新时期事业单位人事档案信息化管理研究

贾 超

（山东省淄博第六中学，山东 淄博 255300）

在事业单位中人事档案是对职员的个人信息的概括，是对个人发展和状态的依据，通过人事档案，事业单位能够更好的去运用人才，保证单位的顺利运行，对事业单位的发展有着重要的意义。因此，要加快事业单位对人事档案信息化管理的建设，促进其作用的充分发挥，提高工作效率，顺应时代的发展潮流。

1 事业单位人事档案管理信息化建设的重要意义

随着时代的发展，信息化已经渗透到各个行业的发展中，因此对事业单位人事档案信息化管理建设是时代发展的要求，与事业单位的发展有着紧密的联系。由于传统的人事档案信息管理效率较低，管理成本也比较大，信息整理也比较困难，通过实现人事档案管理信息化建设能够有效的提高工作效率，减少工作人员的劳动量，减少了工作流程，利用信息化技术来处理信息，实现人员信息资料的收集。整理和归类，保证了信息处理的精确度，同时也方便数据的调取和查询，实现了信息的共享。由于人事档案所包含的内容较多，利用传统纸质的档案管理不利于资料的保管与查询，需要占用大量的空间，同时还要采取一定的防护措施进行档案的保护，成本比较高。而通过建设信息化人事档案管理有效的避免了这些问题，只需要将数据资料录入系统，从而有效的减少了管理成本。传统的纸质档案信息存储方式只能采用文字和图片，形成比较单一，而信息化人事档案能够实现了资料的多样化，使得档案更加全面、客观，促进了人事档案的有效开发利用。

2 目前事业单位人事档案信息化管理建设中存在的问题

1）人事档案信息共享不全面。通过对事业单位人事档案信息化管理建设的不断完善，逐渐步入了正轨，然而在实际操作过程中由于地区对管理人事信息管理方式的不同，导致对信息化管理系统软件的开发也不同，进而阻碍了信息实现共享的发展进程，即使建立了信息化的人事档案管理，也不能全面实现信息共享，严重影响了对人事档案管理资源的有效运用。

2）信息化管理设备不够完善。近年来，随着事业单位对人事档案信息化管理建设的重视程度不断加大，有效的促进了信息化建设进程。然而由于缺乏充足的资金，在建设人事档案管理信息化的过程中不能全面的配置相关的基础设备，包括计算机等。此外，缺乏管理经费会导致在人事档案信息化管理工作进行过程中管理系统的不完善，阻碍了全面建设信息化人事管理的进程，降低了工作效率。

3）信息化管理标准不够规范。要想实现事业单位人事档案信息化管理最重要的因素就是建立规范的信息化管理标准，然而在实际操作的过程中事业单位的人事档案管理缺乏统一规范的管理标准，不同地区的事业单位人事档案管理不同，从而为查询档案等工作带来了不便，如果想要获得其他事业单位部门的人事信息就必须得到当地人事档案管理处进行查询、调取，缺乏统一规范得管理制度标准，阻碍了各部门之间得合作。

3 事业单位人事档案信息化建设策略

1）重视对人事档案信息化建设。在实施事业单位人事档案信息化建设的过程中首先要加大对其的重视程度，应该从管理层为首，转变思想观念，紧跟时代的发展，对人事档案的价值有着清楚的认知，明白其重要意义，进而加快对人事档案信息化建设。由于建设信息化人事档案需要投入大量的时间、金钱、精力，为了有效的实现事业单位人事档案信息化的建设要从多个方面展开：第一，要对相关人员进行培训，培养专业的人事档案信息化管理人才；第二，对人事档案管理负责人进行针对性的培训，提高其管理能力以及专业水平；第三，要加大投资力度来招聘专业的技术人才以及管理人才，促进事业单位人事档案信息化管理的顺利进行。

2）对人事档案信息化建设加强管理。通过对事业单位人事档案信息化管理加强，进一步实现建设的统一。人事档案管理信息化建设是十分复杂的工程，事业单位领导要给以一定的重视，确立建设目标，根据单位的实际情况进行适当的调整，合理分配信息化建设需要的人员、资金投入，促进人事档案管理信息化建设的科学性、合理性。同时要定期的为人事档案管理人员进行专门的培训，进而促进管理人员专业知识技能以及管理水平的提高。此外，在对人事档案信息化管理实践过程中可以采用数字化的管理模式，所有的人事档案信息均由国家进行统一的规范，再经过建立统一电子的人事档案进行管理，保证在进行人事档案管理时实现全国统一化，在管理过程中实现有法可依。为了促进事业单位人事档案信息化管理建设的进程，应该对从事人事档案管理的相关工作人员进行培训和考核，保证其专业性，进而提高对人事档案管理水平。与此同时，从事人事档案信息化管理的相关工作人员要严格规范自身的行为，遵守事业单位的规章制度，保证操作的规范性、系统性、安全性、效益性，从而促进人事档案信息化管理的建设顺利进行。从宏观的角度进行整体规划，提高信息化建设的效率。

3）加大对人事档案信息化建设的投资力度。要想实现事业单位人事档案信息化建设，其必要条件就是充足的投入，包括资金、管理、设备技术等，其建设过程十分复杂。事业单位领导要对其管理给予足够的重视，及时制订相关的人事档案信息化规划，促进信息化建设的顺利实施。有了充足的资金投入，才能更好的改善人事档案信息化建设所需要的设备，根据实际环境情况来选择购买，为建立电子档案信息库提高硬件设备。此外要充分保证档案信息的完整性，保证档案数据的规范程度。在采购硬件设备时要充分满足网络的安全性、管理的规范性、信息保存的及时性等。由于事业单位人事档案管理信息化建设是十分漫长的过程，不应该急于求成，要将目光放的更长远一些，实现持续发展。

4）加强人事档案管理信息化建设的创新。事业单位在实现信息化建设的过程中要充分利用互联网技术，进而有效的推进数字化人事管理的完善，促进管理系统平台的更新，同时要科学制定相关的事业单位人事档案管理系统平台的建设方案，根据方案来进行相应的投入，进而促进人事档案管库信息化建设水平的提高。此外，对事业单位给予充足的资金支持，不断地对人事档案信息化管理设备进行完善、升级，提高其管理效率。在大数据的时代背景下，要重视在大数据云计算技术进行创新，提高电子化人事信息档案的管理水平，对信息查询路径不断的优化，实现信息共享，加强对个人信息的保护力度，降低其风险。除此之外，事业单位要对社会的发展形势有明确的认知，要紧跟时代的发展需求，采用创新性人事档案管理技术进行管理，实现人事档案管理的智能化，进而在很大程度上实现人事档案管理信息化的优化与创新。

4 总结

简而言之，在信息化时代的发展背景下，事业单位实现人事档案管理信息化是大势所趋，通过加强信息化建设能够提高工作效率，降低管理成本，实现信息共享，促进了人才资源的合理运用，为人类生活带来了方便，与此同时要重视人事档案信息化管理的建设，加大投资力度，加强对信息化技术的创新，促使事业单位人事档案信息化管理实现最大的效益，充分发掘其价值，推进事业单位的长久发展。