浅析信息时代下档案管理工作的创新

李艳华

摘要：实现高中学校档案管理的信息化，是当下高中档案管理的重要改革举措。当下高中档案管理工作比较滞后，还没有完全实现信息化和数字化管理，普遍存在管理水平不高及档案基础建设进程缓慢问，不利于挖掘档案信息资源。本文针对高中档案管理工作现状，探究如何在信息时代下促进档案管理工作的创新，建立新的档案管理模式，将信息技术和数字技术应用到档案管理，以优化高中学校档案管理效率。

关键词：信息时代;档案管理;创新

信息时代下档案管理主要是实现档案资源的采集整理及保存，并且提供相应的档案信息服务。然而，现如今高中学校档案管理存在管理效率低下及基础建设不足等问题，不利于档案信息的多元化采集和分析，档案信息资源利用率也比较低。所以，档案管理人员，不仅要在信息时代下加快高中信息档案管理的数字化和现代化建设，改变以往传统管理模式，将数字信息技术及现代管理理念引入到档案管理中，而且要充分利用现代信息技术的优势，实现档案管理的网络化和数字化，提升档案管理的效率及准确性。

1信息时代下高中档案管理工作现状

高中档案信息管理所存在的问题主要是有两点，一是缺乏信息技术支持，二是档案利用效率低。高中档案管理工作滞后性明显，是因为现如今高中档案管理没有意识到现代信息技术优势，在档案管理中没有应用现代信息技术，依旧沿用传统的管理方式，导致实体档案数量过于庞大，缺乏档案数字化数据，不仅造成珍贵的档案信息流失，而且占用了大量的储存面积，档案管理的投入成本与效率不成正比。且高中档案管理工作的滞后性，体现在管理效率中，由于管理方式及管理技术都没有更新，不仅无法为高中教育发展提供信息服务，还导致管理效率低下，没有很好的利用现有的档案信息资源，造成了信息资源的流失。更为显著的是，高中档案致信息流通效率低下，特别是纸质化档案管理很容易丢失及损毁[1]。

档案信息化服务理念缺失。高中档案管理目前局限于收集好信息，缺乏对信息利用及信息服务的认识，没有将档案管理与高中教育管理联系在一起，以致于信息服务意识薄弱。多数领导及上级部门对高中档案管理工作缺乏认识，认为档案管理就是将信息整理成档案并保存起来，档案信息化建设就是单纯的将档案纸质信息，转变为数字信息，没有意识到档案信息服务的价值。且现如今高中学校多数都缺乏完善的信息化基础设备，导致很多有价值的电子文件，丢失后无法找回。

网络技术及数字技术的利用效率较低。高中档案管理中，没有专门的档案管理系统软件进行档案管理操作。特别是数字化工作的滞后导致高中缺乏完善的档案数据库，查找档案信息的手段也比较落后，根本没有办法满足高中教育现代化管理的要求[2]。

2信息时代下档案管理工作创新的有效路径

信息时代下的档案管理不同于传统，要求档案管理工作联系时代发展，现代信息技术应用到档案管理过程中，专门针对高中学校校教育发展对档案信息资源的要求，实现档案管理的统一规划及標准化建设，在进行档案信息资源采集整理及保存的同时，更要为高中教育提供档案信息服务，实现档案信息的数字化共享，确保能够快速的查找档案信息资源，便于教师了解档案信息内容。因此，为提升档案管理的工作效率，创新档案管理模式，信息时代下高中学校档案管理人员，应该加强对档案管理信息化的认识，进一步将信息技术和管理理念用到档案实际管理中，实现高中档案管理的数字化及网络化发展。

第一，要实现档案管理体制的创新，建立档案信息共享平台。体制革新的重点，在于完善高中档案管理制度，实现对档案的统一管理，建立档案信息化管理制度，让档案管理能与信息技术结合起来，以提升管理力度及档案使用的便利性。高中档案管理制度要保证各部门能统一将档案信息录入到管理系统或是传达到档案室中进行统一管理，实现技术操作的规范化。档案信息资源共享平台的建设，一是完善高中档案基础设施建设，完善档案信息化管理的软硬件配置，做好档案信息资源共享的设备配置工作。二是要明确档案管理的内容及范围，统一档案管理工作流程，形成统一的档案管理标准，建立规范的档案系统工程，保证档案信息资共享渠道的通畅。三则是要利用互联网+思维，专门建立高中档案数据资源库，并将检索页面设置在内部信息系统中，通过微信、账号或是QQ登录进行验证，为教师开放档案检索权限，便于教师获取档案信息，享受档案信息服务[3]。

第二，及时引进大数据技术，打造优良的档案管理队伍。将大数据技术应用到高中档案管理工作中，旨在展现现代信息技术的优势，通过大数据技术深入挖掘档案信息价值，解决繁杂信息无法处理等问题，将其作为档案信息价值的挖掘工具，有利于提升档案信息利用效率。大数据技术在检索系统中的应用，不仅能将档案数据信息库与检索系统联系起来，实现档案数据库的网络开发及分布式呈现，还能进一步提升检索效果，达到信息检索操作便捷快速化的建设目标。引入现代信息技术后，就应该提升档案管理人员的信息素养，确保管理人员能与档案管理技术及理念一样，与时俱进。高中档案管理人员也要顺应时代发展潮流，意识到现代信息技术的应用优势，并提升自身的软硬件使用能力，增强自身的互联网思维，进一步实现档案管理环节的创新，为档案管理信息化发展奠定基础。建立专业化的档案管理队伍，高中应该定期派遣管理人员进修，组织管理人员学习计算今草组及档案管理软件操作，增强其信息素养。这样不仅能节省软件运维成本，还能提升管理效率，实现档案管理工作质的飞跃[4]。

结语

综上所述，当下高中学校档案管理工作效率低下，档案管理人员还需要改进现有的档案管理模式，加快档案管理信息化建设，将新的技术及管理理念引入到档案管理中，以满足学校现代化教育管理的要求。

参考文献：

[1]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界（理论版），2012 （10）：78-79.

[2]徐雯.浅析信息时代下档案管理工作的创新措施[J].江西电力，2019，43 （05）：43-44.

[3]张玲.分析信息时代下档案管理工作的创新发展[J].赤子（上中旬），2015 （01）：150.

[4]陆芳.基于数字技术发展背景探究高中学校档案工作信息化管理模式[J].办公室业务，2013 （19）：168-169.