办公室文件传阅工作的过程管理分析

闫婧芳

摘要：现阶段，在相关工作人员的共同努力下，已经形成了从过程策划到过程实施与过程检查，再到过程改进的文件传阅的良性循环管理模式，我们将这种模式称为过程管理。为了让过程管理的优势作用在办公室文件传阅工作中得到更好的发挥，让办公室文件传阅工作更加高效，本文以《办公室文件传阅工作的过程管理分析》为题，在简要阐述办公室文件传阅原则的基础上，进行了办公室文件传阅工作过程管理办法的探究。

关键词：办公室;文件传阅;过程管理

在实际工作中，办公室文件传阅工作需要遵循一定的传阅原则和标准流程。但在新形势下，流程与标准并不是一成不变的，办公室文件传阅工作也要与时俱进，跟上改革潮流，在不断地分析探索中，找到办公室文件传阅工作的更好办法，以进一步提高办公室文件传阅工作效率与质量，进一步增强办公室工作中所传阅文件的安全系数[1]。与此同时，文件传阅工作人员也要牢记办公室文件传阅的基本原则，坚持按原则传阅。

1.办公室文件传阅工作的基本原则

为了防止文件内容的泄露、避免文件的丢失与积压，同时保证文件传阅的效率，办公室文件传阅工作中工作人员需要遵守以下基本原则。

第一，登记手续原则。妥善保管文件是办公室文件传阅工作人员的职责所在，通过对文件传阅的信息进行登记，可以让工作人员更好的实现对文件具体行踪的掌控，防止不必要的文件丢失等状况。

第二，传阅顺序原则。办公室文件传阅通常需要按照一定的顺序进行，比如工作级别的由上到下（必要情况可以按照工作级别顺延，以防止文件积压），层层传阅等。

第三，文件保密原则。文件中承载着重要的信息资料，对于各类文件，尤其是技术研究类文件，必须要严格按照相关规定进行传阅，以防止重要文件信息发生泄露，甚至重要文件的遗失。

2.办公室文件传阅工作的过程管理分析

2.1过程管理的主要内容

过程管理就是运用一定的实践方法和工具来策划、控制、改进过程效果，主要包括过程策划、过程实施、过程检查和过程改进四个部分，且四个部分是依次递进，渐进循环的。

2.2办公室文件传阅的过程管理办法

（1）过程策划办法

过程策划，即通过事先的计划来解决办公室文件传阅工作中应该做什么以及如何做的问题。比如，对于文件传阅工作中的登记手续这一步骤，可以做如下策划。首先，在对办公室文件传阅工作进行合理分工和责任划分的前提下，办公室文件传阅工作人员要在接受到文件后，第一时间请求领导批示（需要做好领导不在情况的策划），批示通过后，要对文件名称、何人收发、收发的具体日期地点、批示人员的姓名、部门、职位，以及批示的时间地点进行准确的记录。其次，作为办公室文件传阅工作的管理人员，要对每一份传阅的文件进行认真地研读与分析，将文件当中的重点内容摘录出来，提高文件的传阅效率，便于企业内部各级工作人员，在日常工作中，更好地落实文件当中的精神。将需要传达的文件内容和其他指令进行及时的传递，并根据文件的机密级别和类型进行分类存档与管理[2]。最后，以办公室文件传工作人员为中心，对每一份文件的传阅过程，如文件经手人员（可以省略一些不必要的环节）信息及文件存档的情况进行详细的记录，以确保文件的可追踪，即出现问题时可以高效的找到具体责任人。

（2）过程实施办法

过程实施，即按照策划内容执行办公室文件传阅工作。一切的过程策划都是为了工作的更好实施，若不能夠按照策划内容去执行办公室文件传阅工作任务，那么策划将失去意义。因此，在办公室文件传阅工作的过程管理中，需要安排工作人员进行过程实施的指引和督促[3]。一方面，要将过程策划的内容形成书面制度，将其公示，供单位员工参考借鉴，帮助范围内所有有文件传阅职能和权限的工作人员养成规范传阅文件的良好习惯;将文件传阅过程策划书面制度下发到每一位办公室工作人员手中，以辅助其日常的文件传阅工作，使其在文件传阅工作中遇到问题时能够有解决问题的参照依据。另一方面，办公室文件传阅工作的管理人员要以身作则，带头实施和执行过程策划的内容，发挥其榜样作用，鼓励和督促办公室文件传阅工作中的基层工作人员，为过程策划内容的更好落实营造氛围，提供助力。

（3）过程检查办法

反省是一面镜子，它能将我们的错误清清楚楚地照出来，使我们有改正的机会。过程检查，即对以往文件传阅工作的执行情况进行检查，对文件传阅工作的策划实施效果进行评价与反省。比如，在一个阶段工作结束后，办公室文件传阅工作相关人员要以过程策划内容为基准，对这一阶段内是否按照策划落实了文件传阅工作进行比较，对这一阶段的工作达成效果进行严格的评价，并说明没有按照过程策划内容执行工作任务的原因。作为管理者更需要不断地分析、综合，不断地行动、反思，通过具体问题具体分析方法，来发现日常文件传阅工作中的优势，以及需要改进的方向。

（4）过程改进办法

过程改进，即围绕过程策划的最初目标、结合过程实施的实际情况、根据过程检查的最终结果，进行办公室文件传阅工作过程的优化与改进。在过程改进中，要坚持“有则改之，无则加勉”的精神[4]，听取办公室文件传阅工作人员的意见和建议，对过程策划的不适应之处进行细节调整，对策划内容执行中遇到的问题进行逐一突破，对策划检查的实际结果和预期效果进行分析，以帮助工作人员找出文件传阅工作过程管理的更佳办法。

3.结论

过程管理是提高办公室文件传阅工作效率、优化办公室文件传阅工作流程、提升办公室文件传阅工作体验的一种方法，也是办公室文件传阅工作实现精益求精的一个途径。文件是各类信息资料的重要载体，根据工作需求对文件进行传阅是办公室工作中的一项常规内容。办公室文件传阅工作中的过程管理，可以为单位日常文件传阅工作提供了可靠的参照标准，为文件传阅工作有条不紊的进行提供更科学合理的管理支持。

参考文献：

[1]武鹏飞.办公室文件传阅工作的过程管理研究[J].办公室业务，2019 （2）：10.

[2]廖天启.做好文件传阅工作的诀窍[J].秘书工作，2018 （4）：52.

[3]刘延永.浅谈无纸化办公和电子档案管理[J].黑龙江档案，2018 （1）：83.

[4]周华.浅谈提高企事业单位公文处理水平的有效策略[J].办公室业务，2018 （10）：6，8.