关于成都市市属高校档案管理的调研报告

李 艳

（成都工贸职业技术学院(成都市技师学院)，四川 成都 610000）

1 调研情况

1.1 机构设置和人员配置情况

目前有3所高校完成档案馆设置，另外2所高校设置了档案室。成都大学于2006年6月，在原档案科的基础上，组建成立档案馆，是学校直属业务部门，档案馆内设综合档案室、人事档案室、办公室及校史办公室，档案工作人员11人。成都大学档案馆安排3位专职档案员专门从事档案的业务指导、目录审核工作，保证接收档案的分类科学，整理合乎规范。专职档案管理人员不安排部门档案管理以外的业务工作，避免工作交叉出错。成都农业科技职业学院于2014年成立档案馆，挂设在学校图书情报中心，档案工作人员3人。成都工业职业技术学院于2018-2019完成档案馆基本设施配置，档案馆挂设在学校图文信息中心，档案工作人员5人。成都职业技术学院和成都广播电视大学为档案科设置，隶属于学校党政办，档案工作人员均是2人。

1.2 档案收集整理等常规工作情况

1）档案库存情况及每年归档量。成都大学档案库存量已超10万卷，每年档案收集数量超1万卷，2万件。依据《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教〔2017〕11号），档案量的统计分为两类，一是文书类，应以件数统计；二是案卷类，应以卷数统计。据了解除成都大学外，其余4所高校统计档案数量均未完全依照此进行，统计计量单位各不相同：成都职业技术学院每年归档量约2000多件；成都工业职业技术学院每年归档量约1000多件，2万余页；成都广播电视大学每年归档量约100多盒；成都农业科技职业学院暂无法估计。2）收集时间及收集范围。成都大学、成都职业技术学院、成都农业科技职业学院、成都广播电视大学等4所高校均定期于上半年收集上一年度的档案，下半年规范化加工入库，但由于今年特殊时期，各高校2019年档案均还未收集完成。收集时间较为特殊的是成都工业职业技术学院，采取的是三年收取一次档案，目前档案室收存档案截止到2017年，2018-2020年档案计划明年收取。每所高校结合自身实际情况，确定了档案室的档案管理范围（归档范围）。成都大学档案馆统一收集管理学校各门类档案，其余4所高校的人事档案、学生档案均由对应职能部门自行管理，此外，成都职业技术学院只收取部分职能部门档案，不收取二级学院档案；成都工业职业技术学院只保管10万元以上的招投标项目资料，10万以下的由招标部门自行保管。3）社会力量参与档案工作情况及档案数字化情况。各高校根据自己实际情况，均选取社会单位，不同程度的协助完成档案整理归档工作。成都大学档案管理较成熟，目前采取的是由部门立卷，学校自行完成档案的收存整理工作，每年预算20万元，专项进行数字化扫描。目前正在进行积存档案永久卷的扫描工作，当年预算经费用完后数字化工作暂停，待第二年经费下发后继续进行。成都职业技术学院不收取二级学院和部分职能部门档案，每年归档量仅2000余件，档案员基本上能自行完成整理，故每年外包预算仅有几千元。学校对2014年及以前的档案已完成整体外包加工，包含整理及数字化扫描。2014年以后的库存档案，均未进行规范化整理及数字化扫描。成都农业科技职业学院至今积存了2017-2019年的档案待整理。因档案数量未具体统计，目前正在抓紧清理数量，做库房规划，计划明年对2017-2019年档案立项外包。学校对2016年及以前的档案进行过一次整体外包整理服务，并完成了部分档案的数字化扫描。成都工业职业技术学院采取三年收集一次档案的方式，2018年收集了各部门2015-2017年档案，并预算招标整理外包，因预算未通过，档案积存未整理，计划明年收集2018-2020年档案并申报预算，一次性完成2015-2020年档案外包整理。成都广播电视大学已完成2017年及以前收存档案的数字化工作。因每年收存量不大，故采取三年做一次外包整理。目前已积存2018-2020年档案，待明年外包整理。

