城乡居民基本养老保险档案管理的探索与研究

文/陈实

城乡居民基本养老保险是国家的一项惠民政策、民生工程，是政府为民办实事、办好事的好政策。针对新时期城乡居民养老保险档案管理的要求，探索分析采取电子档案等信息化管理手段以及档案规范化管理，具有现实的重要性。

城乡居民养老保险档案管理是城乡居民养老保险业务经办的基础性工作，对维护参保对象的切身利益、提升公共服务质量、加强风险防控等方面都发挥着重要作用。

城乡居民养老保险档案管理的重要性

城乡居民养老保险覆盖人群面广，且在保障民生、服务民生及构建和谐社会中都起着越来越重要的作用。城乡居民养老保险的档案管理工作是业务经办中最重要的基础性工作，其真实记录了参保人办理城乡居民养老保险参保登记、征收管理、关系转移、待遇核定支付、信息变更、关系注销等业务经办的过程，也是查阅时的原始依据。自2018年开始实施城乡居民养老保险扶贫，让社保扶贫档案的单独归档管理成为了打赢脱贫攻坚战而制定的有力措施。因此，加强城乡居民基本养老保险规范化管理和电子档案管理显得尤为重要。

城乡居民养老保险档案管理现状及存在的问题

目前，资阳市乐至县城乡居民养老保险参保共33.35万人，今年参保类档案已整理1805 卷，但业务档案的整理仍按照传统纸质档案整理及社会保险类档案整理要求进行。随着时代的发展，信息化档案建设势在必行。按照新修订通过的《中华人民共和国档案法》和人社部7月6日印发的《社会保险电子档案管理暂行办法》规定的要求，制定电子档案管理办法，完善城乡居保业务档案管理制度已是时代发展的迫切需要。而据调查，目前乐至县城乡居民养老保险档案管理还存在一些问题。

档案室不能满足现有档案存放需要。作为重要的民生档案，城乡居民养老保险档案目前主要是纸质档案，但由于乐至县居保局现有档案室面积小，受场地影响，已整理的居保档案只得分两处存放。拟计划将一部分寄放在乐至县档案馆，但未达到条件入馆，故现有条件不利于档案的保管和查询。

现有单位经费不能支撑档案整理需要。一方面，因为城乡居民养老保险各项业务档案多，分类整理需要大量的工作经费，但由于现有区域经济条件，只能分批进行整理。另一方面，要建立信息化档案管理所需的设备要求高，而且从村（社区）到乡镇（街道）再到县级经办部门购置先进的管理设备需要大量的资金投入，目前现状根本无法保证。

档案管理人员专业知识不强、人员缺乏。乐至县现有经办机构普遍采取内设机构分散整理业务档案，然后交档案室进行归档整理，管理人员专兼职结合的工作模式。但目前由于人员编制紧张，大多数管理人员以兼职为主，且他们大都是文秘专业、汉语言文学专业，缺少档案管理方面的知识，只是偶尔通过一些档案管理培训进行学习，在档案专业知识方面还很缺失。因此，城乡居保档案管理队伍存在人员少、不稳定，业务素质和文化水平参差不齐等问题，对城乡居保业务档案的规范化和信息化管理造成影响。同时，现在全省居保系统虽已开发电子档案模块，但还没有组织进行专业培训，造成城乡居保电子档案工作开展停滞不前。

加强城乡居民养老保险档案管理的对策与建议

加强领导重视，确保保障措施到位。一是加强向同级政府汇报，强调城乡居保民生档案整理的重要性，争取得到政府的支持，能够在档案整理经费和人员编制上予以保障，落实档案专项工作经费。二是争取得到单位主要领导的重视，将档案管理工作放在其他业务工作同等重要的位置，在工作推动上狠下功夫、加大力度，确保档案管理工作措施有效。同时让每个业务股室能主动作为，推动档案管理工作迈上新台阶。

