事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述

闫静静

（惠民县公共就业和人才服务中心，山东 滨州 251700）

现如今，我国社会经济飞速进步，以往的事业单位档案管理模式已经无法满足广大人民群众的需求，为确保我国事业单位的长远发展，必须紧跟时代发展的步伐，积极开展资源档案信息化管理工作，同时事业单位是否能够长远发展，直接影响到我国国民经济的建设及国民民生保障的方方面面。在信息时代背景下，由于以往单一的纸质档案已经难以满足这一时代的发展需求，我国事业单位档案管理需要不断创新和完善，促使事业单位档案管理实现数字化与智能化，减轻档案管理工作的强度，提高档案管理工作的效能，大大提升事业单位的公众形象，有效保证社会大众的利益，构建起一个健康稳定的社会环境。

1 事业单位档案管理信息化建设的重要性

事业单位与普通企业的档案管理工作相比，具有一定的独特性，这是它隶属于国家的性质而决定的。人事调动、工作纪要记录以及发展历程等内容则是其工作的重点，这些资料都是事业单位历史变革的见证，有着重大的意义。现代社会科技的快速发展，使得办公走向自动化、无纸化的道路，档案的生成方式也从传统的方式走向了信息化的道路，读取的方式从人工走向了机读。这样的档案管理方式与传统的纸质管理方式有着很大区别。在未来档案管理当中，档案工作人员会面临各种各样的档案文件，对于信息检索者来说，无论是进行信息决策还是开展有关的项目服务，这些都是可以参考的重要内容。所以，积极创新事业单位档案管理的方式方法，深入数字化、信息化的应用手段，推进档案信息化管理工作，更有助于实现事业单位档案管理工作的优化、效率的提升，对于实现档案管理工作的可持续发展大有裨益。

2 事业单位档案管理信息化建设问题

2.1 档案管理信息化的理念尚未深入人心

随着信息技术的出现和广泛使用，它在各个领域的发展和创新中发挥了不可磨灭的作用。信息技术已在管理大型公司方面发挥了巨大的优势。对于事业单位中的文件管理，它还必须配备现代信息技术，这大大提高了文件管理和使用的现代化程度。但是，仍然有一些事业单位的相关管理人员尚未意识到基于信息的档案管理的重要性，继续使用传统形式的档案管理，由于相关的管理人员和干部对于信息技术存在偏见，因此他们认为进行档案管理信息建设是必须消耗大量的人力、物力和资金等。同时，部门负责人和各个部门的员工对待档案管理的态度严重阻碍信息建设档案管理的计算机化设计严重阻碍了事业单位在未来的健康稳固发展。尽管在某些事业单位的文件管理过程中，信息构建被视为未来文件管理中的重要问题之一，但通常在建立过程中只是对其进行肤浅的了解，而没有加深对其管理或健全和完善，并且在构建过程中没有投入太多的精力。

2.2 缺乏资金

档案信息化建设离不开资金支持，在加大硬件投入、加强管理规范等方面需要较大资金，信息技术日新月异也需要对软硬件设施不断更新换代，信息安全防护系统构建都需要大量资金。而且在很多档案部门，档案的重视程度不够，忽视了利用的目的，大量档案仍是纸质化，难以形成档案信息的数字化和规模化，导致档案信息化建设发展较慢。

2.3 信息化安全存在隐患

档案是一项重要的信息资源，资源共享连通信息孤岛，让信息多跑路，让使用者少跑腿，档案信息化为使用者带来了极大便利，但在我们享受便捷服务的同时也存在很大的安全隐患，档案信息化以互联网为基础，一旦遭到黑客攻击或网络故障，信息容易丢失或泄露，硬件基础设施和软件系统建设不能适应信息化的安全需要，设备陈旧，网络建设跟不上，档案信息安全技术还需不断完善。

3 事业单位档案管理信息化建设有效策略

3.1 建立信息化档案管理理念

伴随着社会的持续发展，信息化环境之下档案管理工作发生了明显的改变，档案管理工作的信息化发展创新已经成为一个必然的趋势。在这一环境背景之下，档案管理工作必须从服务社会角度着手，做好信息化建设。与此同时，必须做好档案管理理念的创新和优化。在具体工作中，需要先从制度体系方面着手，对档案管理工作的规范化、秩序性进行落实，同时在问题出现时及时进行应对转变，落实奖励与惩处机制，并将管理责任落实到个人。在制度体系方面可以突出优化节约、收纳等相关工作，尽可能规范管理措施。另外，还需要做好管理意识与责任意识的培训教育，促使相关工作者可以对档案管理工作形成正确认识，杜绝工作中的随意性，提高档案管理工作的整体水平。

3.2 加大对事业单位档案管理的资金投入

不管是工程项目还是公司管理部门，顺利进行的原因都是每个部门都投入了大量的人力、物力和财力，事业单位中的文件管理也是如此。为了能够及时更新旧设备并有足够的资金来引进高新技术，必须增加文件管理方面的资本投资。首先，在有关部门的大力支持下，事业单位可以积极引进现代化的管理设备，取代原来的计算机、扫描仪、打印机和其他文件管理所需的材料。但是，应注意的是，更换设备后，人员应保存原始数据并将其传输到新设备中，以进行有效的分类和集成。其次，为了确保所收集文件的安全性和机密性，还应建立完整的安全保护系统，以确保文件信息不会丢失，从而确保信息的安全性、完整性和有效性

3.3 强化档案信息安全管控

近年来，档案安全事故频发，档案损毁、数据泄露，档案安全是档案工作的底线，要进一步加强档案安全工作，提高档案安全工作水平。一是严格落实档案管理、资料移交、信息查询等工作制度，完善制度规定，签订保密协议责任书，使档案工作人员充分认识到档案安全工作的重要性，从制度上规范各项业务工作，消除安全隐患。二是开展消防安全讲座，进行档案安全宣传教育，提高消防安全意识，开展消防演练活动，加强消防设施设备，定期对档案库房进行全面检查，科学备份数据，保障档案安全。三是定期对档案工作人员进行信息安全教育培训，加强安全教育，从技术方面进行全方位全程监管，降低廉政风险，确保信息安全，多方面加强信息安全长效机制建设。

4 结束语

事业单位档案管理工作走向信息化的道路，不仅仅是由于信息技术的进步，也是社会效率提升的必然选择。事业单位在档案管理信息化建设上要做好与社会共同进步的准备。在这个过程中，需要优化自身的信息管理水平，与单位的运行情况相结合，探索真正适合自身发展的科学道路。了解最新的网络信息、计算机技术以及应用软件，为今后档案工作的有效展开奠定基础。