高校教学档案信息化的风险管理策略研究

李 煜

（湖南城市学院，湖南 益阳 413000）

2020年年初，高校积极响应国家政策，通过中国大学慕课、智慧树、学习通超星、微信、QQ等网络教学平台进行网络授课，网络课程及在线教学不受时间、空间限制，大大提高了教学效率，丰富了教学资源，产生了大量的电子教学档案，如视频、PPT课件、在线教材及作业等。与传统的高校教学档案相比，高校教学档案信息化管理有利于教学档案的存储、教学信息的查询、教学资源的共享及教学效率的提高，但是也存在诸多问题，其中教学档案信息化的风险管理问题尤为突出。加强高校教学档案信息化的风险管理，才能确保高校电子教学档案长久地、有效地发挥作用和功能，促进高校教学档案信息化建设。

1 高校实施教学档案信息化的风险管理的意义

高校教学档案是指教学管理和实践过程中所产生的有价值和保存意义的各种材料，是评判学生学习能力的主要依据，也是高校进行教学改革和创新、提高教学水平和质量的重要参考。随着教学规模的扩大，学生人数的增加，教学档案的内容越来越丰富，种类越来越多，数量也急速增长，对教学档案的需求面也越来越广，教学档案信息化管理能促进高校教学工作的有效管理，便于学校优化教师队伍管理，能更好地保证高校教学质量，方便教师开展针对性教学，对学生就业也有帮助。电子教学档案的搜索、查找和利用，不受时间空间限制，可以随时随地为人所用。但是计算机网络风险给高校教学档案信息化管理带来诸多难以预测和防范的威胁，风险管理是必须要考虑的问题。高校教学档案信息化在带来便捷、高效的同时，也带来了管理风险。2020年年初高校不能按时开学，教师需要利用电子教学档案进行线上教学，并随之产生大量的新的电子教学档案，面临诸多潜在的威胁。对高校教学档案信息化实施风险管理意义重大。第一、实施高校教学档案信息化风险管理，能确保高校电子教学档案长久地、有效地发挥作用和功能；第二、实施高校教学档案信息化风险管理能提升高校电子教学档案资源防范风险的能力，确保档案信息安全和教学档案材料真实性和完整性；第三、实施高校教学档案信息化风险管理能为高校教学档案信息化安全体系提供全面保障，促进高校档案事业的成长与发展，促进高校智慧校园建设。

2 高校教学档案信息化管理面临的风险类型及特点

高校实施教学档案信息化管理过程中面临的风险不容忽视，防控不慎就会对教学档案造成威胁。高校教学档案信息化管理面临的风险类型及特点主要体现在如下方面：

2.1 客观存在的网络技术风险

高校教学档案信息化管理对于网络和计算机技术的依赖性较高，教师课件、学生成绩、教学视频等等都是通过互联网上传，因为互联网环境开放性的特点，存在很多安全隐患。一、教学档案信息化系统容易遭受非法访问，电子教学档案内容容易被不着痕迹地肆意篡改，如果系统崩溃，将引起大量档案数据丢失；二、计算机网络技术也存在许多不足之处，电子教学档案保存不够稳定，不能保证电子教学档案存贮万无一失。

2.2 广泛存在的安全保密风险

众所周知，网络系统和计算机本身存在不少漏洞和安全风险，教学档案信息化管理面临着诸多不确定的安全风险因素，对电子教学档案进行储存和利用时，往往因为小小的疏忽导致电子教学档案数据泄密等问题。首先因为利用者多且范围广，不论是教师、学生或教辅人员都有权限进入教学档案信息化系统查阅信息，信息容易被泄露，且教师之间频繁转发、下载、上传材料，教学档案内容容易被复制和修改，从而影响其保密性，安全性也难得到保障。其次通过互联网进行传输的电子教学档案，存在被窃取和盗用的风险，计算机病毒无处不在，无孔不入，繁衍和更新速度极快。电子教学档案通过USB移动硬盘等设备进行传输的过程中也容易受到病毒攻击，电子教学档案信息，如学生学籍信息、成绩等涉及个人隐私的信息很容易被泄露。再次教学档案信息化管理方面的制度不够完善，没有严格的安全保密政策，许多电子教学档案的使用者保密意识欠缺，影响教学档案的安全和保密性。

2.3 潜在的真实性风险

虽然对教学档案进行信息化处理，通过各种数据信息的采集来实现数字化存储十分便利，但是在信息化采集的过程中容易出现不准确问题，由此带来了电子教学档案失真风险。首先因为网络环境不稳定，相关软件系统更新换代，容易影响教学档案信息的真实性。其次在现有技术条件下，还很难保证教学档案原真内容，比如学生相关纸质档案材料数量巨大，无法面面俱到进行档案信息化，教学档案不完整现象仍然普遍存在，通过不同渠道的传递、各种病毒地攻击等都会带来档案失真风险。再次因为计算机设置的参数不同，导致教学档案在制作时就存在失真现象，加之网络数据容易被修改，部分电子教学档案不能还原档案原貌。

