基层单位档案科学管理水平的提升策略

王 建

（黑龙江省大兴安岭加格达奇区档案馆，黑龙江 大兴安岭 165000）

1 基层单位档案管理工作的重要性

档案工作从狭义上讲是一种档案业务，其涉及档案的管理和档案室的建设，强调运用科学的方法对机关工作的相关资料进行归类存档，长期保存，以记录机关工作的整个历程并应对不时之需。具体而言，基层档案管理工作的重要性体现在以下几方面：

一是为机关工作提供重要依据。行政机关在开展工作或制定决策时，都需要以相关档案资料为依据，所以对日常工作中的资料进行归档，可以为今后的机关工作查考提供重要依据。此外，档案所中所记录的既往工作情况，也可以成为行政机关在未来开展工作的参考，如档案中所包含的人口统计资料、地方自然资源状况等。

二是为宣传教育提供生动素材。国家机关以及社会组织在履行职能时所产生的文件资料能够反映社会发展进程，在这其中国家机关、领导干部、工作人员所作出的各种努力，都在档案中有所体现，所以在某种程度上，档案也具有史料的价值，其可以在机关内部或地方上开展宣传教育提供丰富素材。

2 当前基层单位档案管理工作存在的不足

档案管理在各级行政机关中都是不可或缺的一环，尤其在基层单位中，档案管理的任务更为艰巨。然而现阶段基层档案管理工作却仍存在许多不足。

首先，档案信息化管理发展滞后。纸质档案一直都是我国档案馆工作中进行归档的主要形式。但是随着时间推移，基层单位产生的档案数量逐年累积，数字越来越庞大，档案查阅难度也相应加大。一方面，纸质档案记录只能以文号、标题、时间来进行档案目录建立，而针对具体某一方面内容的查阅，单纯从标题上很难保证查阅的准确性。另一方面，纸质档案也容易在一些人为或自然灾害中被销毁。因此，现代信息技术在档案管理中的应用成为档案工作的开展方向。但就目前而言，我国基层地区因资金、人员、技术等原因，其档案信息化管理的建设却较为滞后。

其次，档案管理不够科学。档案管理工作涉及档案的整理归档、档案的保存以及档案馆藏建设。这项工作看似只是各种文件资料的整理，但实际上也有诸多学问蕴藏其中。在整理归档方面，如何科学的分门别类进行归档以便于后期查阅；在档案保存上，如何保证纸质文件在长期存放中不受损坏；在馆藏建设时，如何科学设计馆内结构、打造信息化管理系统。上述这些问题都值得档案管理人员进行深入思考。而当前一些基层的档案管理工作在各方面都不够科学，创新不足。

3 基层单位档案科学管理水平的提升策略

3.1 加强信息化建设

基层单位档案管理的信息化建设是一项庞大工作，其实际建设面临多方困难，如各部门的配合、建设资金的保障、技术人员的配备等都成为许多基层档案馆信息化建设的阻力。因此，在信息化建设上，笔者认为应首先克服以下三方面困难。其一，档案管理的信息化建设首先要确保各部门在提供文件档案时不但要提供纸质文件，还要提供如PDF、WORD等格式的数字化文件。要做到这一点，需要基层档案馆出台档案归档资料提供的相关规范性文件，指导各部门按要求提供文件资料。其二，不同基层地区的财政能力是存在差异的，这就需要基层档案馆结合实际情况进行不同方式的信息化建设。对于财政充足的基层地区，可以与软件公司合理开发出专门的行政机关档案管理系统，按照档案整理、归档、查阅、更新、保密等需求完善管理系统功能。而对于财政不足的基层地区，应利用计算机对电子类型的文件资料进行存放，每个部门创建一个文件夹，然后在其中按照“年份—文件类型”的层级顺序创建文件夹对文件进行保存。同时针对每个部门的历史档案要专门创建一个EXCEL表格，再其中按照年份、文件类型、标题、发文时间等进行文件信息的录入，以便于在后期档案查阅时可以直接利用EXCEL的搜索功能直接定位文件。其三，针对技术人员配备，基层档案馆应该优化人员结构，大力引入年轻的具有信息化意识和技能的年轻档案管理人员，同时年长者也要积极参与学习和培训，以提升自身的信息化管理能力。

3.2 加强档案管理研究与创新

档案管理作为一项专门的业务，其有着自己的专业理论和管理要求，所以在基层档案管理中，为确保管理的科学性，档案工作人员必须加强档案管理的持续研究，不断在工作中进行创新。

针对纸质档案的整理归档，应该不断研究科学的分类归档方法。以县级政府办公室为例，笔者建议可以按照“年份—上级文/自成文—文件类型”的方式进行分类，将每一年中的自成文按照“政办发”“政发”“政函”“政呈”“会议纪要”等进行汇总造册，上级文按照“中央、省、市”进行分类造册。如此以年为单位，做到类型明确，便于查阅。

针对档案的保存，需要考虑到纸质档案的特性，在存放时注意做好防水、防火、防蛀。如可以利用塑料布覆盖于存放档案的设施上，以起到防水、防潮的作用；注重档案馆中明火的控制和消防设施的建设，以有效防止火灾隐患；可以在纸质文件存放的空间中定期喷洒药物，以达到防蛀的目的。

针对档案馆藏建设，则需要工作人员不断加强学习，积极借鉴其他地区馆藏建设的先进经验，结合自身实际情况对馆藏建设进行不断优化完善，切实提升档案管理水平

3.3 提升档案工作服务意识

档案工作归根结底是为社会主义发展服务的，具体到工作实践中，档案工作通过档案资料的归档整理来为行政机关决策提供依据，助推政府职能规范行使，进而来达到服务社会的目的。因此，现代基层档案管理科学水平的提升还需要着眼于思维意识层面的转变，提升档案工作服务意识。要做到这一点，一方面基层档案工作的开展必须要以方便档案查阅利用为宗旨，在归档整理时，可以听取或征求其他部门的相关建议；另一方面，基层档案馆应该积极学习社会信息服务机构的相关做法，如信息化建设、管理机制等，从而不断提升档案工作的服务水平。

4 结语

综上所述，档案工作对基层行政机关的职能履行与政策落实起着极其重要的作用。所以新时期基层档案管理人员必须顺应时代发展做好信息化管理建设，并加强档案管理的研究学习与创新，从而不断提升基层单位的档案管理水平，为新时期社会主义建设发挥好自身应有的作用。