企业改制中人事档案管理现状与对策研究

王 成

（辽宁省丹东市宽甸满族自治县经济发展促进中心，辽宁 丹东 118200）

企业中的人事档案是员工个人信息的记录载体，其中包括员工个人的工作经历、个人素质、社会关系以及一些基本信息。人事档案的健全完整可以让企业对员工有全方位的了解，可以让企业根据这些信息分析出员工的个人能力和性格特点等信息，从而判断企业本身是否需要这样的人，人事档案同时也是企业认识员工的第一印象，不论是对企业还是对员工都尤为重要。除此之外，人事档案的存在还可以帮助相关部门合理分配企业员工，让他们就职于适合自己的岗位，还对员工的职位晋升选拔有些一定的促进作用，帮助企业良好运行，提高企业员工的综合素质。

1 企业改制中人事档案管理中存在的问题

1.1 企业不够重视

企业在将自己的产权变动之后，对人事档案的管理有所忽视，尤其是一些领导层常常将企业的盈利作为企业发展的动力，对人力资源的认识也不充分，更不明白人事档案的管理对企业根本的重要性，所以就会将企业的大部分资金都投入自身产品的变革和销售当中。从表面上看，人事档案的管理不会给企业带来直接的盈利收益，也不似产品销售那样重要，更还会让企业员工产生消极情绪，以至于让企业领导忽视了该项工作的重要性，也不会对其付出过多的人力物力资源，甚至于不会将人事档案管理工作作为会议记录，不会将其归入日常工作当中。有些企业就会由此直接将自身的人事档案管理工作停滞，但是正是由于这样的做法，才会影响到企业本身的发展。

1.2 企业员工素质不高

在很多企业领导看来，人事档案管理工作是相对轻松，无聊的，只需要安排一些诚实可靠、性子平和细腻的人就可以很好的完成这项工作，但是他们没有意识到这是一项非常重要的工作，除了上面两个特点，员工还需要有很强的责任心和专业技能。领导们对这项工作的深层认识也影响到了员工对该工作的忽视，以至于有很多员工在进行管理工作时出现了“现学现卖”的现象。虽然企业在招人时也会要求文化水平，但是这些员工大部分都没有接受过专业的档案管理培训，在工作时常常会出现很多错误。尤其是一些员工还认为这项工作只是自己捎带做的事，对自己出现的错误也不加理会，上述所说的情况都不利于企业人事档案管理工作的有序进行。

1.3 人事档案管理制度不健全

企业人事档案管理制度的不健全，最容易造成的错误就是归档材料的缺失，归档材料中会包括一些履历表、年度考核表、员工工资条等其他的一些材料，他们的缺失主要有以下两个原因：第一个就是企业员工和领导对档案的认识，对于企业的员工和领导们来说，需要填写的履历表和奖励等材料有很多，其中的内容往往没有任何的更新，所以填写的时候也不会太过认真，甚至出现只将关键词写出，以及雷同的现象。更有甚者只将自己的姓名和材料主题写出，其中没有任何的内容。第二个就是员工对档案材料的不及时归档，一般企业一定会要求员工将自己的基本信息收起来，以备不时之需，但是有些员工认为个人信息应该自己收起来，这样会更安全，使用起来也更加方便。有些企业则是不主动要求员工对相关材料进行归档，或者并没有对需要归档的材料进行分类存放，以至于出现员工的个人信息丢失，相关材料不齐全等现象。甚至在员工进行职位转换，或者不在该企业工作时也没有将自己的材料进行转移或者移出，以至于出现查无此人等现象。这样，员工的个人信息和档案就不是最为真实和准确的信息了。

1.4 管理水平不够信息化

由于人事档案对企业非常重要，所以企业对人事档案的管理也必须要有一定的规范性和严格性，以至于在管理过程中人工劳动力也会增多，这就缺少了信息化管理的准确性。例如，目前为止，有很多的邮电改制企业均没有开设员工档案信息化管理系统，仍然还会将员工的档案以纸质版保存。

2 企业改制中人事档案管理中问题的解决对策

2.1 加大宣传力度，增强档案意识

为了增强档案管理的意识，企业应该从上层领导开始着手。首先应让领导充分认识到人事档案管理的价值和重要性，让领导们重视起来，使得人事档案管理的宣传投资得到了保障。其次是企业要做好员工的思想培训，并且加大企业档案管理者的培训工作，增强记录保管者的责任意识，加强员工的专业技术，最大限度地提高人事档案的作用，为企业实现最大的价值。最后档案管理部门要切实到位，对企业的人事档案进行严格监管。

2.2 不断提高企业人事档案管 理人员的素质

第一是在进行人员选拔时，必须认真遵守道德和才能的标准。优先选择公道正派，守法，热爱本职的员工，并且对工作责任心强的员工。第二种是定期培训，以保证员工得到新的知识和技能。第三点，企业专业技术人员要定期组织业余技术人员交流经验。互相学习，不断进步。

2.3 完善档案制度

一个良好的制度是管理好工作的一个重要前提，如果没有一个完整的制度，所有的工作就没有一个可以按照的规则。因此要持续改进人事档案的收集，分类，保管，检测，出借和使用系统，并且严格的监管，确保人事档案的完整性和真实性，以便企业的使用。在调整企业结构后，解雇及再就业的人员，应该构建解雇及再就业人员的文件管理系统，并且使用专用的人力文件管理系统，严格遵守。根据制度，将这些人员的文件做好分类。做好档案记录，可以减少工作中不必要的很多问题和失误，也可以提高人事档案管理水平。因此，企业要完善规章制度，并严格实施。

2.4 重视开发利用，增强服务功能

档案管理部门要适应情况发展，要遵循企业结构调整和市场的发展方向。档案管理部门和人事部应该根据企业改制的特点和发展方向，加强人事档案对企业的作用，并且强化档案管理的服务功能。第一，在企业改制时，应根据企业的特点完善企业人事档案管理的相关制度。第二，在企业改制中为被解雇劳动者提供其他的工作机会。第三是要引进先进的档案管理服务功能，为改制的企业提供更加适当的人事档案管理方案。

3 结束语

综上所述，人事档案工作是企业经营的重要环节，企业管理者应加强人事档案管理，并在其工作系统中应遵循以人为本的理念，以现代化的理念实现管理，加强管理。提升人事档案的价值，为企业人力的使用提供更好的保障。