浅谈事业单位档案的规范化管理

周美希

（吉林省梨树县退役军人事务局，吉林 四平 136500）

近年来，档案管理的重要性得到了重视，档案管理水平有所提升，但是提高幅度并不大，还存在一些问题。对此，有必要采取针对性措施加强对事业单位档案的管理。随着改革开放的不断发展，我国事业单位的数量不断增多，他们为我国的社会发展起到积极的推动作用，而作为他们工作的一部分，事业单位的档案具有公共服务性和保密性，因此如果档案管理没有正规的规范化管理很容易影响后期的工作效率和质量，在新时代下，传统的档案管理面对的问题已经严重影响了工作的正常进行，对于档案的管理高标准严要求已经是社会所需，所以如何推进事业单位档案规范化管理是当前事业单位的焦点问题。

1 事业单位档案管理存在的问题分析

1）档案管理设备比较落后。近几年来，事业单位对于资金的投入有着一定的限制和要求，这对于档案事业的开展无疑会造成一定的困扰与阻碍，由于资金的限制与设定，从而导致了档案设备的落后与缺失，有关部门缺乏资金，所以很难引进先进的计算机电子产品与一些高科技的办公产品，工作人员在平时的工作非常繁琐，这样的结果只会导致档案管理工作的效率无法得到提升与增加，而内部的管理程序也会出现混乱的现象。近几年来，计算机技术已经遍布人们的生活与工作中，被广泛认知与使用，事业单位更是需要计算机提升工作质量与工作效率，事业单位应该明确认识到这一点并重视，档案管理设备是工作的基础与保障，如果不能得到有力的保证，那么势必会在工作过程中出现疏漏与流失的现象，严重影响到档案管理工作的开展与进步，这对于事业单位的长远发展有百害而无一利。

2）档案管理人员综合素养有待提高。从事档案管理工作的专业人员应该知道，事业单位的档案管理工作本身存在着一定的专业性与复杂性，如果工作人员专业水平不够，对工作的态度不够认真细致，再加上缺乏一定的工作经验，势必会影响档案管理工作的开展，这对于事业单位的长远发展会产生一定的阻碍。因此，在事业单位运用信息化技术开展工作的同时，务必要将工作人员的综合素养快速提升起来，要使他们明白，档案管理工作在事业单位中占据着非常重要的地位，与各部门之间都有非常紧密的关联，因此，在工作岗位方便，需要稳定长久的人员从事这一工作，人员的流动性会对档案管理工作造成很多的负面影响，对于工作人员的定期培训更需要严抓。

3）档案管理制度还需建立并落实。建立一套完整性科学化的管理制度，是有序开展档案管理工作的前提条件与基础，从当前来看，部分事业单位的档案管理制度并不完善，其中存在诸多问题，没有得到合理解决，档案管理工作人员没有按照制度开展工作，导致档案资料的混乱与漏失现象屡有发生，这与档案制度的不统一有着直接的关系，因此，这个问题是当前比较重要的一项任务，需要尽快解决并落实下去。

4）档案管理方式还需进一步规范化。档案规范化管理能够较好地推动事业单位实现科学化、规范化发展，提高单位的工作效率和工作质量。当前部分事业单位缺乏对档案规范化管理的认识，忽视档案管理规范化。甚至有些单位认为档案管理规范化不会产生经济效益而忽视其重要性，并且单位领导对档案管理工作不会关注。还有一些事业单位在人力财力等方面存在不足，造成档案规范化管理工作无法得到有效贯彻。当前很多事业单位对于档案管理的重视程度不足，并且在管理的方式上十分落后，将纸质档案进行分类后放到指定的场所。在需要相关文件时进行查阅，效率比较低。这种管理方式是以往档案管理采取的主要方式。随着社会的发展和进步，工作的内容逐渐精细化，档案的数量也明显提升，传统的档案管理方式效率低下，这会对整个单位的工作效率产生较大的影响。因此事业单位档案管理的方式要坚持与时俱进，不能够停滞不前，因此需要实现信息化和网络化管理，以此来提升档案化管理的实际效率。

2 推进事业单位档案规范化管理工作的对策

1）加强对事业单位档案规范化管理工作的重视程度。不管是事业单位的领导还是档案管理的工作人员，都要进行系统的培训，提高他们对于事业单位档案规范化管理工作的重视程度，不断提高对于事业单位档案管理的各方面投入，对于档案管理工作者建立完善的福利待遇，充分调动档案管理工作者的主动性和积极性。事业单位的领导对档案管理提高监管效率，加强档案管理的组织领导，共同推进事业单位档案规范化管理工作的深化改革。

2）完善档案管理制度，升级档案管理方式。在档案管理工作中由于缺少监督制度，导致档案管理缺少了积极性，因此应该加强监督制度，设立监督机构，组建一支专业的监督队伍，对档案的内容还是标准做到全方位的监督，同时将权利下发给人民群众，从群众中来到群众中去，充分发挥人民群众的监督作用，做到赏罚分明。加强档案管理的基础设施建设，对管理的档案进行清查重组，分门别类进行细分筛查，保证档案格式的统一性，高标准要求共同推进事业单位档案规范化，可持续性发展。

3）培养计算机人才，实现数字化办公。重视高素质人才的培养，加强工作者对于计算机的学习，实现适应档案信息化办公，引进计算机专业人才，加强数字化、自动化的档案管理手段，将数字化运用到事业单位档案信息资料的更新、整合及补充等，建立档案信息管理平台，降低由于人工带来的出错率，提供档案管理工作的工作效率。加大电子档案管理软件和硬件设施的投入，满足现代社会对于事业单位档案管理工作的需求，将电子档案管理，数字化办公作为一项特色的产业来发展，实现大数据、云数据的完美对接，全面实现档案的规范化、信息化管理。

3 结语

为了推进事业单位档案的规划化管理，不管是国家还是地方各级政府和档案管理部门都发布了促进档案管理的文件，不管是档案管理制度的完善，还是计算机人才的培养，都需要我们的共同努力才能加快事业单位档案管理的进程，提供事业单位档案管理工作的质量，适应网络信息化社会数字化办公的需要。档案管理工作的规范化已经成为事业单位重要的工作内容，提升档案管理工作的规范化已经成为必然，相关人员应该充分认识档案管理的重要性，在工作中积极提高档案管理的水平，落实档案管理制度，为全面促进事业单位档案的规范化管理做贡献。

综上所述，随着经济社会的不断发展，事业单位也要及时更新档案管理的方法，从设备、人员、制度等多个方面着手，提升档案管理与利用水平，使档案更好地服务于事业单位的发展。