事业单位办公室档案管理工作的优化路径分析

王海燕

（齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区公共资源交易综合服务中心，黑龙江 齐齐哈尔 161021）

事业单位办公室工作具有较强的综合性特点，办公室档案管理工作相对繁琐，但办公室档案作为事业单位档案的重要组成部分，其涉及的内容较多，因此在实际工作中要重视优化和创新，全面提高管理工作的整体水平，使办公室档案管理工作能够与新时代的发展需求相适应，重视新理念、新模式和先进技术的应用，不断推进工作的创新，以此来为办公室档案管理工作夯实基础，实现办公室档案的有效利用，为事业单位的健康、有序发展打下坚实的基础。

1 事业单位办公室档案管理工作的原则

1.1 规范灵活

由于办公室档案在事业单位发展中具有非常重要的作用，因此在办公室档案管理工作开展过程中，对其管理的规范性和标准性具有较高的要求，具体要严格按照国家相关法律法规和标准，还要遵循相应的规章制度，这也体现出办公室档案管理工作规范性。在实际办公室档案管理工作中，由于每个单位都具有自身的独特性，因此需要结合自身的性质和特点来制定相应的办公室档案管理制度，并积极构建完善的档案管理工作体系，使其与自身的实际情况相符合，增强办公室档案管理工作灵活性。

1.2 权责职责兼顾

办公室档案管理工作实施过程中，需要明确档案管理人员的具体的职责，并确保将具体责任落实到每一个人，全面提高档案管理工作的管理水平。在实际工作中，对于事业单位领导者，也需要明确自己的权责范围，加强对办公室档案管理工作的重视，并强化日常检查和指导工作。另外，还要结合单位的具体情况来制定办公室档案管理的具体目标，以此来促进事业单位办公室档案管理工作水平的提升。

1.3 制定与执行并重

在办公室档案管理工作中，宜严格按照具体的法律要求和相关标准进行，而且要确保制度的严格执行。在具体规定和条款执行过程中，宜以单位的具体情况作为出发点和立足点，针对执行方法进行适当调整，确保执行工作的灵活性和变通性。因此事业单位还需要根据自身的情况来制定切实可行的办公室档案管理制度体系，为办公室档案管理工作的有序开展提供制度保障。

1.4 动态与静态结合

即基于制度下并与当前时代发展潮流相结合，积极对办公室档案管理工作进行调整和创新。严格按照具体的制度来开展工作，并积极对档案管理工作的方式和管理体制进行调整，使其与时代发展步伐相符，实现档案信息的有效利用。

2 事业单位办公室档案管理工作的优化路径

2.1 创新管理理念

在办公室档案管理工作中，要求单位领导和档案管理人员都要重视自身档案管理理念的创新，并积极吸收和借鉴先进的管理理念，提高对办公室档案管理工作的重视。单位领导者要为办公室档案管理工作给予充足的人力、物力和财务支持。这样以以先进的档案管理理念为指引，做好档案管理规划设计，加快推进档案基础设施建设，全面提升办公室档案管理工作的现代化水平，为档案信息作用的发挥提供重要的保障。

2.2 优化档案管理体系及流程

办公室档案管理水平的提升离不开完善的管理体系和规范的管理流程。因此在实际工作开展过程中，需要加快构建科学合理的档案管理体系，并结合单位的具体情况，全面提升档案管理流程的标准化水平。一直以来办公室档案管理工作存在较强的随意性，这必然会对办公室档案管理工作的有序开展带来较大的影响。因此需要制定区域间的统一标准，并建立健全办公室档案管理制度，以统一和标准的制度为约束，实现办公室档案的规范化管理。

2.3 加强档案资源建设

资源建设是办公室档案管理工作较为重要的一项内容，在当前办公室档案资源建设工作开展过程中，需要以档案信息化建设作为前提和基础，做好纸质档案信息的整理工作，全面提升档案信息的数字化水平，具体要求纸质档案与数字档案要保持一致性和统一性，为后续查阅和使用提供更多的便利。同时还要建立档案数据库，具体要根据档案类别、作用和时间等要素实现档案信息的分类成库，为办公室档案信息的开发利用创造良好的条件，加快推进档案信息的一体化和网络化管理进程。

2.4 构建档案管理信息化系统

在当前信息化时代背景下，为了提高档案管理工作的信息化水平，将信息技术与办公室档案管理工作相结合，构建档案管理信息化系统，不仅能够提高档案信息管理工作效率，而且档案管理工作也能够与时代发展需求更具相符性。通过利用信息技术来构建档案管理信息化平台，实现对电子档案的有效存储和高效管理。并通过配备完善的软硬件设施，为档案信息系统的建立创造良好的条件。而且在保证档案信息安全的基础上，还需要借助于档案管理信息化系统来开发档案信息检索模块，实现档案信息的高效检索和利用，更好地发挥出事业单位办公室档案管理工作的效能。

2.5 重视档案的保密性与安全性

事业单位办公室档案涉及内容十分广泛，因此在档案管理工作中需要重视档案的保密性和安全性，并制定具体的安全防范措施和保密制度，针对具有保密要求的档案信息需要加大管控力度，不仅要严格规范档案信息的查阅，同时也不允许档案信息外借。对于档案查阅人员，需要严格对查阅过程中的行为进行管控。由于档案信息会录入到档案信息系统中，因此对于档案调阅要实行登记制度。对于具有保密要求的档案信息，在信息库中宜进行加密处理，严格对借阅人进行审查，并利用电子监控系统加大对档案信息的监控保护，避免出现档案信息泄露的问题。

3 结束语

由于档案管理工作直接关系到事业单位各项工作的有序开展，特别是办公室档案信息涵盖内容较多，更需要对其管理工作给予高度重视。事业单位通过重视办公室档案管理工作，并采取有效的措施来促进档案管理工作的优化，全面提升档案管理工作效率和质量。通过应用先进的技术手段，可以获取更为准确和可靠的档案信息，全面提高办公室档案管理工作的系统化和网络化水平。而且通过优化管理方式和方法，使办公室档案信息充分地发挥其实际效用，为事业单位的可持续发展提供积极的促进作用。