浅析化工行业项目建设期间科技档案管理工作的优化

王 琳

（湖北三宁化工股份有限公司，湖北 宜昌 443200）

科技档案作为企业科技成果存在的一种主要载体之一，如何管理、利用科技档案，能为企业节约人力、物力、财力，已成为企业档案工作者探讨的一个重要课题。在化工行业中，随着企业的不断发展，生产规模的逐步扩大，科技档案的管理显得尤为重要，特别是在项目建设期间，如何管理在建期间不断变化的科技档案，需要档案管理人员根据企业特点，不断经验累积，并结合各项档案管理标准、规范，建立起一套适合企业、简单易行、规范标准的管理办法。

1 化工行业科技档案的特点

1.1 形成周期长，时间跨度大，变动频繁

化工企业项目建设种类多，涵盖大、中、小型各种建设规模。以湖北三宁化工股份有限公司为例，公司自1970年以来，经过近五十年的发展，实现了小型氮肥厂向百亿级产值的现代化大型联合化工企业的多元发展；单一的氮肥产品向生产煤化工、磷化工和石油化工产品大型化工企业的多元发展。本公司涉及煤化工、磷化工、石油和精细化工三大领域，有碳铵、尿素、磷酸一铵、磷酸二铵和高浓度复合肥等化肥产品和合成氨、甲醇、二甲醚、硫酸、硝酸、磷酸、盐酸、氟硅酸钠、环己酮、双氧水、己内酰胺等化工产品。特别是近十年来，公司跨越式发展，规模不断扩大，科技档案管理工作的重要性在项目建设和生产、改造中日益凸显。小型改造项目周期一般较短，大型改造项目和重点建设项目少则一两多，长则三五年。一个新项目的建设，从可研到竣工验收，从始至终，科技档案管理工作贯穿于整个项目建设过程中。中途合同更改、图纸变更等原因致使科技档案变动频繁，档案管理人员要及时记录、存档，保证档案的准确性、完整性。如湖北三宁公司2018年开始建设“年产60万吨乙二醇”项目，预计2021年初实现开车生产，档案管理工作需要持续进行，贯穿项目始末。

1.2 专业性强，种类多样，利用率高

三宁公司十多年来，新建了多个大型项目，涉及煤化工、磷化工、石油和精细化工等多个领域，化肥、化工产品种类丰富。三宁公司2007年建成具有年产40万吨总氨、30万吨尿素的合成氨厂区，2012建成并投入生产使用的“年产20万吨/年己内酰胺”项目，2018年开始建设“年产60万吨乙二醇”项目。每建设一个新项目，档案管理人员都要提前了解新建项目工艺流程，为项目建设科技档案管理做好准备。例如三宁公司在建的“年产60万吨乙二醇”项目现在划分为乙二醇、空分、气化、尿素、净化合成、公用工程六个片区，每个片区内包含合同、技术协议、地勘报告、桩基检测报告、图纸等档案。本公司将项目现场划分为多个区域进行管理，划分区域又与竣工验收后厂区车间划分对应，基本建设档案与设备档案与区域、车间对应管理。科技档案种类多样，有各类纸质档案，如政府批文、审批材料、地勘报告、合同、图纸、检测记录等，还有光盘、录影带等电子载体档案，还包括了实物档案、照片档案、声像档案等。项目在建设过程中，不仅要收集、整理档案，科技档案的使用也非常频繁。

1.3 技术储备性强，具有一定的继承功能

在项目建设、技术改造过程中，管理人员根据设计资料组织施工、调试、点火开车，在这期间，会产生过程记录资料，这些资料经过收集、整理，形成非常有价值的科技档案，对以后增产扩能等技术改造起到重要的指导作用。在项目建设过程中，管理人员会根据实际情况对某些设备、工艺流程优化、改造，并申请专利。三宁公司迄今已成功申请专利380件，其中发明35项，实用新型327项，外观设计18项。这些在项目建设中取得的经验、成果，是具有重要价值的科技档案。

2 优化在建项目科技档案管理工作

2.1 重视档案管理工作，全员参与

DANIEL J.SAGE等（2010）指出工程建设档案作为一种知识工具在建设项目管理过程中有很强大的作用。在建项目中，科技档案涉及整个项目流程，遍布工程设计、管理、施工、监理等各部门，在建项目科技档案整理是一项贯穿整个项目的系统工程。所以需要领导高度重视，要增强全体参建人员的档案意识。要积极对档案管理人员进行宣传和培训，提高档案管理人员的业务能力和责任感。使全体人员从项目开始，就做到统筹规划。要有专门的人员负责各部门之间的协调，保证档案资料的完整、齐备和及时归档。科技档案管理工作是化工企业生产中一个重要的环节，也是一项技术服务工作，必须把它融入到化工企业的生产计划中，为化工生产服务。企业领导应该注重科技档案的需要，如人力、财力等，最终提高科技档案工作的政策性导向。

2.2 完善档案管理制度，严格执行

档案规章制度要具有可操作性，以可操作性强为目标，充分体现制度的权威性。通过对档案进行筛选、归纳等步骤，利用检索工具，提高查找利用档案的效率，对已破损和字迹褪色的档案及时修复或复制。加强企业档案工作，深化档案制度改革，收集有价值的材料，完善档案内容。定期了解档案工作情况，研究解决遇到的问题，加强检查与指导。建立检查核对制度和送交档案材料归档工作制度等制度，制度建设要具有科学性，实施过程中要有权威性。湖北三宁公司针对科技档案管理制定了《科技档案管理制度》，针对公司各厂、子公司、在建项目科技档案的搜集、整理、利用、销毁等都有严格要求。在公司不断发展壮大的过程中，根据公司需求，制定了《在建项目档案管理办法》，对各类项目建设过程产生的科技档案进行合理、有效的分类、搜集、整理，既能为项目建设提供高质量的服务，也为科技档案标准化整理做好准备。在科技档案日常管理中，制定了《科技档案评比制度》，以分公司、分厂为单位，每月评比，用制度督促、鼓励公司科技档案管理工作的高效开展。

2.3 提高档案管理人员素质，保证档案管理人员稳定

档案管理人员的素质包括知识素质和业务素质，知识素质主要是指档案工作人员的学历、知识的深度和广度等，业务素质主要包括现代社会中应具备的职业技能，如计算机水平、组织协调能力等。科技档案工作人员要树立“终身教育”的观念，不断深化专业知识。同时还要不断学习与档案事业相关的学科知识，建立起合理的知识结构。随着科技的飞速发展，各种新型技术也应用于化工行业中，化工行业正在向智能化转变。科技档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念，与时俱进，不断提高自身素质，利用现代化、先进的方法管理科技档案。在建项目科技档案管理是一个动态管理过程，档案管理人员需要全程参与，项目建设过程中，如果档案管理人员离职或者调动，都会对科技档案产生影响。化工行业科技档案涉及的范围广，形成档案数量庞大，有基本建设档案、设备档案、声像、电子档案。基本建设档案既有土建还有化工、电力行业的档案要求，更有诸多专业，如：仪表、电气、管道、设备等，因此，如果档案管理工作没有正常衔接，科技档案容易丢失、利用不及时，甚至会影响项目建设进度。因此，为确保在建项目的科技档案管理工作顺利进行，必须要提高档案管理人员素质，保证档案管理人员稳定。

3 结语

随着社会的建设与发展，化工行业在建工程项目档案的管理工作需要不断的适应新的环境，针对其中存在的问题进行合理、有效的管理，以此来提升工程项目档案管理的质量，增加管理的效率，促使整个化工行业更好更快的发展与建设。