探究档案信息化建设与工程档案管理

张军娟

（南平武夷新区投资开发集团有限公司，福建 南平 354200）

工程档案管理，是建筑项目管理结构中不可缺失的部分，它能够以文字、视频、图片等方式，将本次项目建设前、中、后等环节等资料都保存下来，实现了建筑行业发展情况记载。为适应当前社会发展需要，工程档案管理工作，正在向着信息化、现代化的趋向转变，这也是信息技术在社会发展和行业建设中协调性融合的直接体现。

1 档案信息化建设

信息化，是与传统的纸质信息记载方式相对应的资源管理方法。它主要在于借助数字化程序、智能化手段，实现资料内容的保存和整理[1]。档案信息化建设，就是充分利用数字化程序，一方面承接传统的文字记录方式，对档案信息进行书面整理，一方面是利用大数据、虚拟程序指令，通过图片、视频、音频等方式，将档案信息资源很好的整理起来，以实现迅速、精准进行信息资料梳理和长期性保存的效果。比如，建筑工程档案借助数字化手段管理时，技术人员可以通过大数据模型，进行虚拟信息的记录，以确保工程资料保留的更加完整，这就是档案信息化建设具体运用的体现。

2 当前工程档案管理中存在的问题

工程档案，是指针对项目申请、确定、设计、建设、检验等多个环节中的相关资料，进行的系统化、立体化的资源整理方式。国内工程档案管理工作的实施，呈现出整体稳定，但具体实践层面缺失重重的状态。结合国内建筑工程档案管理的基本情况，现将其中存在的问题归纳为：

2.1 工程档案管理结构混乱

工程档案管理工作涉及了工程档案管理的各个方面，由于管理人员并未清晰的做好工程档案管理内容的划分和整合，就会出现档案内容混乱，亦或者是管理资料整合缺乏逻辑性的状况。虽然从宏观层面而言，结构混乱的档案管理方式，也实现了档案管理因素调节，但其实际运用的价值却并不高。

2.2 工程档案管理方法应用不当

工程档案管理方法运营形式合理与否，也会成为影响工程管理活动实施成效的条件。从国内工程档案管理的实际状态而言，60%的工程项目档案依旧采用纸质资料为主，电子档案备份策略开展管理；同时，工程档案管理工作具体实施期间，全盘肯定式的工程档案管理活动实施，也会造成缺乏有效的方法筛选，出现工程档案管理成效较低的状况[2]。

2.3 工程档案管理制度缺失

当前，正处于工程档案管理工作转型阶段，逐步引导工程档案管理活动规范化转变的情况下，新旧管理制度对接层面临着相互矛盾的情况。一方面，工程档案管理制度中，存在着针对档案收集结果进行管理，但收集过程不规范的问题。另一方面，工程档案管理制度实施缺少外部监管环节，造成了新旧制度对接缺少约束的情况，大大影响了工程档案管理成效。

2.4 工程档案管理人员水平有限

工程档案管理，是与项目整体之间都关联密切的资料整合工作。随着国内建筑行业的整体发展水平逐步提升，工程档案管理人员的能力也逐步暴露出档案管理思路简单、自身能力水平较低、亦或者是理论与实践水平之间不相匹配的问题。这些主观层面的档案管理问题，会直接导致投资公司档案管理活动无法顺利实施，甚至是实践效果不佳的问题，它会增加项目投资公司的实践成本。

2.5 工程档案管理目标模糊

工程档案管理活动具体实施期间，管理人员直接进行项目档案的存储，而没有详细的进行档案资料的整理，会增加后续档案资源运用的繁琐性。或者是，工程档案管理活动具体实施期间，多重管理因素方面分析上，没有实行工程档案管理因素的对应性评估，而是单纯进行工程档案管理结构的规划，其过程也会导致工程档案管理工作安排不够协调的状况出现。以上这些问题，均是由于工程档案管理系列条件安排不协调所导致。

3 借助档案信息化建设促进工程档案管理工作优化

借助档案信息化建设促进工程档案管理工作优化方法包括：

3.1 清晰调节工程档案管理结构

工程档案管理活动具体安排和分析期间，为了确保各项工程档案管理内部安排与外部分析之间相互一致，就要针对当前管理结构混乱的问题进行最优化调节。其一，工程档案管理时，应依据工程管理基本结构，梳理出清晰的工程档案管理脉络，切不可随意进行各种资料随意堆积。其二，工程档案管理期间，可充分利用大数据手段，创建立体化的工程档案管理结构，以实现工程档案管理系列要素的全面化整合。

某投资公司针对以投资工程项目进行档案管理时期，为确保做好资料管理与时代发展相互适应，工作人员首先从本次工程档案管理结构层面给予了相应的调整：1）依据本次项目工程建设情况，按照民用住宅工程管理资料整理要求，初步确定了项目档案内容，主要从资金、工程品质、进度期限、市场销售四个部分进行档案整理。2）利用大数据程序，创建独立的投资项目档案管理文件夹，且一部分是按照项目进程进行纵向梳理，一部分按照核心档案管理点进行横向整理。3）对于工程档案管理中模糊资料，运用大数据检测分析程序，将其归类到最接近的领域中，并做出“特殊”标注。

投资公司进行工程项目档案管理活动期间，逐步形成逻辑清晰的工程档案管理结构，避免集中性开展多重管理因素的堆积，亦或者是单方向进行工程档案管理状态分析，均迎合了档案信息化建设的整体需求。

