分析信息化档案管理归档整理分类技术

左丽娜

摘  要：信息化档案是未来档案建设的主流趋势，故而研究内容具有一定现实意义。在此之上，本文简要分析了信息化档案管理的优势与注意事项、原则，并通过规范档案业务流程、加强网络权限建设、合理设计信息化管理系统、充分应用信息化电子技术等策略，以此强化信息化档案管理归档整理分类效果，满足当前信息化档案管理需求。

关键词：信息化档案  归档整理  分类技术  数字签名  分级管理

中图分类号：G270.7                           文献标识码：A                    文章编号：1674-098X（2020）10（b）-0125-03

Abstract： Information archives is the mainstream trend of archives construction in the future， so this paper has certain practical significance to carry out in-depth research on information archives management archiving and sorting technology. On this basis， this paper briefly analyzes the advantages， points for attention and principles of information archives management， and through the strategies of standardizing the business process of archives， strengthening the construction of network authority， rationally designing the information management system， and fully applying the information electronic technology， so as to strengthen the classification effect of information archives management， and meet the current needs of information archives management.

Key Words： Information  file; Archiving and sorting; Classification technology; Digital signature; Grading management

在信息化技术不断发展的过程中，信息化档案逐渐在档案事业中突显出较强的应用优势。而针对信息化档案管理工作实施的归档整理分类技术，能够有效提高信息化档案管理水平，促使信息化檔案能够得到良好的安全保障，进而增加其利用率，确保信息化档案中储存的信息能够真正发挥出实践作用。

1  信息化档案管理的优势与注意事项

1.1 优势

1.1.1 提高整理效率

传统意义上的档案管理是对纸质版档案信息进行分类归档与整理保管，这种方式虽然也具有一定成效，但在档案数据利用与管理归档中难度较大，甚至极易受到人为因素干扰而出现整理不到位或编研失误等问题，进而不利于后续档案信息的合理化应用。同时，在归档过程中往往还需遵照固有流程手续，最终将降低管理效率。而信息化档案管理能够有效借助信息化技术在网络平台上将其转化为电子文件，便于相关人员随时查找与校正。

1.1.2 开拓利用渠道

信息化档案管理相比传统档案管理模式更加高效准确。同时，它还能实施集中管理、监管，在信息化管理人才的协助下，能够保证信息化档案信息拥有更广泛的利用空间。比如可与网络服务商保持紧密联系，以此为档案信息的利用提供重要安全保障，满足不同使用者的多元化需求，最大化展现档案信息的利用价值。

1.2 注意事项

在信息化档案管理期间，主要包括归档、整理、分类等环节。其中以归档为主要研究内容，对其注意事项展开讨论。由于归档是信息化档案管理的首要步骤，它的操作质量将直接影响后续事项的实施效果。因此，相关人员需切实做好档案信息化管理归档工作。虽然在信息化管理过程中的确能够为管理者减轻工作负担，但应注重效率的有效提升，之所以应用信息化档案管理系统正是为了满足新时代针对工作效率方面的具体要求，故而在归档部分应采取有效措施对其操作流程进行精简，由此在达到最佳档案资源利用率的同时也能全面提高管理效率，为信息化档案的建设与发展提供重要助力。

2  信息化档案管理归档整理分类的原则

所谓档案归档是将档案信息由文本资料整合到档案中，在此期间应保证档案信息的可靠度与真实性。而整理分类，是将分散在档案中的零散信息进行集中管理，并按照相关特征有规律的实施类别区分，便于后续使用者能够快速从中找到所需档案信息。通常情况下，在信息化档案管理过程中开展归档整理分类等工作时需要遵循以下原则：

（1）精准性，在信息化档案管理工作中需要保证归档、整理、分类等各个环节的精准性，防止出现失误而造成档案信息缺乏可信度，尤其是归档环节。同时，也应对重要档案信息进行特殊保护，最终提高档案管理的精准度。

