新时期高校档案利用服务工作初步研究

余群云 黄培清

摘 要：档案利用工作对于高校建设、教学工作和管理工作具有重要的作用。近年，高校档案管理工作已经有了一定的进步，但仍然存在发展上的问题。本文首先讲述了高校档案管理工作的重要性，然后分析了当前档案管理工作存在的问题，最后给出了几点促进档案利用服务工作的措施。

关键词：高校;档案管理;服务工作

随着人们需求的增长，纸质档案逐渐被电子档案代替，档案利用服务工作效率提升，质量提高，高校的档案利用工作水平取得了一定的发展进步。高校档案不仅记载着学校的相关历史，学校师生的教育教学活动，还有学校的基本职能活动的展现，从文字、图表、声像等不同形式展现本校的文化内涵。在新形势下提高高校档案管理利用服务工作水平，已经是当前研究的新课题。

一、促进高校档案管理工作的重要意义

（一）是学校的教学总结

学校的档案是学校建校开始就存在的，融合了学校从古至今的教学内容、研究成果，是学校成长所经历的见证。学校档案的内容总结对于高校今后的发展具有很好的借鉴作用，为学校新的建设发展提供方向。

（二）是高校的历史载体

教育发展到今天，大部分高校都具有了至少十几年的历史，档案从师资力量、校园文化、教学管理、科研成果、招生就业多方面汇集了真实资料，对学校的发展历程进行了严格的记录，是学校发展重要的信息渠道，对高校的教育改革具有重要的参考价值。

（三）是管理决策的依据

高校的档案记载了建校以来的教育观念和变革，思想理论和实践经验，因此，学校管理工作者在进行科学决策时可以从中参考本校的历史沿革依据，根据档案结合实际情况进行合理的决策，促进本校档案管理工作进一步发展。

（四）是处理重大事件的凭证

学校处理问题需要依靠稳定的规章制度，学校档案作为载体可以为管理工作者处理事件提供决策依据。学校的档案材料是最原始、最真实的记录，可以帮助在校学生和教师等快速查阅资料得到可参考的依据，为问题处理提供参考。

（五）是学生参加工作的入门砖

学校档案还包括在校学生的专业成绩、参与活动、奖励奖金等信息，涵盖了学生在校期间学习、生活的基本内容，是毕业生进入社会的“敲门砖”，是企业招聘对毕业生的重要依据。档案管理的优劣，直接影响学生的就业前景，因此促进高校档案利用管理工作势在必行。

二、高校档案管理服务工作存在的问题

（一）档案利用工作重视程度不够

当前很多企业对学生的档案重视程度并不高，导致高校对学生的档案管理的重视程度不够，在具体的管理工作中，只是简单的收集信息进行归档，没有严格的管理体系，导致档案信息不能很好的利用，影响学校档案管理工作开展。档案管理意识淡薄，档案管理效率低，严重影响毕业生的档案利用效率。

（二）档案信息利用率不高

当前毕业生的档案多还是纸质版，对于档案的管理只是简单的编号录入，手工操作效率低、速度慢，难以适应信息化时代对人才和信息的要求，档案的利用效率极低。即使很多高校档案管理部门已经实现了微机管理，但档案的数据处理、功能实现都存在较大的问题，不能满足用户的多样化需求。

（三）档案宣传和开放力度不够

档案管理部门没有认识到档案开放的重要性，必要的档案需要进行信息共享才能更好的促进信息资源的市场化，促进档案管理工作提升和毕业生就业。更多档案管理部门仍沿用保密保险的陈旧利用观念，档案管理工作处于保守状态，限制了高校档案管理利用工作的顺利实施。

（四）档案管理数字化水平低

计算机信息技术快速发展，在高校发展建设的过程中对档案管理已经逐渐引入了新型的档案管理设备和软件，有效的促进了高校管理工作的进步。但由于经济发展水平和思想观念等影响，部分档案管理工作人员并没有认识到管理工作数字化的趋势，没有及时进行档案信息化整理归档，使得很多档案信息出现缺失，档案资料失去一定的价值，影响档案效益的发挥和档案管理工作进步。

三、提升高校档案管理利用服务工作建议

（一）加强组织领导，建立健全档案管理规章制度

高校档案管理是一项综合性工作，要不断完善制度条例为各种工作提供制度保障。建立有序的高校档案管理制度，不断发现当前的档案管理工作中存在的问题，及时进行修正，确保档案管理利用工作机制有所成效。规范档案管理工作，及时更新档案数据，为企业和毕业学生提供坚实的数据保障。

（二）加快档案管理信息化步伐

在信息技术进步的社会环境下，档案管理工作的信息化步伐不断迈进，突破传统的纸质档案以文字和录像为主的实质性档案模式，以计算机网络为基础，将档案信息进行数字化开发，并且随着云存储的进一步发展，电子信息管理逐渐规范化，促进了高校档案管理的进一步发展。因此引进信息化设备，使用新型档案管理软件，做好数据安全管理和备份工作，加快档案信息化步伐是重中之重。

（三）加强档案管理工作人员素质建设

要克服当前高校档案管理利用工作存在的缺陷，就必须创新档案管理的思想观念，使之适应现代化人力资源的发展需要。不断提高档案管理工作人员对档案管理的重视性和综合素质，可以积极应对档案管理的挑战。从档案管理工作人员的专业素质和道德素质两方面出发，充分发挥工作人员的服务水平，创造性的开展档案利用工作，促进高校档案管理水平的提高。

（四）强化档案宣传工作

加强舆论宣传，通过电视、网络、讲座等多种形式向人才市场和毕业生及用人单位宣传人事档案的重要性，增强各界对档案管理的认识。通过举办展览、会议等形式，向教职员工宣传档案管理的有关知识，增强档案意识。开办专业知识讲座，实践操作展示等提高档案管理工作人员专业素质，强化综合技能，促进服务工作提升。

四、结语

档案利用工作是利用者和档案所有者之间的一个媒介，通過档案利用，实现所有者向社会的融入。新时期档案管理服务工作面临着新的机遇和挑战，高校的档案管理服务工作同样需要随之进行改革进步。综上所述，本文首先讲述了高校档案管理工作的重要性，然后分析了当前档案管理工作存在的问题，最后给出了几点促进档案利用服务工作的措施，为高校档案管理工作者加强服务工作，促进档案利用提供理论支持。

参考文献：

[1]倪冬波.加强新时期高校档案的利用服务工作[J].煤炭技术，2010，29（02）：240-242.

[2]杨雪梅.新时期高校档案利用服务工作[J].科技经济导刊，2018，26（05）：207.