城建档案收集工作中的问题和解决办法研究

朱 光

（宜昌市夷陵区城建档案馆，湖北 宜昌 443100）

依据国家相关法律法规要求，各建筑单位应及时对建筑工程项目中已经成形的文件资料进行收集、整理和归档，以便使之形成完整的档案资料，进而为后续工程建设提供可靠的参考依据。但是一些建筑单位由于自身缺少档案管理意识，过分注重工程建设质量，并未及时对相应的工程资料信息进行整理，再加上缺少相应管理机制的保障，使得城建档案收集过程中出现很多问题。

1 档案收集问题分析

1.1 建设单位对城建档案的重要性缺乏正确的认识

现如今，针对城建档案收集工作，尽管国家制定了一系列相关的法律法规，但是在具体执行过程中，所取得的效果却并不明显，究其原因，主要是因为一些建筑单位对于项目工程资料档案转化重要性缺少正确的认知所致，在收集和整理工程项目文件资料时，常常会为了注重工程质量、效益等问题，而忽视项目文件资料收集的完整性和真实性，不仅未建立一套规范的管理机制来对相应的工程档案资料进行管理，而且单位各部门之间也缺少良好的协作关系，这样就会给城建档案收集工作造成很大阻碍，使其无法保障最终的档案收集质量。

1.2 城建档案收集方式比较单一

城建档案收集工作即对工程项目中已经成形的文件资料进行整理和收集，但是传统档案收集工作都是按照档案保证金制度来进行的，在一定程度上就会降低建筑单位的档案收集意识，使其常常因为降低工程成本而无法对档案收集工作的重要性给予正确的认知，尤其在竣工档案备案制度颁布实施初期，大部门建筑单位都存在未能及时向城建档案部门提供相应的工程资料的情况。由此可见，我国城建档案收集工作始终都处于被动的状态。基于这种被动性，使得很多城建档案资料在收集过程中都存在资料不齐全、真实性不足等问题。此外，随着建筑工程项目的不断增多，一些城建档案管理部门在长期的档案管理中也存在着服务指导不够深入、不到位的现象，其对于建筑工程项目资料的收集多数情况下都处于被动状态，没有积极地与建筑单位进行沟通，这样就会在很大程度上给城建档案的收集工作造成阻碍和困扰[1]。

1.3 城建档案管理人员专业水平不足

在当前建筑单位中，大多工程档案资料管理人员都是非专业人员，由于这些人员在城建档案的建立、整理等方面的能力与专业管理人员之间存在很大差距，因此对于工程档案的管理要求以及相应的规范标准的掌握也是无法做到全面保证，再加上一些城建档案管理部门对于建筑单位档案归档工作缺乏主动性，这样就会给城建档案收集工作的顺利开展造成很大的困扰，使其在档案收集过程中，经常出现遗漏、失真、零散、遗漏、丢失等现象。

2 强化城建档案收集工作质量的有效措施

2.1 对城建档案的建立加大宣传力度

为了进一步提升城建档案收集工作效率，提高各建筑单位和城建档案管理单位对工程资料档案转化的重视度，首要任务就是要对城建档案建立的重要性加大宣传力度，增强全社会的城建档案意识，使其对城建档案工作给予高度的重视，这样才能为城建档案工作的顺利开展打下良好的基础。

2.2 提高建设行政等职能部门对工程档案收集整理的重视度

城建档案管理单位在对建筑工程资料文件进行档案转化时，应按照国家相应的规范标准要求，联合质量监督部门，共同对工程资料文件进行备案。与此同时，建设单位行政主管部门在对工程项目进行验收时，必须出示相应的档案合格证以及档案预验合格证。与此同时，还要邀请当地审批管理部门进行把关，并加强与其他职能部门的沟通和交流，尤其是城建规划部门以及建委等部门，进而形成联动的档案收集管理机制，这样才能确保城建档案收集的规范性与合理、合法性，从而为其档案收集质量的有效提升提供可靠的保障。

2.3 加强城建档案收集方式的不断创新

为了进一步加强各建筑单位对工程档案收集、整理的重视度，使其能够对城建档案的归档要求及法律法规要求等做到全面掌握，相关城建档案管理单位就要不断提升自身的档案收集意识，采取请进来、走出去等工作方式，定期对工程建设单位档案管理工作进行有效指导，并在每次指导结束后，及时根据建设单位针对工作指导情况的反馈信息，来完善自身档案收集工作中存在的缺陷和不足，从而制定出更加科学合理的业务指导方案，这样才能在提升建设单位档案管理质量的同时，为城建档案收集工作的健康有序开展提供可靠的参考依据。另外，各城建档案管理单位还要定期组织建设单位、施工单位和监理单位等开展业务指导培训学习工作，以便让相关工作人员可以对城建档案的编制、收集、报送等环节要求以及相关法律法规等做到全面掌握和了解，这样才能进一步提升建设档案资料管理质量，从而为保证城建档案收集的完整性和真实性等打下良好的基础。此外，各城建档案管理单位还要结合建设单位档案管理情况，制定出一系列针对性的服务措施，例如，针对工程档案审核期限较长的问题，城建档案管理单位一方面要加快工程档案审核速度，尽量在十个工作日内给出具体的档案审核意见。另一方面还要在自身的官方网站中设置专门的效能建设栏目，以便可以及时将本单位所实施的效能档案管理方案和措施等向公众进行公布，从而全面接受社会各界的监督，最大化保障城建档案资料的真实性和完整性[2]。

2.4 完善城建档案收集管理制度

随着城建档案管理工作的不断加强，相关的档案管理制度也开始相继颁布实施。基于此，为了进一步提高城建档案收集工作效率和质量，相关档案管理部门就要对这些法律法规要求进行全面了解，并在此基础上对现有的城建档案收集管理制度进行相应的补充和完善，以便可以按照该制度对建设工程档案管理工作进行有效的跟踪与指导，尤其是在对城市建设系统各专业管理部门档案信息的接收工作，应加大监督指导力度，确保其档案接收的及时性和全面性，这样才能为城建档案的建立创造良好的条件。除此之外，针对一些建设单位存在的延期移交或档案遗失、伪造等问题，相关城建档案管理部门不仅要对其进行宣传解释工作，提出口头和书面的整改意见，而且还要及时将具体情况反映给当地建设行政主管部门，并依据相应的法律法规要求，对那些拒不移交档案的建设单位进行严格依法办事，真正做到有法必依，违法必究，这样才能充分体现出城建档案工作的规范化和法治化，进而为城建档案事业的更向前发展奠定扎实的基础。

3 结语

综上所述，城建档案收集工作的顺利开展，不仅为城建档案工作的有效实施打下了良好的基础，而且还在很大程度上规范了建设工程档案管理工作，提高了工程资料信息的利用率和应用价值。因此，各城建档案管理单位和各建筑单位必须对城建档案收集的重要性给予相应的认知，不仅要完善相关法律法规以及档案收集管理制度，而且还要不断创新城建档案收集方式，提高档案收集工作的积极性和主动性，这样才能增强建设单位对城建档案管理部门的信任和理解，从而能够在规定时间内完整地进行工程档案移交工作，为城建档案的顺利收集提供可靠的保障。