供应商管理存在的问题及解决策略

1 供应商管理工作概述

本文所称供应商主要是指在企业采购活动中提供产品或服务的法人或组织，包括工程、物资和服务类供应商。随着市场经济的不断发展，企业之间的竞争日益加剧，为企业提供物资保障的供应商的重要性日益凸显，选择优秀供应商有利于提高供应商管理水平，符合企业发展的长远利益[1]。目前，包神铁路集团物资供应分公司已建立比较完善的供应商管理体系，制定了本单位供应商管理制度，涵盖了供应商准入管理、供应商绩效管理、供应商短名单管理及供应商失信行为管理。

2 当前供应商管理可能存在的问题

虽然目前公司已经建立起较为完善的供应商管理体系，在这个体系下对供应商进行日常行为管理，但可能还存在诸多问题，具体包括：在寻源采购过程中出现的问题，合同签订与执行过程中出现的问题，物资交验过程中存在的问题等，下文将具体进行阐述。

2.1 供应商违规操作，损害公司利益

供应商参与采购活动时可能存在涉嫌违法、违规的行为。如违背公平、公正、诚实信用的原则，通过各种关系提前与招标人或者招标单位接触，获取相关信息，谋求中标，这种行为严重扰乱了招投标环境，损害了企业的合法利益，供应的物资质量得不到保障，给公司正常生产带来安全隐患。

2.2 供应商未能按照合同约定及时交货，影响公司正常生产

及时保障供应对企业至关重要，供应商及时准确交货，能降低仓储成本，提高周转率。供应商中标后与企业签订采购合同，但在合同执行过程中出现违背合同规定的情形，未及时交货，影响公司正常生产。

2.3 供应商交验的物资存在质量问题，给企业带来损失

供应商交货时产品质量存在问题，导致不合格产品入库，给公司正常生产带来安全隐患。

3 供应商管理问题的解决策略

针对以上问题，公司制定了切实可行的措施，有效防控了风险。公司加强了供应商准入管理、供应商调查管理、供应商绩效考核管理等。明确供应商考核内容、考核范围和考核标准。

3.1 加强供应商的准入管理

第一，做好供应商准入工作。我公司实行供应商准入制，供应商准入时需要审核供应商是否具备有效的营业执照、一般纳税人相关证明、需要核实供应商财务资金状况及供货能力等，审查通过后，将其纳入公司供应商门户系统[2]。

第二，明确供应商准入流程。首先，供应商在供应商门户提出申请，签订供应商恪守商业道德协议书及相关服务协议；其次，供应商须上传营业执照、开户许可证等相关证照，并对自己填写的信息及上传的证照负责；最后，物资管理部门对供应商提交和上传的信息进行审核，审核通过后进入到供应商管理系统。

第三，开展供应商准入审核工作。供应商准入工作审核的重点是：供应商信息是否真实有效、各类证照是否在有效期之内；供应商营业执照及其他资质证书是否符合其应申请的供应商类别；供应商是否处在失信行为处罚内；供应商近三年有无重大社会责任风险，包括但不限于重大质量事故、重大环境污染事故、负主要责任的重大安全事故。

3.2 加强供应商调查管理

加强供应商调查工作，调查目的是为供应商准入提供依据，同时在调查过程中及时发现供应商是否存在违规违法问题。调查主要从以下几点展开：(1)供应商的基本信息情况：注册资金、经营范围、经营业绩、经营地点、是否为生产厂家等。(2)人员组成情况：职工人数、技术工人组成、职工职称情况、一般工人及管理人员等相关信息。(3)销售业绩：销售业绩是反映企业经营状况的主要指标，主要查看销售业绩、合同签订状况。(4)加工制造及设备检测能力：调查设备名称、数量、规格型号及加工范围。(5)售后服务情况：服务人员数量、服务预算、处理应急事故能力，有无计划在公司附近设立售后服务站。(6)资质证书情况：是否具有质量体系认证证书、行业强制认证证书、知识产权证书及其他证书。(7)财务状况：固定资产、流动资金、应收款项、应付款项、年度销售总额、库存总额、周转资金等。

