提升人事档案在人资管理中作用的路径分析

刘 彪

（会东县退役军人服务中心，四川 凉山彝族自治州 615200）

在事业单位内部人事档案为其重要构成，科学的人事档案管理可促进其内部的管理水平，并能实时记录员工在工作期间的奖惩状况、工作能力与奖惩信息等，要依照单位内部的实际状况来调整其整体的人资布局。

1 在人资管理中人事档案管理的主要作用

1.1 加强资源配置

利用良好的人事档案管理能加强资源配置，改善工作人员的办事效率，最大化办公物品的价值。依照人事档案中的内容，事业单位会对其内部员工的专业技能、思想水平、个人素质更为了解，人资部门在进行专业化管理时由于会遵照员工特性，其管理工作将变得更为科学，利用合适的人员配置可将每名员工的个人能力发挥出来，促使其实现个人价值。在了解与掌握了员工的个人能力后，管理人员还可采用科学的人员流动，既有效避免资源的浪费，又能调动出员工的工作热情，促进事业单位的整体发展。

1.2 有助于改善管理水准

在互联网时代与经济全球化的双重压力下，加大了事业单位的竞争程度，而信息时代最重要的竞争优势为人才的质量与数量。具体来说，当单位内部的员工信息逐渐完善时，人资部门的管理将变得更加有的放矢，利用精准的人事档案信息能针对性地训练各类业务，使人才的培训更带有专业性、科学性。通过对员工的专业化管理，能发现其当前存有的问题，适时开展多种补充性培训，如健康保健、安全教育等，若员工感受到单位的人文关怀，其工作中的责任心与归属感也会更强，因而合理的人事档案管理可增强单位内部整体的管理水准[1]。

1.3 提升绩效指标的科学性

在人资部门管理期间会出现不同种类的员工信息数据，其都会进入到人事档案中，在进行绩效考核或评价前管理者应了解到员工的工作能力与思想动态，而运用此类动态数据则会有效发现该问题。比如，在开展年终考核时，管理者可借助人事档案中的员工表现、业务指标的完成度及领导评价等进行相应奖罚，此类数据信息会增强人资管理的公信力与说服力，促使员工间形成良性竞争，事业单位的整体发展也会得到真正推动，因而利用人事档案中的数据信息能提升绩效指标的科学性。

2 在人资管理中优化人事档案作用的有效路径

2.1 加强档案管理意识

事业单位在开展档案管理时需对该项工作加大重视力度，在思想上提升认识，要确认档案管理在单位中的重要程度。具体来说，在进行人事档案管理的过程中各部门需积极协调该项工作，合理开展人事档案的归档工作，保证其个人资料的完整与真实，增强档案管理工作的高效性。比如，在员工档案中会带有准确的绩效考核数据，该数据不但关系到员工的薪资待遇，还会影响其晋升路径，因而档案管理数据的精准度较为重要。此外，在加强人事档案管理的过程中，管理人员需巧妙融合该事业单位的真实需求与员工的工作经验，还可适当开展与此项工作相关的教育培训，不断提升专业员工与管理人员的层次，使其在事业单位中获得全方位的发展，只有能够适应多个岗位的要求才能最大化事业单位的经济效益与社会效益。

2.2 提升人员素养

人事档案的主要特点为有效、真实，若其丧失了真实性，则员工真实状况就会难以匹配档案中的资料，其档案的实际价值也不复存在。在整合与管理事业单位内部的档案资料时，其管理人员需始终保持公开、公正与客观的基本原则，在做到实事求是的基础上及时补充员工的职业素质、兴趣爱好与性格特征等，使人事档案中的内容更具传承性、个性化、价值化。同时，人事档案中的内容需全面涵盖员工的整体素养，主要内容应包含每名员工的职业履历、心理健康、专业能力与思想政治等，增强归档材料的可靠性、真实性。

此外，人资管理部门在日常工作中其管理人员还需培养员工的综合素质与责任意识，在保管档案材料的过程中要认真核对其内部信息，确保其真实、完整，避免出现因保管环境而带来的材料损伤。人员素质可严重影响人事档案管理的专业性，在招收此类员工时相关单位应确保其保管能力、业务素养与综合素质，并时刻关注其档案管理意识与工作的细心程度，确保该项管理工作的准确性与真实性。在当前的事业单位中由于人事档案拥有所有员工的信息，属该单位的情报机密，当其出现保管不当时泄露的信息极易落入竞争对手手中，无疑会给该单位带来极大的安全隐患，影响其整体建设，因此，档案管理人员在管控期间需不断调整自身的工作思路，适时转换服务理念的方向，由被动转化为主动，借助良好的人事档案资料为事业单位的人资部门提供更为优质的服务[2]。

2.3 开展信息化管理

随着互联网时代的到来，信息技术已运用到多个领域中，在人事档案管理中采用信息技术已成为当前的必然趋势，因此，人资部门的管理者要对该项工作实行数字化管理。具体来说，工作人员要利用信息技术适时建立一套与档案资料相关的检索系统，并借助专业性较强的软件来设置该系统中的内部信息，即所有的员工情况，如政治面貌、家庭情况、工作经历与学习经历等，在实现资源共享的同时让人事档案管理更加信息化、数字化，也加强了档案调阅与查找的便利性。此外，使用专业化较强的信息系统还有助于提升档案管理效率，比如，用工单位若想查找具体的人员信息，利用信息技术中的专业查找，能有效缩减检索范围，在最短时间内找到符合其要求的人员，增强工作质量与效率。

例如，某服务中心在管理内部人事档案时运用了先进的信息技术，工作人员依照该服务中心的实际状况，建立起档案检索系统，将其内部所有员工的个人信息录入该系统内，提升了员工查找的速度，也改变了人资部门的管理水准。

2.4 设置档案保管系统

随着国家各项制度的逐步发展与完善，各类人事档案中的内容也获得极大丰富，事业单位在提供专业服务的基础上设置科学的人事档案，便于其内部各项管理工作的推动。具体来说，管理人员需逐步完备档案管理系统，设计档案保管制度，站在时代前沿的同时提升政治的敏感度与敏锐性，专门培训与之相关的保管人员，让其了解与掌握科学、合适的保管流程，及时核实材料的有效性、真实性，并进行归档，从而有效增强组织管理的纪律性，保证工作人员的专业性。一般来讲，针对归档位置的选择，由于材料内容中的属性不同，其实际位置也会有所区别，在确认归档位置后要及时做好登记工作。此外，档案保管人员还需严格检查档案归档周围的环境卫生与库房安全，避免因保管问题而出现的材料损坏或丢失现象。

3 总结

综上所述，当前事业单位中的重要信息来源为人事档案，在管理档案资料的过程中，其需为人资部门提供有效、可靠、真实的员工信息，满足该管理部门的专业化要求，促进事业单位的整体发展与经济效益。