事业单位改革背景下的人事档案管理探析

西华大学党政办公室 吴 迪

作为提供社会服务为目的的社会组织，事业单位在完善社会服务体系、增进社会福利，满足社会文化、教育、科学、卫生方面发挥着重要作用。但是随着我国事业单位体制改革的不断深入，其传统的人事档案管理弊端日益显现。对我国事业单位改革后的人事档案管理相关问题进行探讨，提出改革后人事档案管理的路径选择，是新时期推进事业单位改革的必然要求。

一、事业单位改革与人事档案管理的理论关联

随着事业单位改革的不断推进，我国事业单位改革也取得了一系列成就，改革逐渐由点向面铺开。事业单位改革总体目标是逐步建立起功能明确、治理完善、运行高效、监管有力的管理体制和运行机制，形成基本服务优先、供给水平适度、布局结构合理、服务公平公正的中国特色公益服务体系。具体到行政管理方面，要做到按照政事分开、事企分开和管办分离的要求，以促进公益事业发展为目的，以科学分类为基础，以深化机制体制改革为核心。因此，如何打破传统的行政管理模式，建立起以聘用制为基础的用人制度，实行分类指导，是当前事业单位改革的重点内容之一。 而要在事业单位体制内建立聘用制度，这无疑对事业单位的人事档案管理提出了更高之要求。作为事业单位改革的重要支撑，人事档案是记录个人经历、知识背景、品德状况等综合情况的重要材料，是事业单位选拔人才的重要参考依据，它与个人工资待遇、社会保障、组织关系等密切相连，影响着事业单位人才队伍的建设，进而影响着事业单位改革深入进行。因此，在事业单位改革步伐不断加快的形势下，提高人事档案管理水平，完善人事档案管理服务体系势在必行。

二、事业单位改革后人事档案管理的现实困境

（一）人事档案管理的观念滞后

在当前事业单位人事档案管理中，观念较为落后，很多事业单位的领导认为档案管理的作用就在于方便部门内部查阅，方便单位职员参与政审、党建等工作，而没有将人事档案管理放到促进职员工作能力提高的战略高度，没有认识到人事档案在现代人力资源管理中作用。事业单位改革之后，仍然难以摆脱传统体制下遗留的管理模式，单位领导不重视人事档案管理工作，那必然难以投入更多资金到人事档案管理体制建设之中。因此，如何转变事业单位领导之陈旧观念，是摆在事业单位档案管理面前的一道难题。

（二）人事档案管理的内容单一

事业单位改革后，事业单位的行政色彩将逐渐褪去，取而代之的是市场化特征日益明显。此过程中，原有人事档案管理内容的单一性缺陷逐渐显露。一旦事业单位改制成企业，就要求人事档案管理的内容必须涉及工作人员的方方面面，如个人能力、专业素质和业务水平等。而传统的事业单位档案管理内容中，对工作人员的政治素养关注较多，而对于工作人员的基本技能，关注较少。因此，随着事业单位改革步伐的加快，其人事档案内容也开始朝着多样化、市场化方向发展，与个人工作能力、工作绩效密切相关的档案信息成为备受关注的内容，以此作为事业单位转制后考察员工综合素质的重要参考。

（三）人事档案管理体制落后

当前的事业单位人事档案管理方式大多比较落后，档案管理比较偏重其管理性，而忽视档案的服务性，在手工操作过程中，因其程序复杂，反应较慢，使得档案管理无法与人事制度改革相协调，长期发展下去会阻碍事业单位的改革进程。事业单位的改革必然使得人员的流动性增强，人事流动关系不断增多。用人单位在聘用新员工和考核干部工作上就只能更多的利用人事档案信息作参考，这不仅增加了使用档案的频率，而且在使用过程中要求其信息要及时、准确。而传统的事业单位档案中，由于利用程度低，在管理操作上基本上是手工进行，管理效率低下。特别在现代计算机技术高速发展的情况下，如果不打破事业单位传统的档案管理体制，引入现代化的计算机系统自动化管理方式，必然会使得事业单位改革后员工档案与当前企业员工档案管理的脱节，从而不利于市场统一配置人力资源。现代竞争越来越多地专注于人才竞争，对人力资源管理要求越来越高，人事档案作为人力资源配置的重要工具，必须提高其开发利用率。由此，对人事档案管理体制的创新提出了更高要求。