3.3 加强供应商的绩效考核管理

第一，明确供应商考核的内容。供应商考核内容应详尽具体，涵盖整个物资采购及供应过程。为此，公司从物资采购环节、合同签订环节、到货验收环节等方面制定并明确了供应商考核内容，主要包括：采购活动配合度、采购物资质量、采购物资价格、货物交货及时性、供应商服务态度等[3]。

第二，制定合理的供应商考核方式。明确供应商绩效考核周期，供应商考核周期按照一个自然年起算，即每年对供应商进行考核，具体考核时间应在年底或年初进行。(1)明确供应商考核分值，供应商考核总分为100分，得分在90分以上的为优秀供应商；得分在60分以上的为合格供应商；得分在60分以下的为不合格供应商。(2)在一个考核周期满后，供应商的分值清零，不转入下一年度。其中供应商在一次履约中有两种及两种以上不良行为的，应当分别扣分，累加分值。

第三，组建供应商考核小组，明确考核人员的职责。物资管理部门组建供应商考核小组，考核组成员按照职责分工了解并掌握供应商经营行为及供货情况。制定供应商考核记录表，详细记录供应商履约过程中存在的问题，做好供应商每一单业务产品质量记录、产品价格记录、履约服务记录，作为对供应商不良行为扣分的依据。考核组成员将供应商考核记录表等相关信息、证据做好档案留存。考核组成员的主要职责是：

(1)制定供应商考核记录表，考核组成员实事求是的进行考核打分，实时记录供应商表现。

(2)采购员在采购寻源及合同签订环节收集供应商失信行为相关信息和相关证据，做好产品价格记录，履约服务工作。

(3)参与验收人员在验收环节收集供应商失信行为相关信息和有关证据，做好产品质量记录工作。

(4)其他考核人员发现供应商有失信行为的，应在供应商考核记录表中做好详细登记。

(5)定期组织召开供应商考核会议，审议考核情况；对供应商严重损害公司行为的情况及时召开专题会议。

(6)考核组成员对履约不良的供应商以书面或电子邮件形式进行通报批评，督促其限期进行整改。如果产品质量存在问题应及时进行退换货，情节严重的，应及时进行追责，启动追责程序。

第四，明确供应商绩效考核标准。根据供应商考核内容，明确供应商绩效考核标准，并对每项内容进行考核打分。主要包括：采购活动配合度、产品质量、产品价格、货物及票据交付、售后服务等五项内容，供应商绩效考核满分为100分，优秀为90分，合格为60分。供应商绩效考核进行累计扣分制[4]，以下分别阐述每项绩效考核标准及供应商最终得分是如何进行统计的，最终完成供应商绩效考核工作。

(1)采购活动配合度。供应商在采购环节存在串标、围标等不正当竞争行为的，提供虚假材料骗取中标的，在评标过程中干扰或影响评标工作的，每件(次)扣40分；供应商参与采购活动时包括寻源、合同签订过程提供的信息不准确，每件(次)扣5分；供应商已接受邀请谈判，未能按时参加谈判的，要在开标前两天回放弃函。如未在前两天内回函，每件(次)扣3分；对招标及谈判结果恶意投诉，每件(次)扣10分。

(2)产品质量。供应商所提供的产品发生质量问题，在验收中被发现或对生产影响轻微的，一次扣5分；对生产造成影响，需要更换或返工或被使用单位投诉属实的，每件(次)扣10分；造成严重后果，导致重大质量事故或人身伤害或生产终止的，每件(次)扣40分； 经认定为提供翻新产品等严重不诚信行为的，一次扣30分；未按照合同(订单)所约定的质量标准供货的，一次扣10分；所供货物数量短缺的，每项货物扣5分；提供过期产品的，一次扣20分；不按照招标或合同等文件约定品牌供货的，每项货物扣10分；在各类检查、考核中发现产品存在质量问题的，每件(次)扣10分； 产品外观有严重污毁的，每件(次)扣5分。