3.2 有序选择工程档案管理方法

工程档案管理工作虽然看似简单，但其中依然存在着诸多技巧，如果管理人员直接按照具体状况，毫无标准的随意进行档案管理系列要点的对应分析，也会对档案管理的成效造成一定的冲击。为此，工程档案管理工作具体实施期间，也需要对档案管理方法运用情况进行综合调整。

某工程投资公司进行信息化档案管理方法运用期间，为了确保项目工程档案资料科学合理的推行下去，技术人员就主要从工程档案管理具体活动实施的方法选择层面加以调节：1）对本次工程投资项目进行全面的了解和分析后，采用虚拟模型对工程项目建设中的相关资料情况进行评估。发现本次项目中不仅包含了前期设计图、成本核算等专业性档案资料，还包括后期竣工结算、市场运行周期成本回收比率等方面的内容。为避免大量数据资料整理期间出现误差，管理人员借助专业工程档案管理建设程序，以实现从工程档案管理实际出发，不断实行工程要素合理调节的成效。2）本次工程中还包含了局部附加绿化工程建设部分，但由于建设区域相对较小，且较为零散，这部分主要采取人工跟随识记法进行信息化档案管理。3）待本次整体工程建设项目活动全面结束后，工程档案管理人员，需要将这两个部分的资料有序整合在一起，以确保工程档案管理活动开展，满足档案管理方法得当，管理手段协调的信息化服务趋向。

工程档案管理工作具体分析和研究过程中，注重档案管理方法的选择和研究，不仅能够为后续实践活动的展开提供清晰的实践思路，更能够避免工程档案管理效率低下的问题。

3.3 调节工程档案管理机制

工程档案管理活动具体推进期间，做好档案管理制度层面的对应调节，也是其活动具体展开中不能忽视的一方面。尤其是在当前信息化手段大范围融合的情况下，更应注重档案管理机制部分的合理化调整。

某工程项目进行档案管理机制分析和研究时，为确保后续工程档案管理活动的有序化展开，档案管理人员就在信息化综合建设的状态下，着重从工程档案管理制度层面给予优化：1）全面采用针对性、自动化程序，对公司投资工程项目的合作环节、施工环节、竣工环节等部分，进行档案线上沟通与交流。2）工程档案管理工作具体实施环节上，借助无线终端程序、多元化产业开发结构等环节，实行科学有序的工程档案管理系列内容方面的科学化调控。3）工程档案管理信息化服务制度确定时期，还充分利用了远程无线、终端全景监管记录设备，实行工程档案管理工作机制对接方面的完善。

项目投资公司调节工程档案管理机制的目的，是为了减少项目资源运作管理中的隐患，减少资本回收期间的额外支出。同时，工程档案管理活动全面调节时期，也保障了项目工程档案资料真实性。

3.4 工程档案管理人员能力提升

工程档案管理活动具体推进期间，为适应当前档案信息化管理的态势，从档案操控主体的视角上进行多样化实践环节的对应分析，不仅能够适应当前信息化水平逐步加强的环境需求，还是从信息化技术手段的应用层面出发，进行工程档案管理能力调节，对相关性理论加以整理和定位。

某建筑项目工程投资企业进行工程档案管理系列活动具体实践期间，为确保投资公司实践项目档案管理工作有序展开，各项活动实践层面所给予的人员层面所实行的能力研究内容归纳为：1）本次项目工程档案管理资料整理和分析前，针对所有在岗档案管理人员进行集中性学习，以确保每一个环节中，都能够实现工程档案管理规范化、标准化实施的状态。2）建筑工程项目档案管理系列活动具体分析时期，为确保各个方面活动协调有序对接，定期组织在岗人员进行信息化技术运用操作技术培训。3）对于项目工程档案管理人员中，专业理论较强、但实践能力不足的群体，企业采取了智能化人工互动程度，自动进行实践能力方面的辅助。而对于理论缺失、但信息技术操控灵活度较高的群体，则可以采取线上辅助性教学策略，开展项目工程档案管理活动的对应调节。

项目投资公司进行工程档案管理系列活动具体实施期间，不断进行实践群体层面的因素分析，并在信息化手段的应用之下，实行生产运作方面的内容评估和分析，它能够最大限度的保障工程档案管理的品质。

3.5 工程档案管理目标清晰化定位

档案信息化建设活动有序安排和分析期间，协调有序的进行工程档案管理层面的优化，也应通过做好工作档案管理定位解决问题。其一，工程档案管理系列活动安排时期，应明确档案管理的服务目标，从而将前期的档案管理各项工作都很好的串联起来。其二，工程档案信息化建设时期，形成档案收集前期、中期、以及后期三方相互协调的实践体系，明确每一个环节都有哪些实践条件，这样就可以实现工程档案管理多重因素协调的形态了。

比如，某投资公司进行工程项目档案信息化管理与建设期间，档案管理人员就将本次活动的目标定位为：1）科学协调的开展信息化实践活动方面的对应安排，以保障工程项目档案管理资料，呈现出科学化、协调性的实践趋向。2）将本次项目信息化档案资料分割为前期、中期、后续三部分，从而辅助工程档案管理信息化转变。

4 结论

综上所述，探究档案信息化建设与工程档案管理，是信息程序在工程整体建设中融合的理论归纳。在此基础上，本文通过清晰调节工程档案管理结构、有序选择工程档案管理方法、调节工程档案管理机制、工程档案管理人员能力提升、工程档案管理目标清晰化定位等方面，分析了工程档案管理信息化转变的方式。为此，本文研究成果，为当代工程档案管理工作优化提供了新视角。