2.4 突发的完整性风险

电子教学档案的完整性对教师教学尤为重要，但是由于教学档案数据容易被使用者复制修改，导致电子教学档案失去原有的完整性。首先在电子教学档案形成、使用、上传、转发等环节中，档案信息随时可能被破坏，遭受数据丢失的风险。其次现有的管理机制不能确保电子教学档案完整，所以内容被修改、次序被调整等现象时有发生，从而导致教学档案的完整性受损。再次电子教学档案种类多，容量大，对计算机硬件、软件设备要求较高，因计算机硬件问题导致无法正常开机，软件异常导致无法登录系统，引起数据丢失的情况不少。

2.5 不可预计的人为风险

教学档案信息化建设同样需要由档案管理人员进行操作，在搜集、录入、上传电子教学档案过程中，由于档案管理人员素质参差不齐，信息化水平不高，且信息安全意识薄弱，容易造成操作失误，导致教学档案信息遗漏或丢失等问题，影响了教学档案信息化质量。而且有些教学档案管理员保密意识不强，把自己的账号和密码告诉他人，使得他人有机会篡改或窃取教学档案信息。部分教师对于电子教学档案的重视度不够，随意修改或转发，容易影响教学档案的完整性和真实性。

3 高校教学档案信息化的风险管理存在的问题及对策分析

高校教学档案信息化风险管理存在诸多问题，主要集中在三个方面：1）软、硬件设备支持不足；2）风险管理机制缺乏；3）从业人员素质不够高。根据这三个方面的问题提出如下建议：

3.1 加大教学档案信息化风险管理软、硬件设备的投入

为了减少教学档案信息化管理中的风险，必须给予教学档案信息化管理工作足够的资金和技术支持。首先加速档案信息化管理硬件建设，购置先进的计算机、扫描仪、服务器等硬件设备。其次加大教学档案信息化管理软件的投入，推动档案信息系统相关软件更新换代工作，建立一个涵盖面广的完善的教学档案管理系统，购买正版杀毒软件，定期对电脑进行病毒查杀。再次对电子教学档案采取加密技术，查看、利用电子教学档案时，必须使用密钥，并且密钥专人专用，对电子教学档案的开放利用进行精细化管理，以防为不法分子所利用、窃取或篡改教学档案信息系统信息资料。最后灵活运用监控技术，严格设置管理权限，教学档案信息管理系统必须要严格验证访问人员身份，避免任何无关人员的访问，还要建立相应的防火墙，禁止非法访问，不断提高高校教学档案信息系统中资料的安全性和隐私性，减少网络病毒和黑客攻击。

3.2 完善教学档案信息化管理风险管理机制

教学档案信息化管理涉及的部门和人员最为广泛，且多分布在不同的院系和部门，情况较为复杂。原有的档案信息化制度不适用于教学档案信息化的迅速发展。完善教学档案信息化风险管理机制应该从以下几个方面入手：首先加强前端预防，针对可能存在的风险建立一套风险应急处理方案，能在遭遇风险的第一时间做出反应，将损失降到最低。其次严格控制过程，制定风险评估方法，对可能存在的风险进行全方位评估，增强档案管理人员风险预警能力和保密意识。再次做好备份工作，对重要的电子教学档案做好备份，对风险进行预先防范工作。最后强化检查与督促，相关部门定期对教学档案信息化的风险管理工作进行领导和监督，发现问题，及时处理，做到责任到人，落实到岗，确保风险管理工作有效落实。

3.3 提高教学档案信息化管理从业人员综合素质

1）提高教学档案信息化管理人员的风险管理意识。计算机及互联网的利用在教学档案信息化管理中必不可少，由此带来的信息安全风险更加凸显，提高教学档案信息化管理人员的风险管理意识对教学档案信息化的风险防范至关重要。电子教学档案管理人员必须具备高度的责任感和风险管理意识，把档案信息安全风险防范摆在战略高度来认识，从思想上为教学档案信息化管理筑牢安全防线，使风险防范意识贯穿信息化管理工作始终。

2）提高教学档案信息化管理人员的风险管理水平。教学档案信息化管理人员的风险管理水平高低直接影响电子教学档案的保密性、真实性、完整性和可靠性。减少教学档案信息化管理的风险，就要加强档案信息化管理队伍建设，提高从业人员的风险管理意识，提高他们风险识别、风险评估的能力，加强他们风险应急处置的能力。教学档案信息化管理人员要从过去的兼职型转变为专职型。目前高校教学档案信息化管理缺少既具备专业的计算机知识又精通教学档案相关知识且有一定的风险防范意识的人才。必须定期组织档案信息化相关业务培训，为从业人员提供学习提高的机会，实现对电子教学档案的科学高效管理，更好的预防在电子教学档案积累、整理、传递、利用过程中的风险。

4 结语

国家档案局于2018年印发《关于进一步筑牢安全防线确保档案安全的通知》，通知强调档案安全责任落实、档案安全风险排查和建立健全档案安全长效机制等等。国家对档案安全、数字档案安全愈来愈重视。对高校教学档案信息化进行风险管理，能进一步深化高校教学档案信息化管理程度，提高电子教学档案利用率；指导高校教学档案信息化的风险管理实践，提升电子教学档案资源风险管理水平和档案安全保障水平；对建立健全高校教学档案信息化安全体系提供参考方案，促进高校档案事业的成长与发展。