经调研，成都大学的档案管理工作是5所成都市属高校中较为完善的。一是成都大学成立了档案馆，且人员配置较为充足，可以承担学校各门类档案的全面管理，档案管理工作较为系统。成都农业科技职业学院、成都工业职业技术学院虽然已是档案馆设，但人员配置相对较薄弱，不能全面管理学校所有门类档案。二是成都大学全面实行部门立卷归档制度，由各部门档案员完成收集、整理、打码、移交等工作，档案馆工作人员负责各部门档案员的培训、指导，档案审核和装订等工作，此种方式由各部门档案员充分参与档案的收集整理，能较好的保证资料收集的齐全完整、分类科学细致。其余4所高校均为档案管理部门统一收集档案，各部门档案员不参与整理，而是预算资金，选取社会单位参与外包整理归档。三是成都大学积极投入预算经费，每年资金保障充足，合理选取社会单位参与档案工作，保证立卷归档工作顺利推进的同时，积极开展档案数字化工作，极大提高了档案的利用率，并提高服务质量。其余4所高校因预算经费不足，已不同程度的积压了3-6年的档案，待到明年预算外包整理。

2 我校档案工作面临的问题

1）多校合并档案冗积。学校现有成都市高级技工学校、成都无线电工业学校、成都市机械技工学校、成都交通高级技工学校、成都铁路工程学校等合并学校档案，总量预计5000余卷，超5万件，主要为行政类、党群类、基建类和财会类，合校移交时，只有少量档案附详细目录。经过前期陆续整理，已完成近三分之一行政类和党群类档案的目录著录，但仍有近三分之二无目录，查阅均需逐份翻阅纸质档案。所有合并学校档案均未数字化。2）部分档案缺乏移交手续。主要是2009-2013年基建项目档案，为周烁经手办理项目资料（共计约500盒），在任中经济审计时，由国有资产管理处寄存学院档案室，一直无人前来办理移交手续，且未按项目规范整理，无法提供利用。3）大量待优化整理档案。2009-2017年，学校逐年按期收存档案入库，按高校档案规范化管理达标要求，此部分档案需与各部门2019年清理移交的相应年度档案重新组合，进行规范化优化整理，具体数量近4万件，组卷后超1万卷。优化整理工作包含：重新编制档号、修改不规范目录、打印档案归档目录及卷内目录、制作案卷封皮、盒脊背及备考表、编制文件目录集、对扫描的电子版文件统一格式及命名规则等。因档案科人员有限，无法自行完成如此大量的累积规范化整理工作。

3 提升我校档案管理工作水平的措施

针对我校档案管理面临的问题，结合调研情况，初步拟定工作举措如下：

1）继续推进各部门立卷归档工作。持续推进各部门档案员自行完成档案的收集、整理、著录、打码等工作，档案科工作人员加强对各部门档案员进行培训、指导、审核、协助装订等。坚持每年定期收集档案，每年上半年收集上一年度各部门档案，下半年规范化整理加工，当年完成不累积。平时加强业务培训及学习交流，形成定期培训的工作机制，每年上半年开学即组织开展档案管理人员专题培训，提高档案工作人员的专业能力。定期参加上级档案管理部门组织的学习及培训，不断提升自身业务能力，并加强与兄弟院校间沟通交流，确保档案工作规范进行。2）积极推进积存档案的规范化整理工作。学校积存待规范化整理档案包含各合并学校档案、2009-2013年基建项目档案、2009-2017年库存需优化整理档案，总量预计超1万卷，5万件。此部分档案产生于不同的历史阶段，整理加工方式不能一刀切，需认真按档案管理制度执行的同时，积极寻求上级档案管理部门的业务指导。3）合理预算经费招标社会力量参与档案工作。通过社会力量参与档案工作，逐步提升档案的数字化建设质量。电子档案的安全性强，档案寿命长，网络查询和传输便捷，通过数字化手段，避免众多的资源在档案室内“休眠、沉睡”，更好的保护实物档案。就目前我校库存档案情况来看，预计资料达标整理外包预算共计约50万（包含扫描费用），如经费充足，可一年内完成规范化整理，并完成档案规范化省级二级达标。