(3)产品价格。故意抬高产品价格，单价在5000元以上的货物，当次报价超过该供应商历史供货价格20%的，每有1项货物，扣3分；单价在5000元以下的货物，当次报价超过该供应商历史供货价格30%的，每批次货物，扣5分；供应商询价价格偏离市场价格50%的，每件(次)扣5分；框架合同中，供应商由于报价错误或错误理解规格型号等原因导致不能按照约定单价执行的，每有1项扣10分。

(4)货物、票据交付。不按照约定时间内供货，每批次扣5分；因迟交货物对运输生产造成重大影响或停工的，每批次扣20分；未按照采购订单中物料描述供货的，每有一项物料，扣3分；货到未按要求开具发票的，每件(次)扣5分；所供货物应提供检验报告、合格证等附件而未提供的，每件(次)扣5分。

(5)售后服务。中标后，无正当理由拒签合同的，每件(次)扣40分；无正当理由拒不履行合同的，每件(次)扣40分；因质量存在问题，但拒绝退换货的，每件(次)扣40分；无法按照合同约定提供有效售后服务的，每次扣10分；无故拖延换货，超过要求期限的，每件(次)扣5分；设备的零配件价格明显超过设备采购时合同约定价格的，或在合同内没有约定但价格明显高于同水平供应商的，每批次扣10分。

3.4 供应商绩效评估结果的应用

第一，考核得分大于90分的供应商，可获邀参与集团公司相关工作的经验交流和研究讨论[5]。对于优秀供应商，可以根据公司具体情况与其签订长期框架协议。

第二，加强对供应商的惩罚措施。(1)在一个自然年度考核得分60分及以下的供应商，为不合格供应商，对于年度考核不合格的供应商须启动供应商失信行为管理。(2)考核得分低于80分的供应商，要求其根据考核结果，针对性地进行整改，整改期限3个月，并在后续考核评价中作为重点考核对象。(3)根据考核发现问题的严重程度，经上级公司审定对供应商采取临时限制性措施，具体包括：强化检验；暂时提高质保金比例；暂停当前合同执行或付款；暂停新业务参与权限等。

3.5 加强供应商失信行为管理

第一，供应商在日常活动中出现以下问题，应启动供应商失信行为管理。对供应商存在的诚信问题、重大违法行为、常考核不合格的情形，启动供应商行为管理。

第二，供应商失信行为根据情节严重程度分为“警告”“暂停资格”和“取消资格”三种方式。受到“警告”处置的供应商，经过限期整改合格后可以正常参与业务；对于“暂停资格”和“取消资格”处置的供应商，情节严重的被拉入黑名单，禁止参与公司业务。

第三，明确“警告”处置工作流程：

(1)物资管理部门收集供应商失信行为相关信息和证据，拟定处置报告，经分公司供应商管理考核小组审批后，报请上级公司招标领导小组审定。

(2)物资管理部门向受处置的供应商开具警告通知单，约谈责任人，要求供应商在规定的时间内进行整改。

(3)整改验收合格后，拟定解除处置报告，经分公司供应商管理考核小组审批后，报请上级公司招标领导小组审定。

(4)每月物资管理部门汇总当月处置、解除处置相关资料，报集团公司备案。报送资料包括：供应商处置、解除处置月度报等内容。集团公司将受处置的供应商下发至专业采购机构、招标代理机构，并统一在采购平台发布公告。

4 结语

本文主要从公司实际情况对供应商管理存在的问题进行了剖析，并针对存在的问题制定了详细的解决方案。供应商对物资及时供应及产品质量承担着主要责任，为保证企业自身的正常运转，应对供应商管理工作重视起来，科学合理地做好供应商的管理及绩效评估工作，结合评估结果选择适合公司发展的供应商，并建立一支优质、稳定的供应商队伍，为企业提供优质稳定的物资供给，进一步促进公司的顺利生产，并为公司安全生产提供物资保障。