办公自动化对档案管理的影响分析

叶佐林

（揭阳空港经济区档案馆，广东 揭阳 522013）

1 前言

随着社会的发展和时代的进步，企事业单位在追求高速发展的同时，将更多的精力投入在档案管理和文化建设方面。一套完整的档案管理系统，包含文件、视频、纸质等多种形式的材料信息，对组织发展史、产品演变、人员基本信息等都会进行详实的记载和统计。档案管理作为企业发展的重要组成，不仅包含信息的整合，保障信息的真实有效性，还需要能够对信息资源进行分析，为中高层管理者的决策等提供真实的数据信息保障。通过信息技术，将文件信息资源和电子技术进行结合，提高信息传递效率，降低人工数据误差，借助办公自动化模式，实现档案管理的精准高效。

2 办公自动化对档案管理产生的作用

2.1 加快了档案管理的工作效率

传统的文书档案管理，是依靠人工操作来完成的，对于人员的记录、统计、整理能力要求较高，需要档案管理员定期进行档案更新、针对文件材料等进行编辑分类，并做好文件材料的出入库登记工作，不仅耗时费力，在快节奏的现代化社会，传统的档案管理工作难以满足人们对于快捷高效的需求。

实现文书档案办公自动化，单位对于文书档案管理自动化操作充分认可，针对目前市场中已经应用或者正在研发的自动化软件系统展开市场调研工作，和金蝶、用友等管理信息系统平台达成合作关系，充分结合各单位各模块的档案管理的不同特质性要求，进行定制化办公设置，借助计算机操作的高效性、低误差性等特质，将档案管理中复杂繁琐的工作进行系统软件编程操作，通过编程的方式，将文件按照时间先后、字母顺序、材料品类、资料格式等进行分类，将复杂的工序通过大数据筛选的渠道来完成。例如对于工程档案管理而言，需要将每个工程项目依据进度顺序进行整理存档，不论是招投标阶段、合同签批、材料进场、安装施工、后期养护、竣工验收等各个阶段都是需要专人跟进的，保障所有材料的完整和真实性，在一些文件的签批方面，受到时间空间的限制，耗费大量的人力、物力和财力，而实现办公自动化，通过各模块独立运作的方式，适度放宽权限，保障网络审批和核准，提高了整个档案管理的办公效率。

2.2 提高了档案材料在单位内的应用率

档案管理部门的作用是能够帮助单位组织领导便捷快速高效的搜索所需要的信息。尤其在快节奏的时代，只要能够快速检索的档案信息才能够在领导决策过程中提供宝贵的建设性建议。档案材料主要表现形式有材料原件、材料复印件、材料信息整合数据，在原始的文书档案管理模式下，文件存储困难，一旦借出后，回收难度大，在文件查询方面也较为耗时，在文件存储方面也占据较大的空间。在信息化时代通过办公自动化，可以实现文件材料的电子版转型，文件传输方面载体样式多元化，例如CD、U盘、DVD、光盘等，可以实现文件材料的无限次复制和回收，降低了文件回收难度，通过档案管理信息系统的落实，使得文件材料的价值得到了更好的运用。提高了档案材料的应用率，同时鼓励单位内的中高层管理者加大对于档案管理信息系统建设的投入力度和关注度，为自动化技术的研发和维护提供资金和政策支持，实现档案自动化管理的正向循环。

2.3 保障了文书档案材料的安全性完整性

档案建设设计的内容十分广泛，包含产品研发、企业成长史等，很多材料的应用频率较高，在传统的档案管理体系中，随着材料的出入库，导致很多纸质版材料的颜色、纸张发生了不可逆的折损，缩短了材料信息的使用年限。对档案管理而言，文件材料的安全性完整性十分重要，而上述方式中保存占据空间大，随着水火、高温、氧化等不可控灾害，导致文件存储难度进一步加大。即便目前我国已经十分重视档案管理，针对不同品类的文件材料的存储进行了明确的规定，对于存储空间要求极高。但是在快节奏的发展背景中，实现办公环境自动化可以大幅度的提升档案管理的现代化水平，将文件存储媒介从纸质版转变为电子版，不仅存储方面快捷高效，在筛选和分析方面通过算法可以更加精准，存储时间长，易复制，具有可修复性，可以通过电子信息技术的不断完善和创新，延长档案材料的使用时效。

2.4 便于文件传输

在传统的档案管理系统中，资料信息的传输就是纸质版材料的邮寄或者配送，往往由于空间距离的问题，出现高额的配送费和较长的时间成本，通过办公自动化就很好地解决了这一难点。由于档案管理不仅存在与事业单位中，越来越多的企业等组织意识到了档案管理的重要性，档案管理信息系统建设已经成为信息时代发展的必然产物。掌握市场需求，实现办公自动化，在事业单位等国家机关单位中，启用政务网，对于文件信息进行加密保护，通过账号密码权限等方式保障组织内的档案信息安全性，实现同体制内全区域的信息共享，帮助各个岗位和阶层的人员结合个人需求，掌握应得信息。在企业组织内，档案管理自动化缩小了不同区域内的办公签批流程，通过扫描传真等方式，保障档案信息真实有效的同时，提高文件传输的速度和时效。办公自动化，大大缩短了文件传输的时间，提高了文件传输过程中的精准性，避免口头或者语音等传输导致的理解误差，更便捷了档案信息管理。

3 结束语

传统意义上的档案管理，需要进行大量纸质版文书的收集、存档，在人员签批方面过于繁琐，在材料的保存流动性等方面不易操作。但是在高速发展的经济背景下，对于档案管理而言，在简单易操作、高效准确性等方面提出了新的要求。通过实现办公自动化，不仅是办公环境自动化，整个办公流程中不必要的工序得到最大化降低，在运输成本、交流成分、数据分析成本等方面都大幅降低。整个文书档案管理工作在办公自动化模式的推动下，能够更加便捷地进行数据分析，针对年龄、工龄、部门等基本指标进行简单筛选，通过软件编程的方式，降低每一个工作流程中的人工操作工序，实现整个企业管理的自动化。