试析劳动人事争议仲裁档案管理工作的革新方式

郝伟男

（滕州市劳动人事争议仲裁院，山东 滕州 277599）

劳动人事争议仲裁是指仲裁委员会对申请人提出的劳动争议，所采取的居中公断与裁决，而期间产生的档案资料，作为仲裁工作不断完善优化的重要依据，工作者应深入研究仲裁档案管理工作的革新方法，并积极制定和落实相应的措施，加快推进仲裁档案管理工作的进步。

1 加强信息化建设

1.1 完善信息化辅助功能

信息化建设是提高仲裁档案管理工作效率的有效措施，仲裁院应当积极进入先进、实用的信息化模式，完善信息系统的辅助功能，减轻线下业务量，同时也可以在一定程度上避免人工操作带来的失误。在此过程中，需要在信息化建设中引入“工作台”、“电子档案”这几项信息化辅助运行概念，来改善传统信息系统的运行效率和准确度。其中“工作台”主要是指工作者按照自身持有的权限，进入相应子系统中领取待办业务的管理操作模式，在该模式下，工作者还要为子系统配备业务办理时限提醒功能，确保管理业务能够被准时完成。“电子档案”模式主要是指通过构建电子档案与案件信息的关联，使系统可以直接生成归档信息的信息化管理方式，可以保障纸质、电子两种形式档案的一致性，增强信息化管理功能的可靠性。

1.2 做好信息安全防护

信息安全防护作为信息化建设的重要组成部分，仲裁员应当根据自身系统的特质，为其配备完善的信息安全防护机制，同时，还要委派专人，不断更新安全防护应用技术与系统，深入优化档案管理工作的可靠性。就目前来看，防火墙作为较为常用的信息防护方式，其能够有效隔绝来自外部网络的恶意代码、恶意入侵，但该项信息安全技术仅能预防来自外部的侵害，所以管理者还要通过加密、双匙、杀毒软件等技术，实现针对内部网络的信息安全控制和管理，提高信息化建设的安全性。此外，还要做好相应的安全防护宣传工作，防止工作者的失误操作，造成信息安全问题，影响档案管理的革新效果。

2 提升管理者专业水平

2.1 组织集中学习

管理者是仲裁档案管理工作的主要执行者，其专业水平的高低直接关系着劳动仲裁档案的管理效果，因此，为了持续推进档案管理工作的革新，仲裁院要重视团队建设工作，并积极组织在岗档案管理人员进行集中学习，提高其工作质量和专业水平，深化档案管理革新的落实，例如：在2018年山东组织的“增强档案法治意识 依法保护档案”培训班，此次学习围绕《中华人民共和国档案法》展开，针对档案收集、管理工作进行了重点讲解，明确了需要收集存档资料内容的范围，同时，采用案例的方式，为管理人员就伪造、涂改档案等违法行为进行了释法。此外，还对档案法中指出的应做到档案月月整理、年年归档，进行了重点强调，有助于管理者专业水平的优化发展。

2.2 引进优秀人才

一般来说，若仲裁院所持有的档案数量达到一万卷，则需设置专职的档案管理员，并且每超过1万5千卷，就应增配一名管理员。但现阶段，受编制制约，大部分仲裁机构，通常难以在档案管理方面配足工作人员，甚至会出现兼职的情况，造成了档案管理团队的整体专业水平不足的问题，因此，应从人才引进层面入手，实现仲裁档案管理革新。在此过程中，仲裁院需要适当提高招聘标准，优化岗位福利待遇，以便于吸引更多优质的人才加入岗位，同时，也要做好相应的考核工作，并将责任意识、专业知识、综合素质等方面都纳入考核内容中，确保录用人员能够满足、适应岗位工作需求，增强团队的稳定性。

3 优化档案管理措施

3.1 优化档案整理措施

为了加快推进仲裁档案工作的革新发展，仲裁院应重视具体的革新措施，优化日常档案管理工作，提高工作落实效果。在此过程中，档案整理工作作为一项重要的日常档案管理措施，仲裁院可以以整理工作为切入点，实现仲裁档案管理工作的革新优化。在档案管理措施的优化上，需要定期组织工作者开展档案室档案的归纳整理工作，并按照相关规定，来进行核查、编制、整理，使仲裁档案管理工作能够更好地发挥其在维护组织机构历史真实面貌等方面的效用，此外，仲裁院还要积极借鉴外部成功经验，不断完善自身的档案管理工作，为仲裁工作的开展奠定扎实的基础。

3.2 优化纸质档案资料安全措施

虽然无纸化办公在仲裁档案管理工作中已经逐步推进，但纸质档案依然在仲裁工作中发挥着重要的作用，因此，管理者应综合考虑到纸质文件的氧化问题，控制好档案存放环境的光照、温度、湿度等条件，以免档案受环境影响而产生损坏，保障仲裁档案的革新效果。在纸质档案的管理中，经过长期存放后的纸质档案，通常会由于内部水分的蒸发，以及字迹中包含的油溶性材料扩散，导致其出现字迹褪色、纸张纤维化等问题，影响阅读，因此，管理者需要在档案室中设置空调或其他除湿、调温设备，使档案室保持在温度14～24℃左右、湿度45%～60%的状态下，延长纸质档案的寿命。此外，还要优化档案室防光措施，以免纸质档案与紫外线发生光气化学反应，造成褪色问题。

4 规范化仲裁管理操作

4.1 提高管理标准

在仲裁档案管理革新中，管理标准水平在很大程度上决定着管理工作质量，因此，为了实现工作质量的革新，仲裁院应将管理标准作为切入点，规范化管理操作，提升自身的档案管理水平。在此过程中，国家出台了《档案馆应急管理规范》、《政务服务事项电子文件归档规范》等行业标准文件，仲裁院需要基于此，结合实际工作，来制定更高的管理标准，促进档案管理的规范化、精细化发展。此外，仲裁院还可以积极借鉴国际化的档案管理标准，深入优化管理标准的科学性和实效性，同时，针对标准践行过程中容易出现的问题，要提前制定相应的方案，而且应将革新后的标准及时普及给基层工作人员，加快推进档案管理的革新发展进程[1]。

4.2 完善管理制度

在管理制度层面上，为了革新仲裁档案规范化管理效果，仲裁院应将精细化、标准化、准确化的革新思想，融入到管理制度的建设上，使各项档案管理流程得以精准有效地落实。在此过程中，仲裁院要制定精细化、清晰的档案管理工作流程，并结合相应的标准，构建一系列的仲裁档案管理操作管理制度，然后再次梳理各个档案管理岗位的岗位职责，并将各项职责明确划分给个人，增强工作制度的约束能效，降低错误、失误操作发生的概率。此外，还应完善监督巡查制度，核查各个档案管理流程中，操作制度的效果，而且需要将核查结果计入到个人的绩效中，深化管理革新的落实[2]。

5 结论

综上所述，强化仲裁档案管理工作革新效果，有助于劳动仲裁工作水平的提升。在劳动仲裁工作中，采取档案管理革新措施可以提高管理效率、优化工作团队、增强管理措施效用、保证管理工作质量，从而深化管理革新的落实，促进仲裁工作水平的可持续优化发展。