如何做好造林工程资料的整理和归档

黄洁

（清远市银盏林场，广东清远 511500）

林业生产周期长，而在生态文明建设过程中林业的发展具有举足轻重的作用，造林工程资料的收集、整理、归档不仅为清远市林业重点生态工程提供真实、准确、可靠的资料还对日后林业调查规划及动植物生长生活的观测有着重要的指导作用。

1 造林工程技术资料和报账资料整理和归档的重要性

林业生产和经营都是粗放型的，不像土建工程那么严密，许多人都认为林业工程资料无足轻重，导致工程负责人不能及时对林业工程资料进行记录与整理。广东省林业厅在2018 年出台了四大重点林业生态工程技术要点，以及广东省林业调查规划院出台的《广东省2018 年林业重点生态工程检查操作细则》，对林业工程施工要求日益严格，工程资料收集、整理、归档工作作为工程建设过程中重要的环节，同样引起相关部门负责人的重视。

1.1 工程资料具有连续性

工程资料的记录伴随着工程的整个过程，是对工程建设过程的详细记载。一个造林项目有以下环节：劈青、清杂、打穴、施基肥、回表土、购苗（含苗木的检疫检验）、种植和抚育。每一个环节都必须及时检查验收，形成的文字材料和图片（或视频）作为归档材料。因此相关工作人员要详细记录每一个环节，做到材料的及时记录与整理才能掌握造林项目的发展情况。

1.2 工程资料可对施工现场进行有效监督

工程资料可以直观地了解到工程项目中任何一个施工环节中所耗费的时间、数量、人员、规格等内容，并且能够反映工程项目中存在问题，是否偷工减料、是否存在工程的数量误差等等。跟班作业的技术人员或监理单位可以监督施工的质量并及时的提出施工单位没有察觉到的漏洞。一些隐蔽工程（比如打穴、施肥和苗木）在工程结束后，就很难看出其真实状况，必须要有当时的检验或验收报告，才能掌握施工状况。工程资料能够帮助工程负责人清晰地意识到项目中存在的缺陷。

1.3 工程资料可作工程信息查询的有效依据

在后期对造林项目进行审查的过程中，高质量的工程资料能够帮助项目负责人了解每个环节及节点的情况。当出现问题的时候（数量不符、质量差异等），工程负责人能够及时准确地从工程资料中查询到导致问题出现的原因。因此及时对工程资料进行记录，不但有利于工程负责人科学有效地管理项目，同时为上级决策领导提供科学的依据，正确指导全市的营造林工作，特别对工程项目的绩效评价和工程项目的审计更具有工程资料的重要性。

1.4 造林工程资料可作学习交流的有效工具

工程资料不仅在造林项目的建设过程中提高工程负责人的工作效率，在造林工程结束后还能够为之后的造林项目在技术采用及问题解决方面提供实践经验。每个阶段性工序都必须有施工小结，竣工时必须写好竣工报告，聘请监理单位的每个阶段性工序都必须有阶段性监理报告，竣工时必须写好竣工监理报告，这些文件能够反映出施工过程中需要着重注意及可借鉴的方面，对这些材料进行学习能够帮助工程负责人提高工程管理能力，同时也是相互学习交流的有效工具。

1.5 资料规范管理工作对工程建设的重要性

①充分认识内业资料规范管理工作对工程建设的重要性。要从人员、设备和资金三方面进行全面保障；②参与内业资料建立和整理的人员要勤学苦练，工作中做到严谨、真实和准确。内业资料工作是工程建设中一项重要的基础性工作，反映各参建单位的综合管理水平和人员的业务水平，所有人员应本着精益求精的态度做好工作；③要加强实践与理论知识方面的联系，能够在实践过程中摸索和归纳经验。各参建单位要切实规范内业资料工作，做到立卷要规范、归档要及时、分类要准确，确保档案安全、规范化管理。

2 造林工程技术资料整理和归档的具体措施

2.1 及时收集和记录工程技术资料，保证真实、有效

在整理工程技术资料时要保证资料的准确性、客观性及真实性，避免出现投机取巧或为省工省料而造假的情况，更不能一味的追求较高等级的工程质量而弄虚作假。施工单位在开展工作的过程中要将批准的作业设计作为施工的依据；必须使用“三证一签”的良种壮苗；肥料必须按照设计书要求的各种元素配比适当的合格产品；打穴规格、施肥的数量和质量、苗木的苗高和地茎等情况，要在阶段性验收（监理）报告和竣工报告中真实反映出来，阶段性验收（监理）报告和竣工报告技术资料必须由施工单位项目负责人（或监理单位）签署和填写，不能随意涂改，坚决保证工程资料的准确性与可信性。

2.2 确保技术资料准确无误

技术资料的记录与整理需要专业的工作人员，保证记载内容及数据能够在准确可靠的基础上充分的体现工程的情况。首先工作人员要能够及时了解图纸、设计方面出现的改变，同时有一定的实践经验，还要在造林项目的施工环境以及工程品质方面具有良好的评估能力。必须按照《造林技术规程》（GB/T 15776—2016）详细具体地填写技术资料。

