浅析档案的科学化规范化管理

张 强

（山东潍坊昌邑市疾病预防控制中心，山东 潍坊 261000）

随着社会经济的不断发展，档案的科学管理越来越受到重视。记录的资料是社会发展引发的真实记录，也是社会必不可少的信息资料。因此，档案管理非常重要，在档案管理的情况下，可以通过提高管理水平，提高档案管理的服务意识，有效解决档案管理面临的弊端，使档案管理更加科学。

1 常见档案管理问题

1.1 员工的整体素质不高

就档案管理而言，大多数人在上班之前都没有接受过任何专业的管理培训，他们通常是新手，缺乏专业知识，缺乏某些工作技能和正确的工作态度。而且，老年人的管理思想和方法过于传统，与现代工业的科学发展相距甚远，科学的管理方法不能顺畅地进行，从而阻碍了基本的管理效率。也有一些人对科学管理没有全面的了解，或者不知道创新在他们的工作中的重要性。仍然在档案管理任务中以传统的管理模式工作，因此任务中出现了许多小问题。不能满足当前的社会发展需要。

1.2 管理体系不完善

许多领域的档案管理系统已基本成为装饰性的工作，并且在工作中普遍使用“个人风格”。管理员基本上使用该系统不会冒犯任何人，除非被迫这样做，这种现象在工作中得到体现。如果无法在档案管理操作中完全实现系统管理，则无法很好地保护档案管理操作。

1.3 缺乏档案管理知识

在档案管理任务中，第一，员工对档案管理任务严重缺乏兴趣；第二，没有在档案管理上投入太多资金来配置和管理硬件和软件。结果档案管理一直是边缘化的政策，员工只做工作，根本不担心工作质量，根本不了解工作的含义。当涉及档案管理问题时，档案管理工作流以肤浅的形式保留下来，因为相关人员没有仔细处理甚至无法解决它。传统的档案管理仍然基于纸质档案，不仅浪费大量资源，而且成为一个非常严重的保存问题。

2 科学管理新时代档案的措施

2.1 档案管理信息创新

过去，档案管理是手动管理。当前，信息技术非常先进，并且各种先进技术和设备不断出现，档案的数量和类型急剧增加。似乎过去的档案管理实践已得到扩展。因此，档案管理的工作方法和模型必须与时俱进，必须建立能够满足并满足我国社会进步要求的工作方法。另外，档案管理人员在日常工作中必须转变思想意识，认真积极地改善档案管理思想和观念。通过充分利用先进的计算机网络技术，有效地提高了档案管理的科学水平，形成了适应信息社会发展环境中新环境的档案管理模型。

2.2 档案管理系统的完善

随着社会经济的发展，我国根据档案管理的实际需要制定了一系列档案管理的规章制度。但是，随着社会时代的发展，过去建立的规章制度已不能满足当前档案管理的实际需求，无法规范档案管理操作，无法使系统充分运行。面对这种情况，我们需要考虑到社会和经济发展来完善档案管理系统。有关部门要分析实际情况，及时更新档案管理系统，完善有关规定，企事业单位要严格按照有关制度开展档案管理工作，充分发挥系统作用。

2.3 科学的档案管理方法

第一，科学管理模式。努力有效地改变现有的管理观念，组建专门的档案管理部门，部署专门的档案管理人员，组建专门的档案管理团队，充分利用资源优势，并扩展服务业务和纪律。从被动变为主动，并提供综合素质。高效的服务同时，重视档案管理的各个方面，运用最新技术来增加档案资源的开发和利用，有效提高档案管理的效率和水平，使单位的档案管理系统更加科学完整。第二，进一步提高档案管理的信息水平。随着信息技术的飞速发展和网络的普及，数字信息的网络应用已遍及人们的工作和生活的方方面面。充分利用信息技术不仅可以提高业务效率，而且可以提高档案管理的完整性和安全性。第三，要有效提高档案管理人员的专业素养。在新时代，档案管理员不仅可以掌握档案科学的基本理论和档案管理知识，而且可以利用各种现代信息工具，尤其是网络传输工具，为更快更好地管理和发展档案资源打下坚实的基础。

2.4 加强责任

由于缺乏对公共机构中档案管理的兴趣，大多数员工没有专业的档案管理技能。档案的收集、分类和组织不够熟练或不可能。而且，大多数档案管理器并不专门用于管理档案，也没有太多精力投入档案管理。因此，已归档的材料会及时补充，容易导致归档不完整。因此，为了严格组织收集的资料，选择负责任的记录员，并且在组织和存储资料时必须认真负责，以确保档案的真实性。同时，为了保证档案的真实性和科学性，有必要不断完善自身的工作方法，提高工作效率和准确性。

2.5 确定档案管理的主要目标

执行档案管理任务时，要弄清任务目标，以充分证明科学管理水平。在档案管理的实际过程中，大多数任务的目标是不明确的。工作时，不注意工作要求。在执行各种任务时，它是容易出错误，并且不能明确定义当前的情况，档案管理部门管理工作的重要性和价值。为了在这种情况下升级和优化档案管理的工作能力，明确定义业务目标以明确业务改进的方向，引导档案管理工作朝正确的方向迅速进行，并确保档案真正利用其职能，提高档案管理综合工作质量的作用和 价值。

3 结束语

综上所述，随着社会的现代化，人们对档案管理工作的兴趣与日俱增，档案管理水平也越来越受到关注。提高档案管理的科学水平是现代社会发展的重要趋势。改变传统档案管理思想的唯一方法是改变传统档案管理做法，加强劳动力培训强度，并培养具有综合素质的工作。现代化以及信息开发技术的有效结合，可以使我国档案管理工作更加科学，规范地发展。