加强队伍培训，确保专业技能提高。档案工作是一项政策性强、业务要求高的工作，这就要求在配备档案管理人员时要选用政治素质高、思想品德好的人员，同时要热爱档案管理、责任心强且具备一定的档案管理经验。因此，在加强档案管理队伍建设培训方面，一是要在内设机构中成立专门的档案管理股室，落实档案管理人员，这是档案管理的基础。二是要积极参加省、市、县档案管理部门组织的档案专业知识培训和业务主管部门组织的社会保险档案管理培训。三是要做好基层居保经办人员的档案培训。城乡居保业务已下延到村（社区）、乡镇（街道），为了提升档案质量，要加强与乡镇（街道）的联系，每年要定期组织人员对乡镇（街道）基层分管领导、经办人员进行城乡居民养老保险政策法规和业务经办的培训，向他们讲解城乡居保档案管理相关法规，以及档案从生成到报告、提交和使用的流程。同时，培训方式要灵活多样，力争打造一支政治强、业务精、作风硬、效率高的高素质档案管理队伍。

加强制度建设，确保工作规范化。科学健全的法规制度是做好城乡居民养老保险档案管理工作的基础，建章立制又是管理的必要手段。在新时代新的档案管理要求的背景下，要根据《中华人民共和国档案法》《社会保险电子档案管理暂行办法》《社会保险业务档案管理规范》《电子文件制定档案管理规范》中关于城乡居民养老保险业务档案管理的有关规定和要求，结合本地工作开展实际，制定出本单位相应的《城乡居民养老保险档案管理办法》和《城乡居民养老保险电子档案管理制度》。

同时，要结合新时代对党员干部的新要求，始终坚持全心全意为人民服务的宗旨意识，不断完善更新单位档案接收、管理、保护、保密、借阅、人员职责等制度，规范档案管理工作流程，实现城乡居民养老保险档案管理的制度化、规范化和标准化管理，有效保护和利用档案，更好为参保人员服务。

加强设备设施投入建设，确保档案安全管理。为了推进档案工作顺利开展，首先应积极争取资金，加大对档案室的建设投入，改善档案保管条件。一是加强县级经办部门档案室的建设投入，安装规范的消防设施和火灾报警系统，配备消毒机、除湿机、空气净化器等设备；二是在县乡经办机构、基层中心村、社区配置电脑、专业扫描仪、高拍仪、复印机、打印机等设施设备；三是做好档案管理“九防”措施，按照“九防”要求布置档案室。

加强信息化建设，确保电子档案工作顺利开展。完善城乡居民养老保险电子档案相关制度是推进“互联网+人社”工作的必然要求。今年，在新冠肺炎疫情防控期间，人社部门大力推进社保经办“不见面”服务、证明事项清理、告知承诺制、人社服务“快办”行动等一系列惠民利民的措施，凸显了加强信息化建设和电子档案的重要性。而城乡居保是社会保险经办服务涉及对象最广的业务，所以更应抓住契机，切实加强城乡居保电子档案管理应用，助推社保经办服务模式转型，全面提升参保群众的幸福感和满意度。

一是要继续严格纸质资料审核。纸质档案是核对档案信息真实性的根本依据，为了准确把传统的纸质档案转化为电子资料，在进行数字化处理时，保证纸质档案的完整性和准确性是前提。二是要加强信息化建设。加强城乡居民养老保险业务系统与电子档案管理信息系统的对接和一体化建设，实现全程电子文件在线归档、归案。三是要加强通过电子档案的推进，改变风险防控管理模式，利用系统对接在各个环节设置风险预警。四是要加强电子档案的管理应用。要把电子档案的应用与便民服务措施相结合，通过电子化管理档案，加强大数据对接管理，真正按照“一网、一门、一次”的改革要求，做到让档案“跑腿”，群众不跑腿或少跑腿，进而提升人社公共服务水平。

综上所述，进一步加强城乡居民养老保险档案规范化、标准化、信息化管理是人社部门利民便民的一项有效举措，也是人社部门履行对参保人员“记录一生、服务一生、保障一生”的承诺，更是打造温暖人社品牌的一项有力措施。