加强业务档案管理 促进城乡居保可持续发展

文/邓林明 余笑路

城乡居民社会养老保险业务档案管理贯穿于参保登记、保费征缴、数据统计等经办业务全过程。做好业务档案管理工作，是推动城乡居保事业可持续发展的重要抓手。

内江隆昌市是全国第二批新农保和首批城镇居保试点市县，从2011年7月1日起正式实施城乡居民养老保险工作，目前城乡居保覆盖达27.8 万余人，其中60 周岁以上享受待遇人员11.1 万余人。当前隆昌市城乡居保档案资料的管理还存在诸多问题，应引起高度重视。

城乡居保业务档案现状

一是人员配备不足，低于1 人/万卷的标准要求；培训指导工作不到位，档案管理人员专业水平不高；档案信息化水平不高，不利于档案安全和风险防控。二是档案管理硬件设施落后，库房安全措施不到位，后续硬件建设投入不足；档案场地面积不够，近几年的业务档案无法入库。三是管理模式以人工操作为主，效率不高，查阅档案资料不便，数据统计工作很难开展。

加强城乡居保档案管理的意义

为城乡居保制度改革提供保障。城乡居保是个庞大、复杂、系统的社会工程，如果个人资料记录不够准确与完整，将导致城乡居保工作无法顺利进行。因此，通过加强城乡居保档案管理，可切实为城乡居保制度改革提供保障。

为城乡居民的切身利益提供保障。城乡居民自参保手续的办理到享受社会养老保险待遇，期间经历的环节很多，需要收集完整的个人信息保存在原始资料档案中。此外，新老农保制度衔接、居民与职工养老保险流动以及保险关系转移、基金转入转出等办理也要在个人档案中详细记录，而这些档案资料是参保人享受社会养老保险的重要保障。

为经办部门提升工作效率提供保障。档案管理的本质主要是对业务工作的梳理与归纳，回顾、整理和总结已完成的业务工作，并获得经验教训，为今后工作提供借鉴。同时，加强档案管理工作，获得全面准确的数据，从而确保决策更加科学，提升工作效率。

加强城乡居保档案管理的建议

管理制度化，规范档案管理程序。要按照“人人都要管档案，事事都要有档案”的要求，着力构建“分工明确、责任到人、齐抓共管、层层落实”的档案管理体系；依法制定城乡居保档案分类大纲，明确保管期限，完善管理程序；进一步健全档案管理制度，严格资料文件的收集、归档和传输规定，保证档案的安全性。

存放规范化，确保档案完整性。要实行各股室预先组卷、档案办公室严格把关、专职人员归档录入保管的工作流程。各股室将业务档案按照“年度+业务环节”的方法进行分类、整理、组卷后移交。档案办公室认真检验档案的真实性、完整性和有效性,并签字确认。专职档案员对档案进行处理后,录入电子文档管理系统，确保所有档案存放有序，规范标准。

队伍专业化，提升档案业务能力。组织专、兼职档案管理员参加档案业务培训，到先进单位实地学习先进经验，不断提升档案管理工作水平；采用“请进来”的办法，请市档案局业务骨干前来检查指导工作,进行档案管理业务培训，促使档案工作人员不断更新知识、提高技能。

硬件现代化，加强档案基础建设。城乡居保档案管理部门要积极寻求领导支持，做好档案管理设施的添置和更新。统一规划标准化档案室建设，有效增加硬件和软件设施的投入。一是要有完备的档案管理设施和设备，建立专门的防火、防汛、防潮综合档案室。二是要加强档案管理现代化和信息化建设，满足对档案信息日益增长需求的客观要求。实施城乡居保档案计算机辅助管理，通过计算机、扫描仪等设备和技术，将文字、图片、音像档案转化为数据，实现纸质档案与数据档案并存。三是要加强档案资料的整合，建立统一的数据库，实现信息网络系统的数据共享，互联互通。

服务信息化，提升档案服务水平。利用计算机网络技术创新档案管理，通过互联网共享不属于保密范围的档案信息，积极提供服务，提高业务水平，增强利用档案服务的能力，实现档案信息资源共享，提高档案管理工作的效率和质量，提高档案的服务利用水平。

城乡居保档案中记录着群众参保缴费等情况，通过加强档案管理工作，确保其安全、真实和完整。同时，运用先进手段，不断提升档案管理水平。只有这样，才能充分发挥档案资料的作用，让参保群众利益得到保障，促进社会保险事业健康发展。