新时期做好数字档案室建设研究

徐 斌

（襄阳市政建设集团有限公司，湖北 襄阳 441000）

建设数字档案室，对于提高档案工作效率、提升档案工作现代化水平具有重要意义，可以实现档案信息资源社会共享，更好地满足人民群众日益增长的信息需求。数字档案室建设是一项系统工程，需要经过多个环节方能完成，如前期的调研、建设立项、行业专家论证、数字档案室软件开发、各类平台(管理平台、利用平台等)的构建、系统运行、项目后期维护等等。可以说，数字档案室建设是一项持续性工程，需要大量的资金投入和人力、物力支撑，且需要单位各部门的全力配合。

1 大数据环境下影响数字档案室信息安全的因素

1）人员因素。人是档案信息安全的核心要素。首先，档案管理部门往往重视归档整理和开发利用，轻视风险预防与管理，在思想上缺乏对数字档案资源安全重要性的认识；其次，大数据环境下的档案管理工作具有很强的专业性和技术性，档案管理队伍缺乏既具有扎实的档案专业知识，又具有较强的信息技术能力的复合型人才；最后，档案管理队伍参差不齐，部分档案管理人员知识老化，信息素养较低。

2）制度因素。人的行为要靠制度来约束，健全的制度是确保数字档案管理工作有序进行的关键。当前，自然资源数字档案资源安全相关的法律法规并不健全，缺乏统一的自然资源数字档案资源安全标准。档案管理部门应结合大数据环境下数字档案室信息安全防护的具体内容，组织开展大数据环境下自然资源档案信息安全保护所需的标准与制度研究，形成科学的行业规范。

3）基础平台因素。数字档案信息系统及其运维平台是数字档案管理的基础平台，是数字档案室的物防基础，大数据环境对数字档案管理基础平台的安全性提出了更高的要求，需要顶层设计，确保人力、财力、物力的持续投入，保持系统软硬件的稳定、可靠、可控。

2 数字档案室特点

数字档案室是各级档案管理部门为适应档案资源管理数字化、信息化、网络化的现实需要，以计算机、信息、通信技术为手段，对传统档案信息资源进行收集、归档、整理和利用，并利用多媒体平台为公众提供档案信息服务、共享。作为新时期档案整体存在，与传统档案室相比，数字档案室具有其显著特点：

1）档案资源：数字化。与传统档案室档案管理资源不同的是，在数字档案室中，档案存储是以数字形式存在的文本、图像、视频、音频等不同类型的数字信息。数字档案室中的档案信息数字化显著压缩档案存储空间，改变档案组织形式，可见，信息记录“数字化”形式成为数字档案室的显著特征。

2）档案实体：虚拟化。传统档案室管理主要以纸质档案、照片档案、胶片档案、录音、录像档案载体为主，不同实体形态的档案管理对档案室要求较高，如防磁防虫蛀、防光等等。但，数字档案室建设，则将各种实体档案“虚拟化”，利用信息、数字技术将传统“实体”档案进行数字化加工，与数字档案资源一并管理。

3）信息传递：网络化。传统档案室的档案查询、借阅和归档需要“步入”档案室，接触到具体的实体档案。而在数字档案室内，各种档案信息资源依附于网络存在，在网络条件下进行数字档案资源的收集、归档、移交和利用服务等，信息传递依赖于网络渠道，突破了传统档案室“时空”限制。

3 数字档案室建设的策略分析

1）严格遵循相关建设标准。数字档案室建设需遵循相关的建设标准，如《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》《档案信息系统安全保护基本要求》《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》等。相关建设标准涉及档案硬件配备、功能需求、资源格式、经费投入、人才引进等多个方面，是数字档案室建设的有力保障，严格遵循相关标准方能确保数字档案室各项工作的成效。

2）深度挖掘档案信息资源。大数据时代，用户对档案信息的需求更加强烈，传统的到馆查阅服务模式已经难以适应用户的需求，用户更倾向于通过网络来获取信息资源以节省时间成本。但大量的数据信息使得有用资源的获取和筛选更具难度。因此转变服务理念，主动对接用户的信息需求，深度挖掘档案信息资源已经成为档案机构开展优质服务和有针对性服务的重要途径。要运用大数据技术对用户的信息行为和信息需求进行分析，同时利用大数据技术获取有价值的信息。此外，通过档案编研工作主动开发档案信息资源，丰富编研形式，积极开发包括纸质成品、视频音频、电视节目、网络展览、微电影等在内的各种编研成品。熟练掌握“两微一端”等自媒体的运行方式，充分利用新媒体开展档案资源宣传与推广工作。

3）着力培养档案专业人才。人才是数字档案室建设的重要力量，但不少档案机构面临着档案专业人才匮乏的困境。为解决这一尴尬局面，可以从两个方面着手：一方面，注重档案和信息化人才的引进，以满足数字档案室建设和运行的需求；另一方面，必须注重档案管理人员的继续教育，应结合档案工作实际需要开展信息化技能的培养，如安排专项经费为新进档案管理人员参与岗位培训和档案管理人员参与继续教育提供资金支持，鼓励档案管理人员结合单位实践开展科学研究工作，了解行业发展的研究热点和焦点，着力解决档案信息化工作中的实际问题。可以说，上述两类人才的有效组合能够为数字档案室建设提供有力的人才支撑。

4）数字化加工与后期转换关系。要严把档案数字化加工转换处理及整理质量关，确保档案数字化整理质量。一方面，要提升档案数字化转化处理、后期整理及数据挂接质量，将数字化转化、整理及数据挂接误差控制在5%以内，从源头保证档案数字化工作质量。另一方面，要严格把控档案数字化扫描后的数据整理质量，根据档案数字化数量核查或抽查一定数量的档案数字化案卷、页、件是否准确，核查档案正文与标题是否一致，数据挂接是否准确等等，确保数据挂接质量，确保各类档案全文数字化，夯实数字档案室资源建设质量。

4 结语

档案安全既是档案工作的基础，又是档案工作的生命线。数字档案安全性涉及人员素养、管理制度、基础设施建设、安全防护技术等各个方面，这是一项重要的系统工程，必须考虑影响安全性的各种因素，并积极采取有效的措施，以确保档案信息的安全。在此过程中，还应充分考虑大数据环境对数字档案安全所带来的新的挑战，从基础设施建设、安全防护技术、人员安全素养等角度进行思考，做好大数据环境下的数字档案风险防范工作，更好地实现档案信息资源共享，为社会发展服务。