（四）人事档案管理人员素质有待提高

事业单位改革的一项重要内容就是精简机构，压缩人员编制。随着事业单位内部一些岗位被撤销，人事档案管理工作也将随之受到影响：一方面，档案管理人员被压缩或减少；另一方面，人事工作依然存在，且随着人员流动性的增加而显得更加繁重，任务量更多。因此，如何分配好管理职责，提高管理效率和水平，对改革后的事业单位档案管理人员来说是一项严峻的挑战。而当前的事业单位档案管理工作人员，无论管理知识还是管理技巧，都有待进一步更新。因此，这就要求档案管理人员不断提升自己的专业素质和业务能力，以应对事业单位改革后的人事档案工作之变化。

三、事业单位改革后人事档案管理的路径选择

（一）提高认识，健全人事档案管理制度

健全和完善人事档案管理制度，使档案工作人员在有章可循的制度下，做到事业单位档案管理的一致性、系统性。基于此，事业单位领导要发挥带头作用，参与到人事档案管理工作中，给予档案管理工作充分的鼓励和支持。与此同时，事业单位要转变传统的人事档案管理观念，逐步向现代人力资源管理靠近，坚持以人为本，注重科学发展。除此之外，普及人事档案管理教育，提高事业单位员工对档案的认识程度，强化员工的人事档案管理意识。最后，要完善相关的法规与行政规定体系，确保人事档案管理内容向深层次拓展，促进人事档案管理工作规范化运行，使之更好地服务于社会经济发展。

（二）完善人事档案管理体制，促进人事档案管理规范化

事业单位改革后，为建立起聘用制为基础的用人制度，完善人才聘用社会化管理，事业单位要逐渐规范双重条件下档案管理程序，满足事业单位改革之需求。因此，政府人事部门以及相关的人才服务中心，要严格执行国家政府在人事档案管理方面的规定，并适应新时期事业单位用人要求，结合档案管理工作的实际情况，进一步完善各项档案管理制度，对其实行统一集中管理，打破事业单位人事档案与人才中心档案管理相脱离的局面，促进人事档案管理规范化。同时，事业单位要加强对人事档案管理机构的定期审查和考核，人事档案管理人员要贯彻相关管理规定，依照法律准则办事，以谨慎负责的态度管理人事档案，特别是在收集归档材料，以及整理档案文件时，要严格按照程序，步步到位，防止出现他人私自涂改、伪造档案的漏洞。 除此之外，还要注重事业单位本身人事档案管理的规范化。这就要求人事档案管理人员在收集材料和归档记录时以个人生活经历，专业技能、业务绩效、工作表现、诚信品质等内容为主，强调人事档案的个性化，为用人单位提供全方位的准确档案信息。同时要转变其传统的管理方法，以科学发展观来引导管理，促进档案材料收集归档和鉴别的规范化、系统化。档案管理人员要与时俱进，时刻保持管理档案工作与人事工作的一致性，提高档案管理的效率和效益。

（三）加强信息化建设，实现人事档案管理创新

随着现代信息管理技术的不断发展，传统的手工操作档案管理模式逐渐被打破。因此，在事业单位改革过程中，必须加强人事档案管理的信息化建设，从而不断满足事业单位改革过程中对档案信息的实际需求。计算机作为现代化信息技术的代表者，在社会建设的方方面面发挥着重要作用，特别是其运算速度快、精确度高、储存信息量大以及逻辑计算力强等特性十分有利于人事档案管理效率的提高。由此，实现档案管理的现代化，必须利用当今先进的电子计算机技术，通过建立人事档案数据库系统，将档案的收集、整理、归档、鉴别、检索以及查阅等工作进行数字化管理，推进电子档案建设。除此之外，还要积极构建信息资源管理通道，在人事制度改革的新形势下，为满足当前用人单位考核人才需求，档案管理工作要以服务人才为出发点，突破传统管理思路，在实践中探索新规律，勇于创新，开拓进取，实现管理工作的科学化，使人事档案能够及时提供真实可靠的人才信息，促进社会主义人才队伍建设，确保人事档案工作向更高层次发展。

（四）注重培训与交流，提高人事档案管理者的业务素质

档案管理人员是管理人事档案的主体，其专业素质和业务水平决定着人事档案管理现代化程度。伴随着知识经济时代的到来，现代化的管理手段在各种领域中得到深入运用。事业单位改革后，岗位聘任制的推行，推动了档案事业的发展，这对人事档案管理工作来说既是挑战也是机遇。为此，培养一批高素质的档案管理人才迫在眉睫。在这种背景下，档案管理人员一方面要加强理论培训和学习，通过各种方式参与档案管理的各种培训，在学习中拓展知识层面，逐渐提高人事档案工作的业务技能。另一方面，事业单位应为档案管理工作者提供交流平台，通过与企业、人才中心档案管理者工作经验之交流，逐步提高事业单位档案管理工作者的市场化意识，了解当前整个社会人事档案管理的模式，打破过去事业单位人事档案管理封闭的局面，以提高人事档案工作者的业务水平。