基于网络环境探讨档案管理工作的创新与安全防护

于 艳

（内蒙古自治区兴安盟扎赉特旗人力资源和社会保障局干部人事档案管理中心，内蒙古 兴安盟扎赉特旗 137600）

网络时代改变了人们的生活方式，提升了各行业的信息交互效率，也改变了传统的档案管理模式。为了管理网络环境中日益多样化、规模化的信息资源数据，档案管理单位需要对传统的管理模式进行创新改进，确保管理工作可以与互联网相结合，并持续完善相关体系的建设工作，提高管理效率的同时保障档案信息的安全可靠性。

1 档案管理工作在网络环境中的发展要求概述

1）确保信息反馈渠道在网络环境中的完善性。档案信息反馈是档案管理工作的重要环节，是负责企业单位对档案实际价值进行充分掌握的重要依据，直接关系到后续能否可靠有效地开发和管理现有的档案信息。为此，企业在开展档案管理工作时，需要重视档案的实际作用，持续将现有的规章制度完善，确保管理人员及其他相关人员可以在使用档案信息的过程中做好守法守规，并充分发挥出档案信息的实用价值。在收集档案信息反馈情况的过程中，相关单位需要针对档案使用人员进行相应的教育和培训，确保其具备相应的档案安全责任意识，并能够主动对实际应用情况进行反馈，从而为后续的管理工作提供数据支持[1]。

2）转变档案信息服务观念。随着人们思想意识的逐步转变，人员对于档案信息的需求已经由传统的个人档案转变为对更多其他领域档案信息的需求，人们对于档案资源的共享需求力度随之增加。为此，档案管理单位需要针对现有的管理方式进行改进，将传统的服务观念转变，确保管理人员的意识观念与现有的公众需求相接轨，积极应用互联网相关技术提升档案服务水平，通过现场调研等模式充分了解公众对服务项目的需求情况，实现对管理模式和服务内容的创新改进。同时，档案管理单位需要在过程中注意宣传，确保外部环境能够为档案管理工作的提升提供推进力。

3）积极建设并完善档案信息服务体系。在当前的网络环境中，档案管理工作需要避免朝单一方面发展，应该针对各行业的发展需求建立全面、完善的信息资源体系，确保体系中将行业领域内涉及的各类档案资源包含在内，通过分类、统一管理的档案信息为后续的信息开发应用等相关工作提供助力，进而在行业内形成资源共享的发展环境，为行业进一步发展提供助力。此外，为了进一步提升档案管理工作价值，相关单位需要合作发展，积极从国家层次入手，对现有的档案信息服务体系进行建设并完善，通过信息网络提升档案资源的凝聚效率，进而发掘更多档案价值。

4）重视档案信息安全防护工作。互联网时代对传统档案管理工作带来了极大的冲击，但也是档案管理工作创新发展的新时代。在充分发掘档案信息潜力，完善档案信息服务体系的过程中，档案管理人员需要充分考虑日益突出的软件兼容以及信息安全问题。在利用网络环境为人们提供便捷档案服务的同时，相关单位需要时刻承受着来自各种渠道方向的病毒、黑客冲击，防火墙、加密技术、安全检测、身份认证等相关技术手段在这一过程中尤为重要，相关单位需要持续提升安全防护等级，以此来保障档案信息的安全可靠性。

2 网络环境下创新档案管理工作的具体操作方式

传统的档案管理模式在网络环境中缺乏实用性，相关单位需要充分考虑网络环境对于档案管理模式的具体要求，通过对现有的工作方式和内容进行创新优化，从而为公众提供更加便捷、可靠的档案信息服务，下面对具体操作方式进行详细分析。

1）开展在线服务与信息共享。生活节奏加速的网络时代，人们对于档案信息提出了更高的要求，具体体现在可读性、准确性以及时效性等几个方面。传统的纸质版线下档案信息与现有的公众生活节奏极不适应，人们往往不会耗费大量的时间进行有限线下档案信息的查阅，也无法在短时间内从中获取更多有价值的信息。为此，档案管理单位需要充分认识到人们对于档案信息渠道的需求，积极应用现有的互联网相关技术建立线上的档案信息资源库，确保人们可以随时随地获取自己所需要的档案信息[2]。同时，档案管理单位也可以通过电子信箱等形式从线上建立与公众的可靠链接，构建档案信息在线服务的可靠渠道，有效提升档案服务效率。此外，为了满足公众对于信息资源越来越高的需求力度，档案管理单位需要通过互联网相关技术为公众营造一个资源共享的档案服务网站或软件系统，并积极整合档案管理部门现阶段拥有的各种人力、物力资源，通过统一管理的模式提升工作效率，加快档案数据库的完善和优化管理工作效率。

2）纵深化服务领域。时代在发展，人类文明随着科技、文化的发展不断提升，基础设施建设、科学研究、行政管理、商务贸易等各种行业领域的活动方式将变得更加多样化和复杂化。为了满足各行业对于档案信息服务的多样化需求，档案管理单位需要沿着纵深方向发展档案服务工作，积极对现有的单一档案信息提供方式进行创新和转变，以整体化思维看待档案、图书、文件以及情报检索资料，进而对档案工作人员的产业及服务意识起到促进作用，为档案管理工作的创新提升提供动力。

3 网络环境下做好档案安全防护管理工作的具体操作方式

1）健全电子档案安全管理组织机制。档案管理单位需要针对网络环境中的电子档案建立现有的安全管理机构，并招聘安全管理岗位任务负责档案信息安全防护工作，在日常管理过程中对现阶段的档案管理方向进行预估、识别并解决，有效规避各种档案管理风险，保证档案信息的安全可靠性。此外，档案管理单位需要制定相应的制度标准，通过档案使用制度、权限管理、档案写入或删减规定等相关制度标准对工作人员进行规范指引，避免出现档案安全事故[3]。

2）保证档案管理网络化系统的安全性。为了提升档案管理系统在网络病毒、黑客攻击下的应对能力，避免各种漏洞问题影响档案信息的安全性，档案管理单位需要通过合理的软硬件设计确保网络档案系统的运行稳定性和安全可靠性。一方面，档案管理单位需要充分应用现有的大数据等技术，对管理风险进行预估分析，并针对现场的风险进行整改。其中，云计算对于档案管理效率的提升具有积极意义，其备份、存储能力可以降低档案管理难度，提升档案信息的安全性。另一方面，档案管理单位需要积极应用各种安全防护技术为档案信息系统提供安全保障，确保可以通过技术手段有效识别并防范各类突发的安全风险。在具体应用过程中，档案单位需要从权限控制、信息加密、身份认证等多种技术举措提升档案信息管理的可靠性，并不断提升现有防火墙软件、病毒防护体系等，有效预防信息泄露、信息丢失等问题，建立安全可靠的档案信息服务管理体系。

4 结语

档案管理工作是任何时期都必不可少的一项工作，相关单位需要针对互联网时代的发展情况以及人们的具体需求，对现有的档案管理模式进行创新改进，通过技术手段为公众提供资源丰富、便捷的档案信息服务，并在过程中通过权限控制、身份验证以及防火墙等技术手段提升档案新的安全性，确保档案管理工作高效开展。