加强医院档案管理的几点思考

陈泽坤

（潍坊市人民医院，山东 潍坊 261000）

1 医院档案管理工作的重要性

医院档案是医院发展的见证，医院的建立建设、发展壮大、重要事件、医改措施等方方面面，都存在于医院档案中。医院档案管理，是医院日常工作的重要组成部分，它见证了医院医疗技术的不断提高、医疗水平的不断提升、服务能力的不断提高、改革管理的不断深化、人文建设的不断升华，是医院发展的见证者，也是历史的见证者。随着医院发展，人员越来越多，就诊患者不断增多，档案也越来越多，包括职工的档案信息、病例的整理归档、设备的采购维护、医院重大事件和重大会议等，都必须如实记录在案，确保信息无误。如果档案管理不好，在工作中出现丢失档案、记录错误等现象，就会给医院其他工作造成一定程度的影响，甚至误导后来者。当前，国家正在大力推进医药卫生体制改革，医疗改革持续深化，我们必须意识到档案管理在医院发展中的重要性，找出档案管理中存在的问题并加以改进，才能保证医院持续快速健康发展。

2 当前医院档案管理中存在的问题

2.1 对档案挂历的重视程度不够

大多数医院将提高医疗技术、提升服务质量、深化改革管理等作为医院的重点工作，尤其是关注点，始终放在临床技术水平的提高上，对档案管理工作重视程度不够，认为医院是以治病救人为核心，档案管理工作必须要有，但不追求精益求精。在档案管理上，从规模的扩大、设备的采购、资金的投入等方面，力度不够大，而随着医院发展产生的档案越来越多，档案管理效率低，难免会出现档案管理跟不上医院发展节奏的情况。医院工作人员也没有从思想上提高对档案整理归档工作重视， 对病例信息、文件等收集不及时、不准确，有时甚至应付了事，对档案工作的必要性和重要性认识不足。

2.2 档案管理制度机制存在欠缺

档案管理相关法律法规虽然已经出台，但各地各单位都有一定的自由裁量，并没有完全统一的标准和规范，久而久之，更多的档案管理人员只是凭借前辈们的经验去整理档案，而忽视了档案整理原本的标准和规范，甚至还出现了档案整理效率低、有的档案遗失等现象，对医院发展造成不利影响。大多数医院的档案都是由一个专门负责档案管理的科室来整理，其他科室仅仅是配合，并且担任档案整理的人员也都是兼职人员，这就造成专门的档案管理人员与其他科室兼职档案管理人员之间的关系模糊不清，容易导致配合不到位，档案缺失的情况。

2.3 档案管理手段有待提高

随着科技的发展，我们已经进入大数据时代，互联网的发展日新月异，已经深入到各领域，档案管理工作也不例外。在电子档案普及的今天，仍有很多医院仍然采用传统的人工管理档案的方式，通过人工方式将医疗、护理、会议等各类信息传输到专门从事档案管理人员的手中，然后由他们进行打印、整理、归类，然后保存在档案室中，但这样做不仅极大浪费时间、空间、人力、物力，而且遇到问题紧急查找时也十分不便。而且纸质档案的保存条件要求较高，空气温度、湿度等都有许多要求，纸质档案的转移、搬动对档案管理也十分不利。

2.4 档案管理人员素质不高

医院档案管理工作很少由科班出身的专业档案管理人员去从事，大多都是兼职档案管理工作，很少经过专业的、专门的、统一的档案管理培训，致使他们在从事档案管理工作时素质和能力参差不齐、差距较大。档案管理人员大多年纪偏大，对电子化、信息化的高科技手段学习能力有所欠缺，专业技能和专业素养难以满足快速发展的医院和不断增多的档案的需要。档案管理人员的流动性也比较大，不能固定从事这一项工作，导致工作的稳定性和连续性受影响。

3 加强医院档案管理的措施

3.1 提高全院人员对档案管理工作的认识

档案管理是医院管理的重要组成部分，要通过召开档案培训会议、举办档案业务讲座等方式，大力宣传档案管理工作的重要性，提高全院人员对档案管理工作的认识，同时提高全院档案专兼职管理人员的专业知识和技能。从资金、设备、人员等方面，加强与医院管理层的沟通交流，力争取得更多在档案管理方面的支持。不定期主动向医院领导汇报档案管理工作，及时让管理者了解最新的档案管理方面的政策文件，获取最新的档案管理方面的信息。

3.2 健全档案管理制度

随着社会进步和医院的不断发展，档案管理制度也要紧跟修订完善，建立一套切实可行、紧跟时代步伐的档案管理制度，是有效利用档案、加强医院档案管理工作的重要手段，对医院发展有着较强的促进作用。只有档案管理规范了，才能更快捷、更高效地对档案进行查找，提高查档的准确性和有效性，保证档案管理的质量。档案管理部门要加强与提供档案科室的沟通协调配合，让档案管理工作得到有效的衔接与沟通，明确各科室档案提供内容和责任，各负其责，齐心协力做好档案管理工作。

3.3 加强档案管理人员培训

档案管理并不是简单地对档案进行分类、归整，而是一门专业，有着其内在的学问，需要有专业人员去从事，医院应当招聘专业人员从事该项工作。同时，要不定期对档案管理人员进行业务培训，通过邀请专家讲课、档案业务讲座、组织交流等方式，改进档案管理人员的工作作风，增强其专业素质和专业能力，不断提高管理能力，使档案管理不断专业化、科学化、规范化，可以更高效地做好档案管理工作。

3.4 加强信息化手段的应用

当前，计算机技术的发展日新月异，信息化手段已经运用到各行各业中，档案管理的信息化建设也大力推进。医院档案管理工作不能再局限于人力去完成，而是要充分运用信息化手段，结合现代信息化技术的迅猛发展，将信息化手段渗透到档案管理的各个环节和过程，有效提高档案管理的效率。