工程档案管理存在的挑战和对策

（成都建筑材料工业设计研究院有限公司，四川 成都 610051）

1 工程档案管理的意义分析

工程档案管理就是指建筑工程在项目申请、立项审批、现场勘查、图纸设计、建设施工、竣工验收、质量监管等环节所形成的文字、表格、影像、图纸等文件档案进行归档管理，为企业项目绩效考评和投资决策提供依据。工程档案管理工作具有专业性、周期性和服务性等特征，建筑企业加强工程档案管理一方面能够为工程改建或扩建提供精准数据，在避免施工盲目性的基础上，有效降低施工成本；另一方面，建筑工程项目是城市发展的重要组成部分，工程档案管理能够为相关领域提供资料支持。

2 现阶段工程档案管理存在的挑战

2.1 档案管理缺乏统一标准

建筑工程档案在管理过程中存在诸多不规范现象，例如：资料的采集与编制需要联系工程施工进度，同步更新资料数据。但从目前情况来看，企业施工资料采集往往滞后于工程实际施工进度，这种数据采集方式可能会影响到工程竣工验收效率，也无法保证资料数据的全面性和真实性；企业在档案编制方面缺乏主动性，档案资料分类再装和整理修订等工作落实不到位，无法保证档案资料系统性建设。此外，由于档案资料管理过程中，企业尚未针对归档工作设置统一标准和基本流程，在很大程度上降低了档案资料的使用价值。

2.2 档案管理保障措施不健全

部分建设机构尚未针对档案资料管理设置专业的部门和岗位，档案资料管理工作往往由项目部其他非专业人员代为管理，这使得施工档案在管理和交接方面不符合《建设项目档案管理规定》等相关文件，甚至可能会造成重要信息遗漏或丢失，这也是施工档案管理过程中普遍存在的问题。另一方面，档案管理以电子档案和纸质档案为主，纸质档案容易受温湿度、地形地势等因素的影响，电子档案也可能因设备存储功能没有加密处理而潜在一定的管理风险。如果企业在档案管理保障措施方面存在资金投入不足、设备管理不严等问题，可能会给档案管理带来安全隐患[1]。

2.3 归档及时性有待提升

施工档案管理过程中，数据采集和档案归档不及时问题较为普遍。在部分施工项目当中，由于档案管理人员没有深入一线业务环节，档案资料收集与施工进度差异较大，无法保证工程前期资料收集的完整性和及时性；同时，部分项目工程负责人是档案资料管理的第一主体，但档案资料收集完成以后，没有主动将档案转交给档案管理人员。档案资料在项目建设人员手中滞留时间过长，档案管理风险也随之增大。

2.4 档案管理信息应用程度不足

从目前情况来看，近几年市场上大部分建设施工企业都已经认识到信息化应用的重要性，也实现了基础的档案信息化管理。档案信息管理不同于其他管理领域，需要企业投入大规模的人力、物力和财力搭建管理系统。但信息化建设可能会给企业带来资金压力，也需要耗费一定的时间，部分企业目前尚未实现重要文件原件直接扫描入库，档案信息化建设相对滞后的问题，将会给档案信息查询利用、档案数据储存以及档案价值发挥等带来了负面影响，也无法适应大数据环境下的发展要求。

3 优化工程档案管理的对策分析

3.1 实现档案管理工作有序性开展

首先，在合同签订环节，建设单位与施工单位必须要保证合同内容中档案资料交付相关条例，对档案交付的时间、责任人等进行明确规定，要求施工方必须要严格遵循合同内容。其次，由于施工材料进场报验、施工项目质量检验、隐蔽工程检测等是档案资料数据采集的重要组成部分，这就需要企业加强对关键环节的监管。以材料入场环节为例，材料入场之前需要相关部门提供质检合格证，经施工单位验收以后方可进场；材料经过取样、送检等环节，且送检之前要填写取样委托单，填制取样材料的批号、规格、用途等信息，以质量检测报告为基准，并将质检报告纳入档案管理范畴之中。最后，在工程项目完工以后，项目责任人要依据合同规定和当地规范要求，对各项档案资料进行整理、分类和归档，并在约定时间内提交给相关部门。此外，企业还要健全档案管理自渡，从档案收集、组卷、分类、整理、管理、归档、借阅、销毁等环节入手，完善管理制度与行为规范，并落实岗位责任制，提升档案管理工作的法制化和严肃性[2]。

3.2 完善档案管理保障机制

为了确保档案管理工作能够规范开展，设置专门的管理部门和责任体系尤为重要。在这一过程中，施工单位需要设置资料管理岗位，该岗位要常驻一线施工现场，依据施工进度及时收集和整理相关资料，并定期对资料进行检查和整理，在确保资料内容完整的情况下，确保资料能够全面反映施工实际情况。另一方面，企业要加强档案管理安全场所建设，并提供相应的硬件设备，避免档案管理风险。具体来说，纸质档案管理场所选择要注意避开地势位置过高或过低的地方，选择温度与湿度适宜的场所；而电子档案管理则需要企业投入充足的资金和人力，定期做好系统设备维护工作，尤其要注意系统安全防护，减少信息盗取或信息篡改等风险。此外，企业也可以建设库房管理体系，利用信息技术功能实现对各项档案数据的盘查，及时发现受损文档，并做好更替、维护及备份工作，为档案资料管理提供基础设施保障。

3.3 确保档案完整性与归档及时性

要想强化对工程档案全过程的监管，并提升归档及时性，企业可以从项目验收、工程督查、档案入库这三个环节开展管理活动。具体来说，首先，企业需要将工程项目验收阶段作为档案管理的重点环节，在每一次阶段性验收环节都要充分把握机会，对档案内容进行重复检阅，做好查缺补漏工作，为工程档案转向验收做好准备。其次，工程监督检查也是档案资料监管的重要契机，在这一环节，档案管理人员也可以及时核对数据，有针对性地补充资料内容，确保档案信息的完整性。最后，在档案归档之前，由项目负责人和档案管理人员切实履行资料审核智能，强化对资料质量的审计与监督，并严格按照《建设项目文件归档范围和保管期限表》及时做好档案归档[3]。对于归档不及时、归档程序不规范的部门和个人，依据制度追究相关责任，有效提升档案归档的及时性和准确率。

3.4 推进工程档案信息化管理

对于建设企业来说，伴随着建设项目数量与规模逐步扩增，加快档案信息化建设工作是当务之急。通过信息技术的应用能够提升档案管理的效率和质量，满足企业的发展需求。目前，智慧档案管理系统已经成为档案信息化管理中的重要组成部分，企业需要加强与外部软件公司的联系，开发与企业建设业务相匹配的智慧档案管理系统，研发数据采集、应用检索、信息查阅、文件下载以及管理统计功能为一体的功能系统，并同步研发移动端APP，便于档案查阅与实时监督；同时，智慧档案管理系统的普及与推广过程中，还需要行政主管部门和技术部门同时做好系统软件的优化升级工作，并加强系统应用安全排查，真正实现工程档案信息化与智慧化。

4 结语

在大数据时代背景下，信息资源关乎建筑领域经济稳定性，也影响着城市的规划与发展。因此，企业要加强与施工单位之间的联系，从项目建设全过程入手，确保档案数据的完整性和准确性；同时，充分发挥信息技术的作用，除了智慧档案管理系统的建设以外，企业还可以发挥信息技术在缩短空间距离方面的作用，通过搭建信息共享平台等方式实现企业总部对各项目部门的监督管理，这也是提升档案资料管理质的有效途径。