业单位档案管理信息化建设的措施

3.1 明确档案管理目标

事业单位档案管理目标不明确，需要事业单位档案工作人员高度重视，根据本单位的实际情况，制定合理的工作目标问题。积极进行事业单位档案工作改革，积极推行事业单位档案管理信息化建设，以信息化建设为事业单位档案工作的管理目标，同时事业单位档案管理工作需要积极进行探索，不断改革创新。因此，要实现事业单位档案管理的信息化建设，应该积极使用现代科技，不断更新发展理念。以信息技术为工具，在工作中明确信息化管理的方向。积极地进行改革探索，摒弃传统的管理方式，档案管理信息化建设更进一步。以信息化建设为目标更好的引领事业单位档案管理工作的开展，让事业单位档案管理工作为单位人员提供更加全面快捷的服务。

3.2 提高事业单位档案管理人员的专业能力

随着时代的变革，社会对于人才的要求正在不断的提高。因此事业单位档案管理人员需要跟随时代发展步伐有效更新观念，提高自己的专业能力。人员能力和素质对于事业单位档案管理工作效率的提升有直接的关系，甚至决定了事业单位档案管理的发展方向。因此事业单位应该组织档案管理工作人员进行学习，提升能力，有效提高档案管理人员的信息化建设能力，确保其能够有效开展信息化管理工作。鼓励员工不断学习，丰富自己，并且将自己所学到的新技术、新理念运用到档案管理信息化建设当中。同时为员工提供实际锻炼机会，有效来提高档案管理人员的综合能力。事业单位还需要对档案管理人员进行定期的规范化培训，充分调动工作人员的主观能动性，为单位贡献自己的力量。

3.3 建立事业单位档案管理基础平台

信息化建设是新时代事业单位档案管理发展中的重要内容，信息化管理方式能够有效提升事业单位档案管理工作的速度，保证纸质档案与电子档案的信息安全。通常情况下，信息化档案管理会涉及档案的录入、检索、整合和保存等多项内容，让繁琐的数据变得简洁，同时有效简化了材料传送工作。而信息化平台的建立会让事业单位档案管理变得规范化，在平台当中档案的存储和收集整理变得更为方便。单位人员也可以通过平台来调整、检阅、查找档案信息，让事业单位档案管理工作为单位发展提供更为全面的服务。

4 结语

综上所述，新形势下事业单位档案管理的信息化建设能够有效地提高事业单位档案管理部门服务公众、服务社会的能力，需要相关部门引起高度重视，做好长期发展的规划，以便于促进单位的健康发展。虽然目前事业单位档案管理工作还需要不断完善，但只要积极探索，坚持正确的发展理念，一定能够找到真正适合事业单位发展的档案管理信息化建设道路。