基于4M1W的档案管理定义公式研究

萧落英 郗滢 李湘雯 梁春华

摘  要：为了更好地理解档案管理定义，从档案工作的4M1W方法入手，借鉴安达信咨询公司提出的知识管理公式KM= （P+K）S，通过对比分析知识管理和档案管理中各要素的相同点和不同点，推衍出档案管理定义公式AM=（P+T+A）M，以期为档案管理人员开展档案管理工作提供借鉴和参考。

关键词：档案管理;4M1W;知识管理公式;档案管理定义公式

Abstract： In order to better understand the definition of Archives management，this paper starts with the 4M1W method of Archives work and draws lessons from the knowledge management formula proposed by Andersen Consulting Company，KM=（P+K）S. By comparing and analyzing the similarities and differences of various elements in knowledge management and Archives management，this paper derives the definition formula AM=（P+T+A）M of Archives management，with a view to provide reference for Archives managers to promote Archives management.

Keywords： Archives Management; Knowledge Management; Knowledge Management Formula; Definition Formula of Archives Management

1 引言

档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。企业档案管理工作是融合档案专业、企业管理相关专业等多专业知识和技能的综合性科研工作，在企业发展中发挥着特别显著的“保障科研发展和支撑管理决策”的重要作用。档案管理的定义是档案管理工作的基石，厘清档案管理的定义有助于从根本上提高档案管理工作的质量，更好地发挥档案管理工作在科研生产工作中的作用。

中国航发沈阳发动机研究所从档案管理的本源出发，采用人（Man）、机（Machine）、料（Material）、法（Method）和流程（Workflow）的4M1W方法[1]，借鉴安达信公司提出的被广为认可的知识管理公式KM=（P+K）S，分别对比分析档案管理工作的4M1W与知识管理公式中P（People）、T（Technology）、K（Knowledge）、S（Sharing）各要素之间的异同，梳理出档案管理工作的要素和流程，进而推衍出档案管理的定义公式，以期提升档案工作的效果和作用。

2  M与P的对比分析

M（Man）与知识管理公式中P（People）同指人[2][3]，人是知识管理和档案管理的主体，也是客体，即人在两项工作中承担着相同的角色，但从事知识管理和档案管理工作的具体人员又略有差别。

2.1 對比分析。知识管理和档案管理中“人”要素的解读既有联系也有区别。知识管理工作的主体是知识生产者、知识共享者以及知识传播者，而档案管理工作的主体是档案生产者（即档案形成者）、专职档案员、兼职档案员，知识管理与档案工作的客体同为使用者。

在知识管理工作中，人的因素决定知识能否被深度挖掘、充分共享、快速传播、有效利用。在档案管理工作中，档案形成者的档案意识、专职档案员的能力素质、兼职档案员的配合程度，以及档案使用者与档案管理工作者之间的沟通情况，都直接影响着档案管理工作的质量。

人是知识管理与档案管理的基础，发挥着关键的作用，即人在两项工作中的角色及作用相似。知识管理与档案管理的人又略有不同，知识管理的主体之间并无明显的界限，一个人可以既是知识的生产者，同时是知识的共享者、传播者。而在档案管理工作中，档案的生成者和管理者为分工不同的两类人员，档案生成者负责收集、整理和初步立卷的工作，专/兼职档案员对档案进行管理并提供利用。

2.2 ∏型档案管理人员能力素质模型。基于美国著名心理学家麦克利兰于1973年提出的冰山模型[4][5]，得出了档案管理人员的素质要求。[6][7]

以此为基础，通过中国航发沈阳发动机研究所的调研及实践，构建了∏型档案管理人员能力素质模型，该模型将档案人员的能力素质分基准性素质和鉴别性素质，基准性素质包括知识与技能，鉴别性素质包括角色定位、价值观、自我认知、品质、动机，最终从专业知识、操作技能[8]、基础能力、职业素质四个维度分别提出档案管理人员应该具备的能力素质，从而有针对性地对档案管理人员进行培养。

3  M与T的对比分析

M（Method，法）是档案管理的技术与方法，M（Machine，机器）是档案管理的平台，而知识管理工作所需技术和方法以及使用的平台构成知识管理的T（Technology，技术）的支持环境。

档案管理中的M与知识管理中的T所包含的要素相似，技术、方法和平台是知识管理和档案管理工作的保障，优化技术、方法和平台可以提高知识管理和档案管理工作的效率。

但由于知识管理与档案管理工作的差异性，要素包含的具体内容不同，知识管理的技术与方法集中在知识的挖掘、共享与传递方面，而档案管理的技术与方法[9][10]是从档案管理的各环节入手，分别针对各环节工作性质提出不同的方法，方法的种类相对较多。

4  M与K的对比分析

档案管理的M（Material，料）与知识管理的K（Knowledge，知识）都是指管理的对象，显然，档案管理和知识管理的管理对象分别为Archives（A）和Knowledge（K）。

知识管理中的K和档案管理中的A要素分析。知识管理对象中的数据、信息、知识与档案管理中的数据、记录、文件都属于显性知识的范畴，这些元素的性质相同，不同的是知识管理还包括对人脑中智慧的管理[11][12]。

人脑中的智慧应属于隐性知识的范畴，因此，知识管理既管理显性知识又管理隐性知识[13]，而数据、文件和记录是知识资源的载体，是显性知识的典型代表[14]，档案管理相对来说是对显性知识部分进行管理。因此，通过对比分析，档案管理与知识管理的管理对象大致相同，但知识管理的研究对象多了隐性知识。

5  W与S的对比分析

W（Workflow）是档案工作的流程，主要体现在档案的管理，即M（Management，管理）、S（Sharing，分享）是知识的分享，即知识管理的流程。档案的管理的流程包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案利用和档案销毁7个步骤。知识管理的流程主要包括知识识别、知识创造、知识获取、知识搜集、知识适应、知识组织、知识应用、知识共享和知识转化。

从知识管理流程与档案管理流程步骤的对比来看，流程中步骤具有相似性。通过对步骤内涵的进一步挖掘发现，知识管理的步骤在档案管理流程中都有体现。不同之处是用户对于档案的利用可能是间接的，但是对知识的获取却是直接的，将蕴含在档案中的知识以共享的形式向用户开放[15]。知识管理与档案管理流程具有极高的相似度，知识管理中的知识应用和知识共享同时对应档案管理中的档案利用。

6 结论

采用4M1W方法，将档案管理的4M1W要素分别与知识管理定义公式的各要素进行对比分析，可以看出，档案管理与知识管理具有显著的相似性和可类推性。借鉴认可度极高的安达信咨询公司的知识管理公式，类比推衍出档案管理定义公式是AM=（P+T+A）M。

AM（Archives Management，档案管理）是以人为中心、以方法和平台为基础，以流程为保障，以管理与服务为最终目标的管理性工作。通过档案管理定义公式，可以看出影响档案管理水平的因素分别是人、方法和平台、管理流程，因此，加强档案管理人员的能力素质，优化档案管理的方法与平台，规范档案管理的流程是提高档案管理工作质量和水平的根本途径。

参考文献：

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[15]任越，曹玉，乔尔.知识管理中档案价值的重新发现[J].档案学通讯，2012（03）：38-41.

（作者单位：中国航发沈阳发动机研究所   来稿日期：2019-10-16）