（2）规范性，针对信息化档案实行有效分类时还应注重其规范性。信息化档案管理分类需要参照一定类别标准，此时应采用适合的分类方法，以免影响档案信息的利用率[1]。

（3）严肃性，档案作为记录文本资料的载体，从某种意义上而言具有一定的严肃性特征。虽然整个工作是属于一项重复作业行为，但仍要求工作人员保持较强的严谨性，既不能产生懈怠情绪，又需要在面对每一“件”档案时始终保持端正的态度。任何档案信息在某个领域都是重要的参考依据，一旦相关人员无法形成正确的工作理念，很可能引发严重的后果。对此，应时刻秉承着“严肃性”管理原则。

3  信息化档案管理归档整理分类的策略

3.1 规范档案业务流程

3.1.1 创新方法

针对信息化档案管理，对其实施归档整理分类时应当结合不同档案类型选择适合的归档方法，这样可保证后续整理分类工作的顺利开展。通常情况下，信息化档案系统中所形成的电子档案信息，一部分是由纸质版档案转化而成。另一部分则是经由管理系统自行生成，对于这两种不同形式的电子档案，在对其进行归档处理时应实施分类归档。比如对于纸质版档案，可直接利用电子扫描或其它方式录入信息，之后在归档时可采用拷贝手段，以此降低归档繁琐度。至于系统自动生成的档案信息可借助系统端口实施归档，以免重复打印，引发资源损耗问题。

3.1.2 明确时间

在整理信息化档案时还需要明确归档时间，并且有秩序的进行整理分类。比如针对高校这种档案信息变动量较大的场所，应按照2次/年的归档周期对其进行分类处理。其中应涵盖基建档案与科研档案等不同类型。以往常在信息化档案归档3个月后出现“更迭现象”，即新的档案信息替换旧的档案信息，而在整改优化后可将归档时间进行准确记录，这样可实现实时化归档，保障归档工作质量。所以，在信息化档案管理过程中，需事先确定好归档时间。

3.1.3 整理内容

在对信息化档案信息进行整理时，还应当保证档案内容的完整度。按照相关信息化档案管理规范可知：在对信息化档案进行归档时应保证电子文件与元数据实施同步归档。相比以往档案管理流程，由于档案数据规模过于庞大，故而根本无法实现档案背景与相关记录的实时归档。因此，在信息化档案管理系统的协助下，档案信息能够得到精准化归档与整理，这也能为档案分类工作带来重要助力。

3.1.4 归档分类

以高校信息化档案管理为例，在对其加以分类时，应对每个大类进行细化分类。例如将档案划分为党政干部、行政部门、学生团体、教育科研等多个类别，之后再将每个大类细分为多项小类别，并采用“分类立册”的方式将其分别存储于不同档案库中，便于相关人员快速找到所需档案信息。同时，可参照一类档案种类、二类档案种类逐层进行查找。据此，在信息化档案管理期间，还需对原有信息查找功能加以强化，包括细化分为具体年份、关键词、来源等，以此提高档案管理水平[2]。

3.2 加强网络权限建设

3.2.1 内容筛选

信息化档案虽然从查阅或是整理等部分都较为便捷，但为了达到最佳管理效果，还应进一步加强网络权限建设，由此保障信息化档案的安全。其中应借助“数据过滤”功能，对归档信息进行筛选，一方面，可验证数据的真实性有效性。另一方面，能够及时消除危险数据，防止其他数据受到干扰而遭受泄露风险。目前，为了实现信息化档案数据筛选服务，可采用对应的检测技术对信息化档案管理系统中涉及到的网站、编程、发件方等信息加以过滤筛查，并且还能自行阻拦垃圾信息，一能节省储存空间;二能全面保障信息安全。因此，在信息化档管理归档整理分类期间需充分应用先进的检测技术，促使信息化档案保持安全防护状态。

3.2.2 分级管理

信息化档案管理为了增加其安全性可实行分级管理模式。比如可应用虚拟网络技术结合电子档案中的用户名与硬件编码、指纹时间创新管理方法。同时，还可搭配端口支持协议对电子档案信息进行加密处理，这样既能实现信息化档案信息透明化服务，又能防止信息化档案中涉及到的档案资源出现泄漏丢失现象。另外，还可根据信息化档案中分类信息的重要程度选择适合的验证模式，最大化保障信息安全[3]。

