浅议电网企业零星物资电商化采购策略

文/朱腾芳

电商化采购作为零星物资采购的主要手段，在提高采购效率、保障及时供应、降低采购成本的同时，也存在不少问题与风险。笔者基于所在单位电商化采购的执行情况，对零星物资采购过程存在的问题进行了探讨。

在国家大力推行“互联网+”“大数据”建设运用的背景下，越来越多的传统行业借助电子商务优势实现跨越式发展。笔者所在公司的电商化采购，自2017年首先用于采购办公类物资以来，采购范围逐步扩大，极大满足了各单位对办公用品、零星物资等规格品种多、需求频次高、数量无法准确预测的物资需求，但在各项巡视检查中发现，公司部分单位在电商化采购执行中存在不少问题，潜在风险大。因此，如何既充分发挥电商化采购的优势，又有效防范管理风险，规范公司电商化采购结果执行，梳理执行过程中存在的问题和风险就具有十分重要的意义。

零星物资电商化采购存在的问题

一是需求提报方面。由于零星物资种类繁、杂、多，标准化程度低，无法及时、准确预测采购需求，致使下单分散、采购频繁，采购管理成本高且实施难度大。同时，一直以来一级、二级专区的入围供应商都是按分包确定唯一商家，导致商品品类不够丰富、难以覆盖各单位生产办公的多样化需求。

二是供货验收方面。由于电商物资每年的资金额较大，订单数较多，需求时限又较为无序，物资部门很难做到全部现场验收。现场管理不可控，势必存在一些“私下换货”“货现置换”等漏洞与风险。

三是供应商履约评价方面。原有分散、多点下单的运行方式导致物资部门与供应商几乎是“零接触”，物资部门对商品和服务了解不深，对电商物资供应商很难进行全面客观的评价，从而不利于提升物资质量和服务水平。

四是采购账号管理方面。笔者所在部门电商物资管理单元达十多个，多点提报、多点供货造成效率低下。同时分散下单、管控环节缺失也容易造成供应商服务时效性较差，供货周期较长。

优化零星物资电商化采购做法

落实电商化采购新理念，突出关键环节管控与优化。一是发挥部门管理职能，重新梳理业务环节，制定物资电商化采购业务流程。二是根据公司电商化物资采购要求，汇总分析近两年中心各部门提报的电商物资类别，物资部门筛选了200多种常用办公用品，制定《中心电商化物资采购目录》，明确规定办公用品、重点低耗物资清单。同时，针对常用办公用品和培训低耗等物资实行批次集中提报，全年共划分5个批次，督促各需求部门按时间节点提前做好需求统计，物资部门汇总后集中统一下单。三是把电商物资纳入现场履约范畴，明确了由物资部门牵头负责组织电商物资的履约验收工作。商家在接到平台订单后，及时与履约专责联系，确定供货时间，履约专责依据不同项目随机抽取监督人员，与库管人员一起组成验收小组，对该批次电商物资进行现场验收入库，需求部门派人现场领用。四是为紧急项目电商化采购开辟绿色通道，保障及时供应。制定了应急物资保障方案，针对属于电商目录的物资，在资金来源确定、审批手续完善的前提下，按照优先保障供应的原则，商家先供货，所需物资全部供货完成后，统一补单，保障紧急物资及时供应。

以精益化管理理念，推行电商化采购全流程闭环管理。一是进一步明确电商化采购账号归口管理和职责要求，并开展了账号自查清理工作。二是各部门严格执行公司电商化采购目录及采购结果，所有纳入电商化采购目录，在商城一级、二级专区上架的商品，无论项目类型和资金来源，须在商城选购，未经审批严禁另行采购。确因参数、规格不满足生产实际要求的，需填报《电商化采购转批次采购审批单》，履行审批手续后纳入批次采购。三是制定本单位审批流程，加强请购需求计划的审批。四是全面推行电商化采购“批次提报、集中配送、按期结算”。五是加强验收履约协同监督，堵塞管理漏洞与廉洁风险。目前，电商化采购已做到请购人和收货人完全分离，引入物资部门“牵线搭桥”的流程，切实发挥相互制约和相互监督作用，规避了需求部门与供应商“私下换货”或“货现置换”等腐败现象。六是建立供应商常态化评价机制，增强对商家履约的约束力。七是通过采购业务现场培训会和电商管理培训会等形式，多次开展电商化采购专业培训工作，加强对需求部门请购人员的业务指导，进一步提高选购人选购技术水平。八是注重日常监督管理。设置专职人员负责电商化采购执行和监督管理，定期开展电商化采购执行情况预警和抽查，对违纪违规行为依据相关规定进行严肃处理。