2.3 确保技术资料和报账材料的完整性

技术资料由于记载或者保存过程中出现纰漏导致其完整性降低，严重影响工作人员对工程施工过程的了解，无法准确地反映工程项目的质量水平。不完整的报账资料不能报账，即使勉强报账了，也会为将来的绩效评价和审计带来不必要的麻烦。

（1）造林工程技术资料。根据清远市造林工程建设的实际，归档的造林技术资料有以下几个方面：①资金下达文件；②立项批文及财审资料；③造林工程设计书及批复，设计有变更的还有设计变更请示和批复；④招投标文件；⑤施工记录：包括开工报告、天气记录、检查报告、整改报告和造林工程实施前后的图片（视频）等；⑥造林工程质量验收记录：包括阶段性验收（监理）报告、竣工报告及工程自查验收报告和上级核查报告。这些资料都在工程施工过程中由专人负责进行逐项收集、整理、汇总而成。

（2）造林工程报账材料。①《请款申请函》（施工单位出具并盖公章）；②《建设单位请款请示》；③《清远市财政支农专项报账制资金审批表》（实施项目名称、拨款单位、资金来源、支付金额及经办人、审核人、单位领导签字，并由单位主管部门和财政部门审核盖章）；④《财政支农专项资金报账制实地核查表》；⑤《清远市财政支农专项报账制资金支出明细表》；⑥《劳务（培训）费支出表》；⑦《物资入库单》；⑧《项目竣工验收报告》；⑨《项目实施单位资金申报承诺书》；⑩《（银行）开户许可证》（施工单位）；1○《发票》；12○《资金下达文件》；13○《施工合同》；14○《政府采购备案表》；15○《中标（成交）通知书》。

2.4 技术资料和报账材料必须规范化

技术资料与报账资料要具有真实可靠以及完整性的情况下，资料的规范性也有一定的要求。首先，资料中出现的签字部分一律使用碳素墨水笔，且不能存在漏签、代签的情况，字体要规范、字迹要整洁；工程资料全部用A4 纸装订，保证纸张无污染；其次，资料中的分类分项要清楚，材料清单、资料封面、三级目录等内容完备，资料要编排有序，逐页汇编；最后，设计变更单、施工现场签证单及技术核定单等材料要齐全。

信息技术在档案工作中的科学应用，能够充分发挥技术优势，对管理工作进行科学优化，借助信息设备和网络技术，使得相关信息能够通过网络进行高效传递，保证档案资料的时效性，同时利用信息技术对数据信息进行深入分析，形成对档案利用环节的科学优化，提高档案利用效率。

以前都是手工记账，速度慢，效率低。现在我们能够结合财务档案管理实际情况，充分利用相关信息进行高效的录入和修改，及时发现异常信息和错误操作，利用大数据的先进技术，准确提取档案资料中的重点内容，形成完善的数字化档案数据库，通过对财务工作信息的全面收集分析，形成及时的反馈，对管理决策的优化提供有效支持。

2.5 加强培训指导

加强联系项目实际，对造林工程项目建设内业资料规范管理的定义、重要性、特性、组成、收集范围、编制存在的问题和具体项目有关资料的内容等七个方面进行分析。对各参加单位进行有效的指导，强调要确保工程档案内业资料与项目同步进行。在培训中，重点围绕分部、分项、单位工程的确定、与监理单位的资料配套、从事内业资料工作人员稳定、施工技术资料填写规范及要求、造林工程竣工资料编制及归档等方面进行交流和讨论。回到项目后要把培训所学的知识运用到实际工作中，并通过传帮带的方式把培训学到的内容传递给更多参与项目内业资料技术人员和管理人员，使项目的内业资料管理水平有新的提高。

2.6 严格标准，全面提高档案收集整理水平

根据机关档案工作目标管理考评标准，要全面保持和提高档案工作质量，关键要坚持抓好档案工作的基础工作。①经常对档案工作进行全面的清理和清查，加强督促指导，将各类档案资料按规定时间归档，造清单，移交至档案管理人员；②在档案整理过程中，我园按照标准高、要求严等规定，采取集中物力、财力和人力分类整理，根据国家档案局的“八号”令，按上级部门制定的规定，要明确文件归档的范围，准确划分档案的保管期限。

3 小结

造林工程资料整理工作是工程建设中举足轻重的一项关键性工作，是一项系统工程，是涉及林业各个部门、存在于施工各个阶段的一项综合性的工作。只有提高业主、监理以及施工单位三方面的工程资料管理能力，才可以确保工程资料的真实性、完整性、规范性以及准确性，最大限度反映出工程建设中各个环节的工作情况。不断提高我国造林工程资料的整理水平，保证工程资料的质量，为我国建造高品质的林业项目提供实践性的依据与保障。