3.2.3 数字签名

信息化技术的进步的确为信息化档案的发展带来重要推动力，但也为档案管理工作增加了一定风险。此时可应用数字签名的形式开展归档整理分类等各项工作，促使信息化档案在其利用阶段得到有效保障。所谓的数字签名与原有纸质版档案签名形式类似。在信息化档案归档环节，要求管理者通过签署姓名的方式验证使用信息化档案信息的合法性与规范性。若管理者与实际工作者并非一人，可实施“管理职权转接”，降低信息化档案管理风险。

3.3 合理设计信息化管理系统

要想保证信息化档案管理整理归档分类工作取得较大成果，应合理设计信息化管理系统。具体方法如下：

（1）需对信息化管理系统的功能加以完善，包括测试功能等，能够自行检测系统的安全性与实用性，这样可帮助档案管理者缓解工作压力。同时，在系统设计环节还应做好整体规划工作，并对整个流程进行有效规范。比如在数据导入阶段，需先行对人事档案信息进行分类管理。

（2）注重技术人才培训。例如可研发新型管理系统，并对原有系统进行升级改造，这样才能增加系统的有效性，并在运行期间制定健全的管理机制，由此保证管理人员能够顺利完成信息化档案管理任务。

（3）管理者应做好信息化系统的维护工作。比如可安排工作人员定期对信息化管理系统的性能进行檢测，若出现运行不稳定等问题应立即加以修复，以免影响信息化档案管理整理归档分类等工作进度。

3.4 充分应用信息化电子技术

若能在信息化档案的归档、整理、分类等环节充分应用信息化电子技术将有效提高管理效率，而且还能扩大信息化档案应用范围。所以，管理者在信息化档案管理工作中应根据实际情况应用高新技术[4-6]。

以二維码技术为例，在整理信息化档案期间，应以“案卷”作为单位对档案进行有效整理。为了保证档案整理信息与归档内容相一致，可对每个档案设置二维码，进而通过系统扫描可直接知晓档案详细信息，包括卷名、图号、文件编号等。一方面，二维码技术的应用可增加系统校对的准确性。另一方面，能帮助管理者快速掌握档案详情，进而达到最佳管理效果[7]。同时，在归档与分类阶段，运用二维码技术还能让管理者有针对性的将其进行客观归类，防止出现与分类标准不相同结果，最终增加重新分类风险。因此，信息化档案的推广能够为档案归档整理分类工作创造有利条件。

4  结语

综上所述，信息化档案管理工作面临着归档、整理、分类等多重挑战，故而可从规范业务流程、加强网络权限、设计信息化管理系统、应用信息化电子技术等方面着手，确保信息化档案在后续资源利用过程中突显出真正价值，以此保证信息化档案能为工作人员减轻负担，在保障储存安全的同时，也能拥有良好的发展前景，最终提高档案管理效率。

参考文献

[1] 侯苏珊.新时期事业单位档案管理信息化建设创新探讨[J].兰台世界，2020（S1）：72.

[2] 田勇.信息化发展导向下的妇幼保健档案管理研究[J].黑龙江档案，2020（3）：77-78.

[3] 曲文，汤琦.基于BIM的医院基建档案信息化管理的思考与探讨[J].中国医院建筑与装备，2020，21（6）：98-100.

[4] 王玉玲，朱银培.新时期高校电子档案基于信息化发展应用研究[J].兰台世界，2020（6）：61-63，66.

[5] 姜莹莹.黑龙江省高速公路项目档案信息化管理研究[D].西安：长安大学，2019.

[6] 张映雪.基于知识管理的企业档案信息化发展策略研究[D].天津：天津大学，2018.

[7] Alexander M Petersen，Orion Penner. Renormalizing individual performance metrics for cultural heritage management of sports records[J]. Chaos， Solitons and Fractals： the interdisciplinary journal of Nonlinear Science， and Nonequilibrium and Complex Phenomena，2020，136.